Innovative Ansätze, die die Erstellung von Transformationskonzepten optimieren

Transformationen können nur unter Beteiligung der Stakeholder gelingen.

Überblick

• Für eine gelungene Transformation müssen Stakeholder in alle Prozessschritte eingebunden werden.
• Ziel einer Reshaping Results Wavespace Session ist es, bereits nach ein bis zwei Tagen gemeinschaftlich die Erarbeitung der Eckpfeiler eines ganzheitlichen Transformationskonzeptes abzuschließen und abzustimmen.

Transformationen jeglicher Art sind auf dem Papier schnell erarbeitet. Unter teils beachtlichem Ressourcen- und Zeitaufwand werden detaillierte Konzepte erdacht und operationalisiert. Dennoch scheitern viele Transformationsvorhaben, wie auch eine Studie von 2021 zeigt. Die Untersuchung zeigt, dass nur 22 % der untersuchten Unternehmen ihre Transformation erfolgreich abgeschlossen haben. Gründe dafür sind unter anderem die fehlende Mobilisierung der Belegschaft und der mangelnde Umsetzungsfokus in der Konzeption der Programme.

Transformation kann nur integrativ und im Zusammenspiel aller Beteiligten gelingen. „Integration“ bedeutet dabei nicht, umsetzungsreife Konzepte mit begleitenden Kommunikations- und Change-Maßnahmen durch die Organisation zu treiben. Für eine gelungene Transformation muss man viel weiter vorne ansetzen. Vom Setzen der Grundpfeiler des Transformationsvorhabens an sollten alle wichtigen Schlüsselpersonen eingebunden sein – sodass alle das Gefühl haben, es sei ihre Transformation.

Der Anfang ist genauso wichtig wie das Ende

Unser Transformationsansatz fokussiert sich auf die Konzepterarbeitung in einem integrativen Prozess von Beginn an – einschließlich der Unterstützung durch externe Berater:innen mit Methoden, Moderation, Impulsen und Technologien an allen notwendigen Stellen. Nachdem zu Beginn des Transformationsvorhabens die wesentlichen Rahmenbedingungen und der Betrachtungsgegenstand mit dem Top Management abgestimmt worden sind, starten wir mit einer von uns entwickelten Reshaping Results Wavespace Session als Kickoff-Workshop.

Das übergreifende Ziel des innovativen Workshops ist es, bereits nach ein bis zwei Tagen gemeinschaftlich die Erarbeitung der Eckpfeiler eines ganzheitlichen Transformationskonzeptes abzuschließen und abzustimmen. So kann deutlich schneller als üblich in die Ausgestaltungs- und Umsetzungsphase gestartet werden. Das Workshopformat kann sowohl virtuell als auch an jedem beliebigen Ort durchgeführt werden. Besonders aber bieten sich spezielle Räumlichkeiten an, die durch Flexibilität und innovative, kreative Elemente den Workshop-Prozess optimal unterstützen. Im Vergleich zu klassischen Workshops ist das Wavespace-Konzept wesentlich interaktiver und erlaubt die unmittelbare Abstimmung mit den wichtigsten Stakeholdern. Das Konzept ist variabel anwendbar und problemlos skalierbar. So lässt es sich für jeden Betrachtungsgegenstand und Teilnehmendenkreis adaptieren - für das ganze Unternehmen ebenso wie für einzelne Segmente bzw. Geschäftseinheiten oder auch einzelne Bereiche und Funktionen. Der inhaltliche Fokus kann ebenfalls flexibel angepasst werden. Hierdurch lassen sich einzelne Teilsegmente wie „Strategie“, „Operations“ oder „Target Operating Model“ problemlos gleichzeitig bearbeiten.

Von den Grundlagen zum ganzheitlichen Transformationskonzept

Wie genau funktioniert das? In Anwesenheit aller relevanten Stakeholder und Schlüsselfunktionen werden im Rahmen eines geführten und strukturierten Prozesses die Grundlagen des Transformationskonzepts erarbeitet und abgestimmt. Das beginnt mit der Zielsetzung und führt über die Erörterung und Analyse der Ausgangssituation sowie der Definition „heiliger Kühe“ bis zum Ableiten, Beschreiben und Quantifizieren von Maßnahmen und deren Priorisierung nach Wirkung und Umsetzungswahrscheinlichkeit. Abschließend werden die priorisierten Maßnahmen durch das Detaillieren von Einzelschritt- und Meilensteinplänen operationalisiert.

Gleichzeitig erarbeiten die Teilnehmer:innen die Grundzüge einer „Change Story“ und setzen erste Kommunikationspläne auf. All das geschieht technologie- und beratergestützt. Im Regelfall können dann schon nach zwei Tagen sämtliche Eckpfeiler des Transformationskonzepts abgestimmt vorliegen.

White Spots beseitigen und Realisierungspotenzial validieren

Der Wavespace-Workshop steht für einen kraftvollen Auftakt. In der Folge geht es dann in die weitere Ausdetaillierung. Alle Maßnahmen werden in „Paketen“ zusammengefasst und mit Blick auf ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)-Wirksamkeit und Trackingfähigkeit auf den Prüfstand gestellt. Mögliche White Spots im Transformationsprogramm können anhand historischer Transformationsvorhaben identifiziert und durch Maßnahmendetaillierung eliminiert werden. Erfahrung und Expertise externer Berater hilft dabei, einzelne Maßnahmen frühzeitig zu validieren und das Programm entsprechend zu adjustieren.

Unterstützt wird der gesamte Maßnahmen-Managementprozess durch unser „Performance und Turnaround Center“. Die speziell für Transformationsprogramme entwickelte Softwarelösung dient im gesamten Programmverlauf als Backup und Wissensbasis. Weitgehend automatisiert macht sie den operativen und finanziellen Umsetzungsstand auf allen Ebenen (Einzelmaßnahme, Maßnahmenpaket, Gesamtprogramm) jederzeit in Echtzeit transparent. Vereinfacht wird die Nachverfolgung des Umsetzungsstands zudem durch standardisierte Reports, die sich ohne manuellen Aufwand generieren lassen. Nicht zuletzt sorgen interaktive Dashboards für Transparenz auf allen Ebenen und zu jeder Zeit. Damit fallen potenzielle Abweichungen sofort auf und können rechtzeitig proaktiv angegangen werden.

Die Umsetzung macht sich nicht von allein

Auch im Nachgang des Wavespace-Workshops müssen Change- und Kommunikationsmaßnahmen konsequent verfolgt werden. Es gilt, die Change Story weiter zu detaillieren und sie über alle Kanäle für die unterschiedlichen Stakeholdergruppen adressatengerecht zu kommunizieren. Wichtig: Die Organisation muss nicht nur überzeugt und motiviert, sondern auch für die anstehende Transformation befähigt werden. Hierzu braucht es umfassende Trainingskonzepte, die alle Aspekte der Transformation abdecken. Neben Trainings und einer umfassenden Mobilisierung haben sich neben ausgeprägten Leadership-Fähigkeiten des Top-Managements vor allem finanzielle Anreizsysteme als hochgradig effektiv erwiesen. Individuelle, direkt an den Erfolg von Transformationsinitiativen geknüpfte Boni sind ein probates Mittel, um Mitarbeiter:innen und Führungskräfte auf die Transformation zu fokussieren und kann helfen, die individuelle oder kollektive Wertschätzung aufzuzeigen. Die Bonuszahlungen finanzieren sich über den Erfolg der Umsetzung von selbst und sind selbst bei potenziellem Misserfolg risikolos.

Oft lohnt es sich, zusätzlich externe Unterstützung in Form eines Interim Managers/ einer Interim Managerin an Bord zu holen. Als vorübergehender Teil des Unternehmens kann er / sie die Transformation vorantreiben und die geplanten Maßnahmen umsetzen, da er / sie entsprechende Umsetzungserfahrung bereits mitbringt, die so in Unternehmen meist nicht vorhanden ist.