Obowiązkowy KSeF – wyzwania dla branży kosmetycznej

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i przygotowanie do obowiązkowej obsługi e-Faktur to obecnie jeden z priorytetowych tematów większości dużych i średnich firm w Polsce. Implementacja nowego sposobu fakturowania to wiele wyzwań natury procesowej, merytorycznej oraz technologicznej, z którymi stykają się zespoły projektowe. Wiele wątpliwości natury merytorycznej powtarza się w różnych firmach, niezależnie od specyfiki ich działalności. Są jednak problemy, które można wskazać jako typowe w danej branży. Przegląd tych wyzwań rozpoczynamy podsumowaniem doświadczeń projektowych w branży kosmetycznej.

Artykuł jest częścią cyklu tekstów
przedstawiających wyzwania firm z różnych
branż we wdrożeniu obowiązkowej obsługi
e-Faktur.

Zapraszamy do lektury:

• Obowiązkowy KSeF - wyzwania dla branży produkcyjnej
  
• Obowiązkowy KSeF - wyzwania dla branży telekomunikacyjnej
• Obowiązkowy KSeF - wyzwania dla branży farmaceutycznej
• Obowiązkowy KSeF - wyzwania dla transportu, spedycji i logistyki

Gorące tematy

Branża kosmetyczna, mimo swojej niebywałej atrakcyjności, stoi także w obliczu różnych problemów, jak chociażby restrykcyjne regulacje dotyczące składników, testowania oraz opakowań czy duża konkurencyjność i saturacja rynku. Nie bez znaczenia są również wyzwania natury technologicznej, czyli dostosowanie się do obsługi e-Faktur. Z jednej strony dotyczą one produkcji, z drugiej zaś – kanałów sprzedaży. W procesie przygotowań do wdrożenia e-Faktur firmy działające w tym obszarze szczególnie często mierzą się z takimi problemami, jak: 

• identyfikacja statusu nabywcy (tj. czy nabywa on produkty w relacji B2B czy B2C), 
• zmiany w zakresie faktur uproszczonych, 
• weryfikacja, czy nabywca ma stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT – w przypadku podmiotów zagranicznych, 
• strukturyzacja rozliczeń z sieciami handlowymi, 
• wątpliwości pojawiające się przy okazji produktów oferowanych po cenie promocyjnej, w zestawach oraz nieodpłatnie. 
  

Wymóg ujednolicenia sposobu wystawiania faktur

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które zakłada wystawianie i udostępnianie faktur VAT sprzedażowych oraz odbieranie faktur zakupowych w ściśle uregulowanej, ustrukturyzowanej formule. Jego wdrażanie zostało podzielone na kilka etapów. W pierwszej fazie, tj. od października do grudnia 2021 r., był to program pilotażowy. W tym czasie podatnicy mogli korzystać z systemu testowego. Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcom umożliwiono korzystanie z KSeF-u na zasadzie dobrowolności. Nadal jest to alternatywa dla tradycyjnych form wystawiania faktur VAT i dotychczas w branży kosmetycznej (analogicznie jak w wielu innych sektorach) niewiele firm zdecydowało się na zmianę sposobu fakturowania na e-Faktury ustrukturyzowane; te, które już zdążyły się przygotować, korzystają z tego systemu najczęściej w odniesieniu do wybranych transakcji, by przetestować to rozwiązanie. W połowie stycznia 2024 r. Ministerstwo Finansów (MF) w trakcie konferencji prasowej ogłosiło, że obowiązek korzystania z faktur elektronicznych zostanie odsunięty w czasie – nie będzie to 1 lipca 2024 r., ale najprawdopodobniej 1 stycznia 2025 r. (niemniej MF zaznaczyło, że data ta zostanie potwierdzona po zakończeniu audytu systemu, w kwietniu lub maju 2024 r). Oznacza to, że najprawdopodobniej od 1 stycznia 2025 r. elektroniczne fakturowanie wejdzie w decydującą fazę i stanie się obowiązkowe dla dużej grupy podatników VAT, którzy mają siedzibę bądź stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce.

Przed ostatnim ogłoszeniem o odroczeniu wejścia w życie obowiązkowego KSeF-u planowano, aby podmioty zwolnione z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) nie były zobowiązane do używania KSeF u do przygotowywania faktur B2B do 1 stycznia 2025 r. W tej chwili nie jest jednak jasne, czy podmioty zwolnione zostaną objęte obligatoryjnym stosowaniem KSeF-u z inną datą niż pozostali podatnicy. W przypadku utrzymania przesunięcia, tj. objęcia KSeF-em w pierwszej kolejności czynnych podatników VAT, a dopiero w późniejszym czasie podatników zwolnionych, brak obowiązku wystawiania faktur przez firmy zwolnione z VAT nie będzie oznaczał całkowitego braku obowiązku korzystania z KSeF-u. Już od momentu wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u dla podatników czynnych będą one musiały przyjmować faktury zakupowe wystawiane na ich rzecz przez inne podmioty przy użyciu KSeF-u bez konieczności wyrażania na to zgody.

Obecnie firmy działające na polskim rynku wystawiają faktury w różny sposób, w różnym formacie, zawierające różny zakres danych (w szczególności danych dodatkowych, które są istotne biznesowo, ale obowiązek ich zamieszczania na fakturze nie wynika z wymogów podatkowych). Najczęściej jest to efekt przyjętych w danej organizacji zasad oraz indywidualnych ustaleń z kontrahentami. Ponadto każdy podmiot korzysta z nieco innych narzędzi, stosuje różne formaty czy kanały komunikacji. 

Przejście na obowiązkowy KSeF będzie zatem wymagało przede wszystkim ujednolicenia sposobu wystawiania faktur, i to na kilku płaszczyznach. Konieczna będzie weryfikacja, czy dane, jakie były dotychczas stosowane w procesie fakturowania, są wystarczające – czy są wśród nich wszystkie te pozycje, które będą objęte obowiązkiem raportowania do KSeF-u. Niezbędne będzie również odpowiednie uporządkowanie tych danych, tak aby na ich podstawie możliwe było przygotowanie faktury ustrukturyzowanej. 

Trzeba podkreślić, że zgodnie z nowymi zasadami faktura będzie uznawana za wystawioną w momencie wysyłki do KSeF-u, a za otrzymaną – gdy system nada jej stosowny numer identyfikacyjny. Ponadto e-Faktura będzie podlegać bardzo restrykcyjnym wymogom zgodności z tzw. schemą. Faktura, która nie będzie z nią zgodna, zostanie odrzucona przez KSeF (podatnik otrzyma komunikat dotyczący zidentyfikowanego błędu). Nie oznacza to jednak, że fakturę zakupową otrzymaną za pośrednictwem KSeF-u można automatycznie uznać za prawidłową. Przed zaksięgowaniem faktury oraz dokonaniem płatności po stronie nabywcy niezbędne będzie wciąż zweryfikowanie m.in., czy faktura została wystawiona:

• prawidłowo pod kątem merytorycznym, czyli zgodnie z przepisami o VAT (np. czy zawiera wszystkie niezbędne elementy wynikające z przepisów), oraz czy daje prawo do odliczenia podatku VAT czy też zaliczenia w koszty uzyskania dochodu; oraz czy nie wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę (co w szczególności w pierwszych miesiącach korzystania z KSeF-u może być powszechniejsze – również z uwagi na rezygnację ustawodawcy z możliwości wystawiania not korygujących);
• zgodnie z wymogami co do statusu odbiorcy, czyli za pośrednictwem KSeF-u lub poza nim, z dodatkową wizualizacją, oraz czy otrzymane dokumenty nie kreują ryzyka tzw. pustej faktury;
• zasadnie, tj. czy dokumentuje faktyczną transakcję, a nie jest elementem oszustwa/ próbą wyłudzenia nienależnej płatności itd.