Zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie – na czym polega i dlaczego jest ważne?

M. Grudziewski i I. Hejduk interpretują to jako „kluczowe kategorie związane z zarządzaniem różnorodnością, elastycznością, adaptacyjnością i zdolnością do reagowania na otoczenie w taki sposób, aby spełnić oczekiwania klienta i aby produkty i usługi satysfakcjonowały jego potrzeb

Procesy zarządzania wiedzą skoncentrowane są na wykorzystywaniu wszystkich zasobów w procesie kreowania kapitału intelektualnego, budowania przewagi konkurencyjnej oraz tworzenia strategii.

Jakie są cele zarządzania wiedzą?

Często punktem wyjścia są wszelkie analizy związane z aktualnymi potrzebami i oczekiwaniami klientów, a następnie – rozwijanie, dystrybuowanie, utrzymywanie i wykorzystywanie zasobów tej wiedzy, aby stworzyć odpowiednią kulturę organizacyjną oraz systemy motywacyjne.

Więcej przeczytasz na: https://www.academyofbusiness.pl/trainings/zarzadzanie-wiedza/.

Dlaczego zarządzanie wiedzą jest kluczowe dla organizacji?

Ważność zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie wynika z kilku kluczowych przesłanek. Dotyczą one nie tylko rozwoju zasobów i kompetencji, ale także tworzenia nowych przedsięwzięć oraz rozwijania kultury organizacji. Okazuje się bowiem, że starannie stworzone procesy mogą pozytywnie wpłynąć na niemalże wszystkie działy w firmie – od sprzedaży, obsługi klienta, marketingu, przez finanse, aż po rozwój technologii.

Na co jeszcze wpływa model zarządzania wiedzą?

1. Umożliwia organizacjom szybsze reagowanie na zmiany rynkowe i technologiczne poprzez efektywne wykorzystanie zgromadzonej wiedzy i doświadczenia. Przedsiębiorstwo więc nie tylko śledzi trendy, ale także – dostosowuje się do nich.
2. Wspiera innowacyjność i kreatywność, umożliwiając generowanie pomysłów i rozwiązań, które mogą przyczynić się do rozwoju nowych produktów, usług czy procesów. Zwykle jest to możliwe dzięki zdobytym już informacjom i zasobom.
3. Zarządzanie wiedzą sprzyja optymalizacji procesów biznesowych, redukcji kosztów, wprowadzaniu efektywnych zmian oraz poprawie jakości oferowanych produktów i usług.
4. Stanowi fundament budowania długotrwałych relacji, które oparte są na wymianie wiedzy i doświadczeń.
5. Ułatwia podejmowanie decyzji, które bazują na wiedzy i informacjach, a nie na bezpodstawnych (i często błędnych) predykcjach.

Jakie są cele zarządzania wiedzą w organizacjach?

#1 zachęcenie do współpracy

Zarządzanie wiedzą umożliwia efektywną wymianę pomysłów, współpracę między poszczególnymi działami oraz podejmowanie wspólnych decyzji. Ponadto badanie przeprowadzone przez College of Business na Uniwersytecie Gachon i College of Global Business (2020) wskazało, że dzielenie się wiedzą w organizacji znacząco pozytywnie wpływa na budowanie zaufania w zespole.

#2 poprawienie procesu decyzyjnego

Decyzje biznesowe powinny być trafne, świadome i szybkie. Pomóc w tym mogą konkretne dane, które znaleźć można np. w wewnętrznych raportach czy case studies. Organizacja, która opiera się na faktach, nie tylko reaguje na trendy, ale także zmniejsza ryzyko błędów i niewłaściwego inwestowania swoich mocy przerobowych.

#3 zwiększenie efektywności

Informacje pozwalają wyeliminować ryzyko powielania pracy, popełniania błędów czy tworzenia zbędnych, czasochłonnych procesów, które można np. zautomatyzować. Dysponując gotowymi danymi, firma może skupić się na rozwoju, innowacji i optymalizacji, które są niezbędne dla tworzenia przewagi konkurencyjnej.

#4 poprawa jakości

Poprawa zarówno jakości samego produktu, jak i obsługi klienta oraz procesów wewnętrznych. Jest to możliwe m.in. dzięki sformalizowanej wiedzy specjalistów, gotowej do wykorzystania przez innych członków zespołu, którzy dopiero budują swoje kompetencje w danym obszarze.

#5 generowanie pomysłów

Organizacja, która czerpie z wiedzy oraz docenia doświadczenie specjalistów, zachęca innych do innowacyjnego podejścia i dzielenia się swoimi pomysłami.

Metody i narzędzia w zarządzaniu wiedzą

Różnorodne narzędzia i metody mają usprawnić procesy gromadzenia, organizowania, dzielenia się i wykorzystywania wiedzy w danej organizacji. Ich wybór w dużej mierze zależy od specyfiki organizacji, jej potrzeb, kultury oraz celów strategicznych.

Jak podają badania Petersena i Poulfelta (2), którzy przeprowadzili ankietę wśród kadry kierowniczej różnych firm doradczych – najbardziej prominentnymi metodami są:

• 79% – spis ekspertów z wykonanymi projektami,
• 21% – stosowanie grup dyskusyjnych,
• 57% – tworzenie programów mentorskich,
• 50% – wspieranie socjalizacji.

Metody te są stosunkowo proste, nie wymagają wielkich nakładów finansowych, ogromu pracy czy stworzenia nowych procesów. Oprócz powyższych przedsiębiorcy sięgają także po następujące elementy:

• Systemy zarządzania wiedzą (Knowledge Management Systems – KMS), czyli zintegrowane platformy technologiczne, które umożliwiają gromadzenie, organizowanie, udostępnianie i analizowanie informacji i wiedzy w organizacji. Mogą one obejmować bazy danych, systemy dokumentacji oraz specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania wiedzą.
• Systemy ekspertowe – aplikacje komputerowe, które wykorzystują wiedzę ekspercką w celu rozwiązywania skomplikowanych problemów w określonych dziedzinach. Systemy te mogą wspierać procesy decyzyjne, oferując rekomendacje oparte na zgromadzonej wiedzy oraz zdobytych wcześniej wnioskach.
• Platformy i narzędzia, które ułatwiają komunikację, współpracę projektową i dzielenie się informacjami przez firmy i zespoły, niezależnie od ich lokalizacji. Pozwalają nie tylko na tworzenie dedykowanych przestrzeni do pracy nad projektami, ale także usprawniają wymianę informacji i zarządzanie zadaniami.
• Tworzenie raportów ze spotkań.

Przekazywanie wiedzy w organizacji – najlepsze praktyki

Kultura organizacji powinna wspierać proces dzielenia się wiedzą. Promowanie wartości takich jak otwartość i współpraca sprawia, że pracownicy czują się swobodnie w proponowaniu nowych pomysłów, a także w opowiadaniu o swoich porażkach i błędach. Organizacja, która uznaje wiedzę za wartość, stwarza także szersze pole do dzielenia się swoimi obawami i wnioskami.

Przy przekazywaniu wiedzy należy postawić na technologię – od systemów zarządzania wiedzą (KMS), przez platformy do współpracy między pracownikami, aż po wewnętrzną bazę wiedzy i fora dyskusyjne. Pomóc także mogą regularne spotkania, warsztaty oraz sesje bazujące na burzy mózgów, wymianie doświadczeń oraz spostrzeżeń. Często na początku tych procesów oraz w trudnych momentach konieczne mogą się okazać programy mentoringowe oraz coaching biznesowy.