Offboarding pracownika – na czym polega i jak go przeprowadzić?

Jak przeprowadzić proces offboardingu?

Harmonogram offboardingu często modyfikuje się w zależności od potrzeb i obowiązków odchodzącego pracownika. Organizacje zmieniają ów proces, uwzględniając staż pracy czy zakres dotychczasowych zadań. W ogólnym zarysie pod uwagę bierze się:

• kwestie formalne – przygotowanie wypowiedzenia i podjęcie decyzji w kwestii pozostałego urlopu,
• kwestie operacyjne – wyznaczenie zastępcy, oddanie dokumentów, przekazanie klientów i wskazanie im nowych kontaktów w firmie,
• kwestie sprzętowe – zwrot kart dostępu, zdanie narzędzi pracy, zablokowanie dostępów do systemów, przepięcie skrzynek i ustawienie autorespondera,
• kwestie organizacyjne – przeprowadzenie exit interview, wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich działów i poinformowanie zespołu o zmianach.

Offboarding pracownika krok po kroku

1. Pierwsza rozmowa dotycząca offboardingu pracownika

Podczas spotkania dochodzi do wręczenia lub odebrania wypowiedzenia, co pociąga za sobą kolejne kroki. Wraz z oddaniem dokumentów często przeprowadza się rozmowę wyjaśniającą i uzasadniającą. Bywa, że jest to najtrudniejszy i najbardziej emocjonalny moment – dlatego tak istotne jest, aby rozmowę przeprowadzały osoby doświadczone i kompetentne.

Jeśli sytuacja na to pozwala, na tym etapie ustalane są również formalne warunki rozstania, np. przeliczenie pozostałego urlopu. Organizacja, która podjęła decyzję o rozstaniu (np. wypowiadając umowę na skutek zmian organizacyjnych czy cięć budżetowych), powinna także zaproponować benefity. Zdaniem LHH DBM Polska byli pracownicy najczęściej cenią odprawę pieniężną (89%). Takie wyniki przedstawia Raport: Odprawa, outplacement i świadczenia dodatkowe (2018). LHH DBM Polska.

2. Komunikacja o nadchodzących zmianach

W procesie offboardingu nie można zapominać o pracownikach, którzy pozostają w organizacji. Należy więc poinformować ich o nadchodzących zmianach, celach i potrzebach. Często to właśnie od zaangażowania pozostałych pracowników zależy, w jaki sposób organizacja poradzi sobie z rozstaniem. Pozostawienie specjalistów bez informacji i zaskoczenie zespołu zmianami to prosta droga do chaosu i strat finansowych.

Przekazując zespołowi informację o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem, warto skupić się m.in. na ważnych terminach oraz dalszych krokach.

3. Przekazanie dokumentów

Ustalenie z odchodzącym pracownikiem terminu oddania i wręczenia wszystkich niezbędnych dokumentów to kolejny ważny etap procesu offboardingu. Mowa tu np. o dostępach do zasobów, narzędzi i projektów oraz o opisaniu pilnych zadań, które należy przekazać innemu specjaliście.

4. Przeprowadzenie exit interview

Podczas exit interview pracodawca poznaje argumenty pracownika. Jest to okazja do pozyskania informacji i opinii na temat działających i niedziałających procesów w organizacji z perspektywy odchodzącego pracownika. Rozmowy tego typu są dobrowolne i niosą za sobą szereg cennych i przydatnych informacji, które wykorzystać można do usprawnienia poszczególnych działów. Pracodawca lub specjalista ds. HR może więc dopytać o opinie na temat procedur firmowych, kultury organizacji, szans rozwoju itp. W czasie exit interview pracownik może podzielić się również opinią na temat satysfakcji z pracy, zadań, obowiązków, a także odnieść się do kwestii wynagrodzenia i relacji wewnątrz firmy.

5. Dopięcie spraw administracyjnych

Odchodzący pracownik w ramach procesu offboardingu powinien być otoczony opieką do ostatniego dnia swojej pracy. To czas na oddanie sprzętu (samochodu służbowego, kluczy) i dopełnienie pozostałych formalności. Najważniejszy na tym etapie jest przepływ informacji.

Najczęstsze błędy w procesie offboardingu

Niewłaściwie przygotowany plan offboardingu doprowadza do błędów i potknięć. Te mogą być kluczowe zarówno dla relacji, wizerunku firmy, jak i przeprowadzania wewnętrznych procesów.

Najczęściej popełniane błędy w obszarze offboardingu pracownika to np.:

• brak jasnych i otwartych komunikatów dla zespołu,
• surowa ocena sytuacji i szantaż emocjonalny,
• brak planu i ogólnego harmonogramu, który pozwoliłby uniknąć chaosu,
• tendencja do pozostawienia odchodzącego pracownika samemu sobie.

Czy offboarding można przeprowadzić zdalnie?

Tak, chociaż tego typu sytuacje należą do rzadkości i mają miejsce w konkretnych, specyficznych warunkach. Najczęściej zdalny offboarding pracownika przeprowadza się podczas trudnego konfliktu lub w momencie, gdy pracodawca nie ma możliwości (z przyczyn organizacyjnych) spotkać się z pracownikiem twarzą w twarz. W takiej sytuacji dobrze jest wyznaczyć koordynatora, który będzie nadzorował płynność całego procesu.

Offboarding a outplacement

Outplacement to złożony program wsparcia w poszukiwaniu nowej pracy, skierowany do pracowników dotychczas zwalnianych z organizacji. Docelowo chodzi w nim o złagodzenie sytuacji konfliktowej, a tym samym o zaktywizowanie zawodowo osób, które straciły zatrudnienie na skutek decyzji pracodawcy.

W kontekście outplacementu najczęściej mówi się o:

• doradztwie zawodowym,
• pomocy w przygotowaniu CV,
• wsparciu specjalistów (np. psychologa),
• dodatkowych szkoleniach.

Outplacement zakłada zmniejszenie stresu związanego z utratą pracy. Pracodawca często proponuje te „benefity”, aby wesprzeć byłego pracownika w przyszłych wyzwaniach. Co ważne – jeśli firma zwalnia więcej niż 50 pracowników w ciągu trzech miesięcy, automatycznie jest zobligowana do niesienia takiej formy pomocy[1]. Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2022.poz. 690) i art. 70 „Pracodawca zamierzający zwolnić co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, jest zobowiązany uzgodnić z powiatowym urzędem pracy właściwym dla pracodawcy zakres i formy pomocy dla zwalnianych pracowników”.