Droga do e-Faktury – odcinek 1: Zapoznanie się z kluczowymi regulacjami prawnymi i schemą XSD

Plik XSD jako mapa

Postępująca w ostatnich latach automatyzacja w podatkach zmusiła osoby zajmujące funkcje finansowo-księgowe w firmach do zapoznania się z wieloma nowymi pojęciami. W kontekście tematu e-Faktur warto jest w szczególności przypomnieć sobie czym jest plik XML i czym różni się od schemy XSD.

Plik w formacie XSD (XML Schema Description) jest to w dużym uproszczeniu plik, który zawiera opis struktury (schematu) docelowo raportowanego pliku XML. Plik XSD określa zakres danych, zależności między nimi, ilość znaków oraz ich rodzaj jak również wzory dla poszczególnych pól (np. dla pól data RRRR-MM-DD), zgodnie z którymi należy wprowadzać wartości w znaczniki (pola). Innymi słowy plik XSD stanowi mapę w oparciu o którą należy się kierować by dotrzeć do celu o nazwie XML – w naszym przypadku będzie to wygenerowanie poprawnego pod kątem technicznym pliku zawierającego e-Fakturę.

 „Mapa” publikowana przez Ministerstwo Finansów zawiera legendę, która wyjaśnia m.in. jak interpretować przypisane do poszczególnych pól typy danych. Co więcej, plik XSD pozwoli nam na sprawdzenie, czy od początku naszej podróży, czyli rozpoczęcia prac nad e-Fakturą do punktu końcowego jakim jest kompletny plik XML nie przeoczyliśmy któregoś z obowiązkowych punktów naszej „trasy”.

Co istotne, zejście z wytyczonej na mapie drogi czy wybranie drogi „na skróty” może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami (brakiem poprawności technicznej i akceptacji przygotowanego pliku przez KSeF, a tym samym niewystawieniem faktury, lub błędami merytorycznymi i potencjalną odpowiedzialnością karno-skarbową). Jedynie poprawne wypełnienie wszystkich obowiązkowych pól pozwoli nam na pozytywne dotarcie do mety. Miejsce na podium zależy jeszcze jednak od poprawności logicznej oraz merytorycznej wprowadzonych do XML danych.

Jak pokazuje praktyka nierzadko na odnalezienie pominiętych punktów, które mapa wskazywała jako obowiązkowe, należy przeznaczyć znaczne zasoby czasowe. Dlatego też bardzo istotne jest, by osoby odpowiedzialne za generowanie plików JPK oraz wprowadzanie danych do systemów finansowo-księgowych jak najlepiej nauczyły się czytać mapę, którą jest plik XSD, w szczególności zaś dobrze zrozumiały legendę.

Legenda, czyli jak czytać XSD

Dobra znajomość legendy jest konieczna aby płynnie poruszać się pomiędzy poszczególnymi wartościami i typami danych, a w niektórych sytuacjach może okazać się wręcz niezbędna np. w przypadku gdy wygenerowany przez nas plik XML zostanie odrzucony przez serwer Ministerstwa Finansów. 

Dla tych z Państwa, którzy chcieliby w bardziej szczegółowy sposób zapoznać się z zakresem i formatem danych, które należy zaraportować w fakturach ustrukturyzowanych, polecamy wsparcie naszych specjalistów w dwóch uzupełniających się opcjach: