Compliance management system (CMS) / System compliance

Bezrefleksyjna rutyna…

Kluczową rolę będzie pełniło zatem „indywidualne doświadczenie” pracownika, na które składają się czynniki kulturowe, świadomie przyjęte dogmaty, ale także wyznawane wartości. Istotne są także praktyczne sytuacje biznesowe, w których pracownik się znalazł, decyzje, które podjął oraz konsekwencje, jakie przyniosły jego dotychczasowe wybory. To, co dla jednych będzie niewinną przysługą przez innych może zostać odebrane jako działanie noszące znamiona korupcji. Nawet zbyt bliska relacja biznesowa może być postrzegana jako faworyzowanie jednego z kontrahentów. Podobne przykłady można mnożyć. Dlatego zatrudniając nowego pracownika, pracodawca musi być świadom, że ma przed sobą człowieka posiadającego pewien zestaw poglądów, który kieruje się osobistymi motywacjami. Jednocześnie należy liczyć się z tym, że każdy zatrudniony, który jest dłużej związany z daną organizacją nabiera pewnych nawyków, a czasem także bezrefleksyjnej rutyny, co może odnieść skutek porównywalny do efektu „jazdy na pamięć” bez zwracania uwagi na znaki drogowe.

… i problemy w komunikacji

W spółkach międzynarodowych kolejną płaszczyzną (nie)porozumienia może być język ojczysty zatrudnionych pracowników. Obce sformułowania czy kalki językowe mogą wymagać nie tylko precyzyjnego wytłumaczenia, ale też odpowiedniej interpretacji. Aby uniwersalne procedury oddawały sens przyjętych wartości i zasad muszą być poszerzone o kontekst lokalny, tj. zostać zinterpretowane w świetle lokalnego prawa lub obowiązujących zwyczajów.

Bez sztywnych wytycznych

Przekładając to na język compliance, wewnętrzne wytyczne (polityki, procedury, instrukcje) tworzone są po to, by wyznaczyć kierunek i uspójnić oczekiwania pracowników, udokumentować przyjęte w spółce normy oraz wywołać efekt w postaci właściwego działania lub jego zaniechania.

Nie da się niestety stworzyć procedur tak pojemnych, by zawierały kompletną paletę możliwych scenariuszy. Byłyby one zbyt obszerne i zniechęcałyby pracowników nawet do zapoznania się z nimi. Z kolei tworzenie procedur zbyt jednoznacznych, wykorzystujących utarte schematy prowadziłoby do budowania dokumentów o niskiej jakości i wątpliwej wartości.

Wspierający przewodnik, czyli system compliance

Tworzenie skutecznego CMS (Compliance management system) to zatem ciągłe balansowanie pomiędzy bieżącą aktualizacją i doprecyzowaniem procedur (drzewka decyzyjne, systemy punktowe, katalogi działań dozwolonych i zabronionych), a pozostawianiem pracownikom możliwości  zadawania pytań i pola do ich własnej interpretacji. Traktowanie procedur w duchu „dzieła otwartego"[1], czyli dokumentu wymagającego refleksji i zaangażowania odbiorcy może być kuszącą alternatywą. W taki model musi też być jednak wpisana odpowiedzialność pracowników za podejmowane decyzje, które nawet jeśli odbiegają od standardowych, to nadal powinny być spójne z wartościami przyjętymi przez organizację. Z uwagi na różnorodność możliwych do przyjęcia interpretacji, takie podejście ma szansę na osiągnięcie sukcesu wyłącznie wtedy, gdy system compliance wcieli się w rolę wspierającego przewodnika objaśniającego zawiłe kwestie, przekładającego teorię na praktykę, potrafiącego zinterpretować konkretną sytuację z perspektywy obowiązujących norm, a czasem podpowiadającego, którą drogę należy wybrać. W tym kontekście rola, jaką pełni prowadzenie wielowymiarowego dialogu jest nie do przecenienia. Powinien on angażować wszystkie szczeble organizacji. Od zarządu jako podmiotu wyznaczającego kierunek, przez kierownictwo nawigujące wśród codziennych wyznawań, aż po pracowników operacyjnych, którzy przyjęte założenia teoretyczne przekładają na codzienne praktyczne zadania operacyjne.