Offboarding pracownika krok po kroku
1. Pierwsza rozmowa dotycząca offboardingu pracownika
Podczas spotkania dochodzi do wręczenia lub odebrania wypowiedzenia, co pociąga za sobą kolejne kroki. Wraz z oddaniem dokumentów często przeprowadza się rozmowę wyjaśniającą i uzasadniającą. Bywa, że jest to najtrudniejszy i najbardziej emocjonalny moment – dlatego tak istotne jest, aby rozmowę przeprowadzały osoby doświadczone i kompetentne.
Jeśli sytuacja na to pozwala, na tym etapie ustalane są również formalne warunki rozstania, np. przeliczenie pozostałego urlopu. Organizacja, która podjęła decyzję o rozstaniu (np. wypowiadając umowę na skutek zmian organizacyjnych czy cięć budżetowych), powinna także zaproponować benefity. Zdaniem LHH DBM Polska byli pracownicy najczęściej cenią odprawę pieniężną (89%). Takie wyniki przedstawia Raport: Odprawa, outplacement i świadczenia dodatkowe (2018). LHH DBM Polska.
2. Komunikacja o nadchodzących zmianach
W procesie offboardingu nie można zapominać o pracownikach, którzy pozostają w organizacji. Należy więc poinformować ich o nadchodzących zmianach, celach i potrzebach. Często to właśnie od zaangażowania pozostałych pracowników zależy, w jaki sposób organizacja poradzi sobie z rozstaniem. Pozostawienie specjalistów bez informacji i zaskoczenie zespołu zmianami to prosta droga do chaosu i strat finansowych.
Przekazując zespołowi informację o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem, warto skupić się m.in. na ważnych terminach oraz dalszych krokach.
3. Przekazanie dokumentów
Ustalenie z odchodzącym pracownikiem terminu oddania i wręczenia wszystkich niezbędnych dokumentów to kolejny ważny etap procesu offboardingu. Mowa tu np. o dostępach do zasobów, narzędzi i projektów oraz o opisaniu pilnych zadań, które należy przekazać innemu specjaliście.
4. Przeprowadzenie exit interview
Podczas exit interview pracodawca poznaje argumenty pracownika. Jest to okazja do pozyskania informacji i opinii na temat działających i niedziałających procesów w organizacji z perspektywy odchodzącego pracownika. Rozmowy tego typu są dobrowolne i niosą za sobą szereg cennych i przydatnych informacji, które wykorzystać można do usprawnienia poszczególnych działów. Pracodawca lub specjalista ds. HR może więc dopytać o opinie na temat procedur firmowych, kultury organizacji, szans rozwoju itp. W czasie exit interview pracownik może podzielić się również opinią na temat satysfakcji z pracy, zadań, obowiązków, a także odnieść się do kwestii wynagrodzenia i relacji wewnątrz firmy.
5. Dopięcie spraw administracyjnych
Odchodzący pracownik w ramach procesu offboardingu powinien być otoczony opieką do ostatniego dnia swojej pracy. To czas na oddanie sprzętu (samochodu służbowego, kluczy) i dopełnienie pozostałych formalności. Najważniejszy na tym etapie jest przepływ informacji.