Preonboarding i preboarding - klucz do efektywnego wdrożenia i adaptacji nowych pracowników

Warto podkreślić, że dobrze zaplanowany preboarding może zmniejszyć prawdopodobieństwo szybkiego odejścia pracowników z firmy. Specjalista, który jest dobrze przygotowany do danego stanowiska, chętniej podejmuje się nowych zadań, czuje się pewniej i tym samym – rzadziej szuka zawodowej alternatywy.

Preonboarding – pierwszy krok do zaangażowania

Głównym celem preonboardingu jest podtrzymanie zaangażowania i pozytywnego nastawienia z chwilą rozpoczęcia danej ścieżki zawodowej. To nierzadko strategiczny okres, w którym organizacja ma szansę przekazać kluczowe informacje, wyjaśnić oczekiwania i zaznajomić pracownika z kulturą, misją oraz wartościami firmy.

Zapewniając odpowiednie wsparcie i zasoby, pracodawcy umożliwiają nowym członkom zespołu płynne przejście do zawodowych obowiązków, co ma kluczowe znaczenie dla ich długoterminowego zaangażowania i satysfakcji. Dobre praktyki preonboardingowe mogą znacząco przyczynić się do budowania poczucia przynależności, lojalności i wysokiej motywacji.

Więcej o znaczeniu onboardingu przeczytasz w artykule: Onboarding pracownika – na czym polega i jak go przeprowadzić?

Preboarding – most między akceptacją oferty a pierwszym dniem pracy

Preboarding to proces odbywający się bezpośrednio przed oficjalnym rozpoczęciem pracy, dlatego też często określa się go pomostem pomiędzy akceptacją oferty a pierwszym dniem w firmie. W odróżnieniu od onboardingu preboarding jest bardziej zorientowany na praktyczne i podstawowe przygotowanie pracownika do wejścia w nową rolę.

Działania realizowane w ramach preonboarding to m.in.:

• wysyłanie powitalnych pakietów informacyjnych;
• plan wdrażania pracownika w ciągu pierwszych dni pracy;
• tworzenie starter pack’ów dla nowych pracowników;
• udostępnianie materiałów szkoleniowych;
• przekazanie sprzętu służbowego;
• organizowanie wirtualnych spotkań z przyszłymi współpracownikami;
• przekazywanie praktycznych informacji dotyczących pierwszego dnia pracy.

Kluczowe elementy skutecznego preonboardingu i preboardingu

1. Komunikacja
   Fundament, który powinien opierać się na otwartym, jasnym dialogu, tak aby uniknąć ewentualnych sporów i nieporozumień. Przełożony powinien cierpliwie odpowiadać na wszelkie pytania, koncentrując się na potrzebach i oczekiwaniach nowej osoby, a także jasno komunikować swoje potrzeby, przedstawiając konkretne wizje i wartości organizacji.
2. Udostępnianie zasobów
   Przed pierwszym dniem pracy pracownicy powinni mieć dostęp do wszystkich niezbędnych zasobów, takich jak: dokumentacja firmowa, narzędzia pracy, technologia i systemy informatyczne. Udostępnienie im niezbędnych narzędzi oraz dokumentów usprawnia pracę, zwiększa produktywność i często staje się podstawą w procesie organizacji pierwszych dni na danym stanowisku.
3. Programy szkoleniowe
   Wprowadzenie programów szkoleniowych dotyczących specyfiki stanowiska, polityki firmy, metod pracy, wizji, misji, wartości, a także ogólnej kultury pracy oraz zasad komunikacji nie tylko może przyspieszyć adaptację nowych pracowników, ale także rozwieje wszelkie wątpliwości wynikające z nowego środowiska pracy.
4. Budowanie zaangażowania
   Z raportu Gallupa „State of the Global Workplace: 2022 Report” wynika, że zaledwie 21% współczesnych pracowników jest zaangażowanych w swoją pracę. Nic więc dziwnego, że dla wielu pracodawców głównym celem jest podtrzymanie motywacji swojego zespołu – i to od pierwszych dni. Stopniowe wdrożenie pracownika oraz wsparcie to bezsprzecznie elementy, które wpływają pozytywnie na nastawienie do pracy oraz chęć podejmowania nowych zadań.

Korzyści z wczesnego zaangażowania pracowników

Wczesne zaangażowanie pracowników zwiększa ich lojalność i satysfakcję, co z kolei znacząco obniża koszty związane z wysoką rotacją personelu. Pracownicy, którzy czują się wartościowi i odpowiednio wprowadzeni do organizacji od pierwszych chwil, są skłonni pozostać w firmie na dłużej, co z kolei usprawnia pracę działu HR.

Ponadto wraz z szybszym przygotowaniem pracownika do struktury organizacji pojawia się także wzrost produktywności i efektywności danego zespołu. Wszystko to sumuje się na ogólną pozytywną kulturę organizacyjną, która bazuje na szacunku, wsparciu, otwartości, ale także współpracy i innowacyjności.

Ponadto preonboarding/preboarding:

• integruje pracownika z zarządem i zespołem projektowym – i to jeszcze przed rozpoczęciem pracy,
• umożliwia szybsze realizowanie obowiązków administracyjnych,
• usprawnia cały proces „wejścia” do organizacji,
• zmniejsza poczucie stresu i przytłoczenia w pierwszych dniach pracy,
• pozytywnie wpływa na candidate experience.