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Transformation der Betriebsprüfung: fünf zentrale Bausteine einer digitalen DNA

04 Minuten Lesezeit 13 Apr. 2022

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Digitalisierung

Damit die Digitalisierung der Betriebsprüfung funktionieren kann, bedarf es eines Kulturwandels und der Kooperation aller beteiligten Parteien.

Überblick

Voraussetzung für eine grundlegende Transformation und Digitalisierung der Betriebsprüfung ist ein echter Kulturwandel bei Unternehmen und Behörden.
Die DNA einer digitalen Betriebsprüfung besteht aus Plattformlösungen, Kollaboration, Daten und unternehmensbezogenen Gegebenheiten, die gemeinsam einen Netzwerkeffekt erzielen.
Bewährte Modelle im Ausland, beispielsweise in Indien oder Brasilien, zeigen, wie es gehen kann.

Die Digitalisierung schreitet voran, auch bei der Betriebsprüfung. Die neue Bundesregierung hat es sich zum Ziel gesetzt, die Steuerbürokratie zu verringern. Dazu zählen die Verbesserung der Schnittstellen, Standardisierung und sinnvoller Einsatz neuer Technologien sowie die Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit auf Bundesebene zur Sicherung der Anschlussfähigkeit der Steuerverwaltung an den digitalen Wandel und für eine spürbare Verringerung der Steuerbürokratie – so steht es im Koalitionsvertrag.

Doch um die Betriebsprüfung effizient und umfassend zu transformieren, bedarf es eines Wandels auf mehreren Seiten. Neben Anpassungen seitens des Gesetzgebers sollten auch die technologische Infrastruktur und unternehmensbezogene Aspekte in die Betrachtung mit einbezogen werden.

Fünf zentrale Bausteine einer digitalen DNA

Nun stellt sich die Frage wie dieser Wandel hin zur digitalen Betriebsprüfung vollzogen werden kann. Eine Idee basiert auf einem Fünf-Stränge-Modell, das die DNA einer digitalen Betriebsprüfung darstellt. Die Vision besteht aus der Verkettung der einzelnen Bausteine: einer One-Stop-Plattformlösung, strategischer Partnerschaften, einer soliden Technologieinfrastruktur, der Fokussierung auf die Analyse des zu prüfenden Unternehmens und der Nutzung multipler Quellen. Aus dieser Verkettung entsteht ein Netzwerkeffekt, der sowohl der Betriebsprüfung als auch dem Unternehmen dienen kann. Bei erfolgreicher Umsetzung steigt die Effizienz auf beiden Seiten. Damit ist klar: Die fünf genannten Aspekte sind von zentraler Bedeutung, damit die Digitalisierung der Betriebsprüfung gelingen kann.

Global Compliance and Reporting

Die Anforderungen der Finanzbehörden an die lokale und die globale Regelkonformität der steuerlichen Erklärungspflichten (Global Compliance and Reporting: GCR) haben sich aufgrund der zunehmenden Digitalisierung in der Steuerwelt und einer immer weiter vernetzten Wirtschaft stark verändert. Die sich daraus ergebenden Herausforderungen für Unternehmen und Steuerbehörden sind enorm und mannigfaltig.
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Was bedeutet eine Plattformlösung?

Heutzutage spricht man von modernen Kollaborationsplattformen im Bereich der Betriebsprüfung, wenn diese geeignet sind, sowohl die Betriebsprüfungsanfragen und antworten als auch die vorläufigen Ergebnisse der Betriebsprüfung in einer Cloud zu erfassen. Gleichzeitig sollen die Bereiche der Plattform für Betriebsprüfer und Unternehmen zugänglich sein. Derzeit ist allerdings keine deutschlandweit einheitliche Lösung in Sicht. Es wäre wünschenswert, eine einheitliche Plattformlösung zur Verfügung zu haben, die von den Behörden nach dem Prinzip „Business Process as a Service“ („BPaaS“) bereitgestellt würde. Kollaboratives Arbeiten auf dieser Plattform, sowohl für die Körperschaft- als auch für die Gewerbesteuer, könnte so zur Effizienzsteigerung beitragen: Alle wichtigen Daten wären online einsehbar und digitalisiert verfügbar. Im Optimalfall ist die Plattform für die Zusammenarbeit benutzerfreundlich, indem sie schnittstellenagil ist und sich die gesetzten Prüfungsschwerpunkte effizient und zügig abarbeiten lassen. So entstehen gemeinsam strategische Win-win-Situationen.

Es wäre wünschenswert, eine einheitliche Plattformlösung zur Verfügung zu haben, die von den Behörden nach dem Prinzip „Business Process as a Service“ („BPaaS“) bereitgestellt würde. Kollaboratives Arbeiten auf dieser Plattform, sowohl für die Körperschaft- als auch für die Gewerbesteuer, könnte so zur Effizienzsteigerung beitragen.

Für ein gut funktionierendes Datenökosystem ist es entscheidend, dass Cloud-Plattformen über Schnittstellen und Anschlüsse für den Datenzugriff verfügen. Diese Schnittstellennotwendigkeit betrifft die Extraktion, den Transfer und das Laden der Daten. Durch eine engmaschige Auswertung aller verfügbaren Daten lassen sich die Schwerpunkte der Betriebsprüfung schnell und unkompliziert definieren. Wichtig ist, an dieser Stelle anzumerken, dass es damit zu keiner „One fits all“-Lösung kommen kann – die Digitalisierung der Betriebsprüfung wird allerdings deutlich vereinfacht.

Digitale Zusammenarbeit: bewährte Modelle im Ausland

Ein Blick ins Ausland kann Inspiration dafür sein, Standards für die Einbindung der Steuerpflichtigen in den Prozess der Erstellung der Steuererklärung und der Betriebsprüfung zu etablieren. So gibt es in Indien mit dem „Faceless Assessment Scheme“ (FAS) oder in Brasilien mit dem „Sistema Público de Escrituração Digital“ (SPED) bereits Modelle, die zeigen, wie eine vertiefte digital integrierte Zusammenarbeit aussehen kann. In Deutschland blicken wir gespannt auf die Weiterentwicklungen des Elster-Steuerportals der Finanzverwaltung. Auch in der EU gibt es bereits vertiefende Ansätze zur Standardisierung. In Österreich sind Unternehmen schon seit mehreren Jahren verpflichtet, Steuererklärungen elektronisch über das Tool „FinanzOnline“ abzugeben. Dies ist an sich keine Besonderheit. Allerdings wird in einer unmittelbaren Echtzeitkontrolle überprüft, welche Risiken die abgegeben Daten bergen könnten, sodass der Steuerpflichtige umgehend Rückfragen erhält. Das zeigt: Hier herrscht ein hoher Standardisierungsgrad, sodass kritische Daten sofort erkannt werden können. Allgemein lässt sich beobachten, dass ein Übergang vom noch vorherrschenden periodischen Berichtswesen („Periodic Transaction Controls“, PTC) zum kontinuierlichen Berichtswesen („Continuous Transaction Controls“, CTC) stattfindet. Die EU-weite Harmonisierung ist wichtig, um mit internationalen Standards mithalten zu können.

Ein Blick ins Ausland kann Inspiration dafür sein, wie es gehen kann: So gibt es in Indien mit dem „Faceless Assessment Scheme“ (FAS) oder in Brasilien mit dem „Sistema Público de Escrituração Digital“ (SPED) bereits Modelle, die zeigen, wie eine vertiefte digital integrierte Zusammenarbeit aussehen kann.

Fakt ist, dass die erhöhte Transparenz zu einer höheren Effizienz bei der Prüfung führt. So kann der Fiskus mittels „Cross-Checks“ operieren, da alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorliegen. Bei einer internationalen Standardisierung sind sogar EU-weite Datenanalysen denkbar, mit denen die zuständigen Behörden die „Cross-Checks“ vornehmen könnten. Weiterhin erleichtert diese Transparenz den Behörden die Auswahl prüfungswürdiger Konstellationen und Fälle. Doch auch für Unternehmen hat die Digitalisierung einige Vorteile. Die Betriebsprüfung ist mit kürzeren „Vor-Ort-Einsätzen“ möglich, wodurch die zuständigen Abteilungen Zeit und Ressourcen sparen. Die Datenverfügbarkeit in Echtzeit verringert die Aufbewahrungsfristen, was bares Geld einsparen könnte. Altsysteme könnten zum Beispiel früher abgeschaltet werden. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bietet eine zentrale Plattform einige Vorteile, beispielsweise ein kostenloses Belegarchiv, kostenlose Fakturiersoftware – davon profitieren KMU in Italien heute schon – und auch kostenlose FIBU-Software. Ein großer Vorteil ist auch der vorausgefüllte Entwurf der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung.

Ein entscheidender Kulturwandel – für beide Seiten

Doch damit die Digitalisierung in der Betriebsprüfung nachhaltig funktioniert, braucht es ein Umdenken – das wiederum einen echten Kulturwandel voraussetzt. Hierbei spielt auch die menschliche Seite eine Rolle. Weil Digitalisierung auch Transparenz bedeutet, wird das Ziel deutlich, von einer eher konfrontativen Herangehensweise zu einer vertiefenden partnerschaftlichen Zusammenarbeit zu kommen. Gelingt dieser Wandel, ist man dem Ziel einer effizienten und unbürokratischen Betriebsprüfung ein großes Stück näher gekommen.

Fazit

Es zeigt sich, dass die Digitalisierung der Steuerprüfung für alle Seiten einige Vorzüge hat. Nicht nur erhalten Unternehmen mehr Möglichkeiten, die notwendigen Arbeiten effizienter zu gestalten, auch verläuft der Prüfungsprozess einfacher und schneller. Im Hinblick auf die europäische Gemeinschaft ist es entscheidend, dass gemeinsame Lösungen erarbeitet werden und es zu keinen nationalen Alleingängen kommt, die möglicherweise die notwendigen Fortschritte ausbremsen könnten.

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