Obowiązkowy KSeF – wyzwania dla branży farmaceutycznej

Firmy farmaceutyczne przed wdrożeniem obowiązkowego fakturowania elektronicznego powinny zwrócić szczególną uwagę na to, czy stosowane przez nie obniżone stawki VAT i zwolnienia są zgodne z przepisami.

Przedsiębiorcy mimo, że mają wydłużony czas na przygotowanie się do nowego modelu fakturowania, nie powinni prac wdrożeniowych odkładać na później. W połowie stycznia 2024 r. Ministerstwo Finansów (MF) w trakcie konferencji prasowej ogłosiło, że obowiązek korzystania z faktur elektronicznych zostanie odsunięty w czasie – nie będzie to 1 lipca 2024 r., ale najprawdopodobniej 1 stycznia 2025 r. (niemniej MF zaznaczyło, że data ta zostanie potwierdzona po zakończeniu audytu systemu, w kwietniu lub maju 2024 r). Najprawdopodobniej więc od początku 2025 r. wszyscy czynni podatnicy VAT, którzy prowadzą działalność w Polsce, będą musieli wystawiać faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To platforma, która na razie umożliwia wystawianie, udostępnianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych na zasadzie dobrowolności, niemniej docelowo korzystanie z niej będzie obowiązkowe. 

Obligatoryjny KSeF to ogromne wyzwanie dla wszystkich podatników VAT, zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym. W branży farmaceutycznej właściwe przygotowanie do wystawiania e-Faktur w KSeF-ie wymaga zaś zwrócenia szczególnej uwagi na kilka dodatkowych kwestii.

Konieczność weryfikacji poprawności preferencji podatkowych w VAT

Pierwsza ma tylko pośredni związek z wdrożeniem KSeF-u, ale w przyszłości może istotnie przełożyć się na ogólną podatkową sytuację firm farmaceutycznych. Jedną z cech charakterystycznych dla ich rozliczeń VAT jest bowiem stosunkowo szerokie stosowanie preferencji podatkowych w VAT, w postaci m.in. obniżonych stawek podatku. Z uwagi na stopień skomplikowania w zakresie przypisywania stawek VAT przepisy generują mnogość wątpliwości i wywołują wiele sporów z organami podatkowymi. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u spowoduje, że aparat skarbowy uzyska bieżący dostęp do jeszcze większej ilości danych o podatnikach i ich transakcjach. Wysoce prawdopodobne jest, że ta wiedza zostanie wykorzystana do kontroli rozliczeń podatkowych, w tym w szczególności do typowania podmiotów do kontroli, zwłaszcza w kontekście stosowanych preferencji podatkowych. 

Dlatego przed powszechnym rozpoczęciem korzystania z KSeF-u w branżach takich jak farmaceutyczna, gdzie występuje wiele transakcji objętych preferencjami VAT, warto raz jeszcze zweryfikować ich poprawność. Chodzi nie tylko o sprawdzenie, czy w firmie są stosowane obniżone stawki VAT lub zwolnienia podatkowe. Trzeba się upewnić, czy istnieją do tego właściwe podstawy prawne. Zgodnie z ustawą o VAT wiele wyrobów medycznych, produktów leczniczych i innych towarów o podobnym charakterze może korzystać z obniżonych stawek podatku. Nierzadko jest to jednak obwarowane dodatkowymi warunkami, jak np. koniecznością posiadania określonego pozwolenia czy dopuszczeniem do obrotu na terytorium Polski. Ponadto nie wszystkie wyroby medyczne czy produkty lecznicze automatycznie podlegają obniżonym stawkom. Przykładem towarów wątpliwych mogą być suplementy diety i dodatki sprzedawane razem z produktami leczniczymi czy wyrobami medycznymi, które nie zostały objęte preferencją. Przegląd oferowanych towarów oraz stosowanych stawek pod kątem ich zgodności ze zmieniającą się często ustawą o VAT jest rozwiązaniem rekomendowanym. Pozwoli przede wszystkim na identyfikację i skorygowanie potencjalnych błędów. Ewentualne wątpliwości i przypadki bardziej skomplikowane można potwierdzić z organami podatkowymi w formie wiążącej informacji stawkowej bądź indywidualnej interpretacji podatkowej.