EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoPeople
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Firmy telekomunikacyjne każdego miesiąca wystawiają setki tysięcy faktur. Ich odbiorcami są zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy. W konsekwencji, przejście na nowy model fakturowania będzie szczególnie wymagające właśnie dla tej branży.
Artykuł jest częścią cyklu tekstów przedstawiających wyzwania firm z różnych branż we wdrożeniu obowiązkowej obsługi e-Faktur.
Zapraszamy do lektury:
Za kilka miesięcy podatników VAT czeka kolejna rewolucja. Najprawdopodobniej od 1 stycznia 2025 r. większość z nich będzie zobowiązana do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli platformy, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie firmy korzystają z tego rozwiązania na zasadzie dobrowolności, od 1 lipca 2024 r. miało ono być obowiązkowe dla podatników VAT z siedzibą w Polsce, a także tych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalność gospodarczej w Polsce, którzy uczestniczą w dokumentowanej transakcji. W połowie stycznia 2024 r. Ministerstwo Finansów (MF) w trakcie konferencji prasowej ogłosiło, że obowiązek korzystania z faktur elektronicznych zostanie odsunięty w czasie – niemniej MF zaznaczyło, że moment wejścia w życie zostanie potwierdzony po zakończeniu audytu systemu, w kwietniu lub maju 2024 r.
Obowiązkowy KSeF będzie wyzwaniem dla wielu sektorów gospodarki. Nie jest to bowiem tylko rozwiązanie informatyczne, które ma zmienić sposób wystawiania faktur na elektroniczny. Zmiana będzie wymagała zaangażowania całego przedsiębiorstwa, począwszy od jego struktur informatycznych, przez działy finansowe, podatkowe, skończywszy na logistycznych oraz operacyjnych.
Usługi o zasięgu masowym – kluczowe uwarunkowania
Dla wszystkich podatników VAT przejście na nowy model fakturowania będzie wiązało się z koniecznością zmiany procedur i procesów dotyczących wystawiania i odbierania faktur. Zwłaszcza, że dane potrzebne do wystawiania faktur w KSeF-ie są szczegółowe i mają szerszy charakter niż dotychczas. Za faktury VAT będą uznawane tylko te, które zostaną przesłane do systemu w odpowiednim formacie i otrzymają numer KSeF. Anulowanie faktury, która już trafiła do KSeF-u, nie będzie zaś możliwe. Z uwagi na różnice i specyficzne uwarunkowania gospodarcze, KSeF będzie źródłem dodatkowych problemów dla wielu branż. Jedną z tych, które czekają specjalne wyzwania jest branża telekomunikacyjna.
Główne wyzwanie dla branży telekomunikacyjnej wynika z natężenia realizowanych procesów. Takie firmy, podobnie jak inni dostawcy usług o zasięgu masowym, generują bowiem ogromną liczbę faktur. To wymaga dużej automatyzacji procesów, które dodatkowo odbywają się w wielu systemach. Gdy dołożymy do tego konieczność dostosowania ich do KSeF-u, cała operacja może okazać się bardzo skomplikowana i kosztowna.
Newsletter VAT
Trzymaj rękę na pulsie. Raz w miesiącu otrzymuj najważniejsze informacje o zmianach w przepisach o VAT, akcyzie i cle.
Rozbieżność w datach
Na tym polu pojawi się kilka poważnych ryzyk. Pierwsze to rozbieżności w datach. Systemy podatnika będą dalej generować fakturę z daną datą, ale momentem jej wystawienia na gruncie VAT będzie przesłanie dokumentu do KSeF-u. Ze względu na masowość tego procesu i specyfikę usług telekomunikacyjnych może pojawić się potencjalnie wiele rozbieżności w datach. To z kolei niesie duże ryzyko związane z prawidłowym ustaleniem momentu powstania obowiązku podatkowego, kursu walutowego dla przeliczenia kwot z faktury dla celów podatkowych czy księgowaniem. Skutkiem ubocznym wdrożenia obowiązkowego KSeF-u w firmach telekomunikacyjnych mogą być także trudności w komunikacji z klientami i wynikające z tego opóźnienia w płatnościach czy problemy z windykacją należności. Rozwiązaniem dla wskazanych trudności mogło być postulowane na etapie uchwalania nowych przepisów ujednolicenie dat granicznych. Tak się jednak nie stało i spółki telekomunikacyjne, podobnie jak inne przedsiębiorstwa, np. energetyczne, które wystawiają miesięcznie miliony faktur z różnymi datami, muszą mieć świadomość tego zagrożenia. Żeby ograniczyć jego skutki, należy zadbać o odpowiednią konfigurację systemów finansowo-księgowych.
Dodatkowym wyzwaniem będzie to, że wiele faktur za usługi telekomunikacyjne dotyczy konsumentów, którzy ostatecznie zostali przez ustawodawcę wyłączeni z KSeF. W tym kontekście niezbędne będzie wypracowanie skutecznej procedury weryfikacji konsumentów.
Komunikacja marketingowa – layout faktury
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną ważną, a często pomijaną kwestię związaną ze specyfiką usług telekomunikacyjnych. Dla firm z tej branży faktury są nie tylko nośnikiem podstawowej funkcji podatkowo-księgowej. To również istotne narzędzie komunikacji z klientem, jeżeli chodzi o marketing. Dlatego każda firma dużo czasu poświęca na wypracowanie odpowiedniego layoutu faktury, tak aby była ona maksymalnie czytelna dla odbiorcy. Po przystąpieniu do obowiązkowego KSeF-u takie podejście pewnie się nie zmieni. Tym samym, w wyniku konieczności dostosowania faktur do wymogów KSeF-u firmy mogą zacząć wdrażać dwutorowe wystawianie faktur sprzedaży. Z jednej strony faktura odpowiadająca obowiązującemu schematowi będzie trafiać do klientów profesjonalnych za pośrednictwem KSeF-u. Z drugiej firmy mogą utrzymywać też drugi, bezpośredni kanał umożliwiający przesłanie do odbiorcy końcowego, dodatkowego dokumentu, przygotowanego w miarę możliwości według dotychczasowego szablonu, do którego jest on przyzwyczajony. Podwójny system będzie wymagał szczególnej uwagi.
Okiem eksperta EY
Najlepiej, żeby oba dokumenty były maksymalnie do siebie zbliżone, a dodatkowy obraz faktury przesyłany w celach marketingowych powinien być generowany już po przekazaniu dokumentu do KSeF-u. Pomoże w tym dobre zmapowanie danych, które muszą zostać ujęte w fakturach ustrukturyzowanych i ustawienie wewnętrznego systemu tak, żeby uzupełniał je jedynie dodatkowymi danymi, które mają trafić do klienta. Należy jednak pamiętać, że na wizualizacjach faktur niezbędne będzie zamieszczanie kodów QR zapewniających tożsamość faktury właściwej i jej wizualizacji w zakresie podstawowych informacji.
Sara Kuleta
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Podatki Pośrednie, Manager
Podsumowanie
Oczywiście to tylko część problemów, z jakimi mogą zderzyć się firmy telekomunikacyjne po przejściu na obowiązkowy KSeF. W praktyce lista może okazać się znacznie dłuższa, zwłaszcza że już dziś są na niej m.in. trudności z masowym pobieraniem i przechowywaniem numerów KSeF, wbudowaniem danych przekazywanych obecnie w załącznikach w treść faktury czy konieczność zapewnienia tzw. procedur awaryjnych. Do tego telecomy, tak jak wszyscy podatnicy współpracujący z zagranicznymi kontrahentami, będą musiały jeszcze raz przyjrzeć się ich statusowi na gruncie VAT.
Jak EY może pomóc
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnie korzystać z systemu e-Faktur. Korzystanie z systemu ma być docelowo obligatoryjne dla wszystkich podatników – nie jest jednak pewne, kiedy obowiązek ten stanie się powszechny (zgodnie z obecnymi zapowiedziami, ma to być II kwartał 2023 r). Wymóg stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstw w czterech wymiarach – technicznym, procesowym, podatkowym oraz optymalizacyjnym. Warto zacząć działać już teraz, aby odpowiednio przygotować firmę do nadchodzących zmian.
Przeczytaj więcejLider
-
Aleksandra Sewerynek - BarszczEY Polska, Doradztwo Podatkowe, Tax Technology and Transformation, Partner
-
Katarzyna WróblewskaEY Polska, Doradztwo Podatkowe, Partner
Polecane artykuły
Obowiązkowy KSeF – wyzwania dla branży kosmetycznej
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i przygotowanie do obowiązkowej obsługi e-Faktur przed 1 stycznia 2025 r. to obecnie jeden z priorytetowych tematów większości dużych i średnich firm w Polsce. Wdrożenie nowego sposobu fakturowania to wiele wyzwań natury procesowej, merytorycznej oraz technologicznej, z którymi stykają się zespoły projektowe. Wiele wątpliwości natury merytorycznej powtarza się w różnych firmach, niezależnie od ich specyfiki działalności. Są jednak problemy, które można wskazać jako typowe w danej branży. Przegląd tych wyzwań rozpoczynamy podsumowaniem doświadczeń projektowych w branży kosmetycznej.
Obowiązkowe e-Faktury – od kiedy będą obowiązywać?
W czerwcu 2022 r. Rada Unii Europejskiej opublikowała decyzję derogacyjną, upoważniającą Polskę do uchwalenia przepisów, zgodnie z którymi e-faktury będą obowiązkowe od 1 stycznia 2024 r.