Okiem eksperta SAP AMS: typowe problemy, na które warto zwrócić uwagę

Application Management Services – jak wybrać? 

Serwis aplikacyjny SAP (SAP Application Management Services) to usługa, która poprzez zdalną pomoc wspiera użytkowników SAP w rozwiązywaniu problemów pojawiających się podczas bieżącej obsługi systemu. Zapewnia ciągłość pracy, a także rozwój systemu, co odpowiada na zmieniające się otoczenie biznesowe.

Często wykorzystywanym przez przedsiębiorstwa rozwiązaniem jest tzw. pierwsza linia wsparcia budowana w oparciu o własne struktury organizacyjne. Powyższa metoda nie sprawdzi się jednak w przypadku złożonych problemów, które wymagają określonej wiedzy i umiejętności, a także znajomości procesów cross-modułowych. Największym wyzwaniem wewnątrz przedsiębiorstwa jest przede wszystkim zagwarantowanie odpowiedniej liczby specjalistów, by umożliwić odpowiednie wsparcie wszystkich obszarów biznesowych korzystających z SAP.

Uwzględniając zmianowy system pracy, ale także częstotliwość występowania różnego rodzaju błędów, bardzo ważna jest także stała dostępność odpowiednich osób. Powyższe rozwiązanie pozwala na natychmiastową reakcję i daje gwarancję, że problem zostanie rozwiązany w czasie akceptowalnym przez linię biznesową.

Ogromnym wyzwaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa systemu w okresach wzmożonego natężenie prac w tym np. naliczanie listy prac czy zamknięcie miesiąca. 

Efektywny system SAP

Czy przedsiębiorstwa muszą mierzyć się z powyższymi wyzwaniami? Czy nie lepiej byłoby korzystać z pełnych możliwości systemu? Wybór zewnętrznych źródeł wsparcia może zdjąć z barków problemy związane z utrzymaniem zespołów wsparcia. Tym samym, zapewni  realizację prac serwisu aplikacyjnego zgodnie z indywidualnymi potrzebami tak, aby codzienna praca z SAP była jeszcze bardziej efektywna.

W dzisiejszych czasach, szczególnie, że wiele firm zmaga się z wyzwaniami spowodowanymi przez COVID-19, pojawiają się kwestie związane zarówno z dostępnością pracowników jak i budżetem. Specjaliści, którzy potrafią obsługiwać procesy biznesowe w SAP to jeden z warunków poprawnego działania systemu. Jednak nawet najbardziej doświadczeni użytkownicy mogą nie być w stanie dokonać zmian konfiguracyjnych czy drobnych zmian rozwojowych w systemie. Długotrwałe nieobecności, odejścia czy sezon urlopowy to zdarzenia, które nie mogą wpływać na efektywność i płynność wykonywania codziennych czynności. Nowi pracownicy nie są w stanie od razu zastąpić doświadczonych pracowników, którzy posiadali wiedzę na temat sytemu, a brak wystarczających kompetencji wśród nowej kadry utrudnia wykonanie nawet najprostszych zadań takich jak logowanie do systemu, wydruk faktury, rozliczenie środka trwałego czy naliczenie urlopu macierzyńskiego.

Bez względu na chwilowe braki w dostępności zasobów, przedsiębiorstwa muszą funkcjonować dalej, a transfer wiedzy w jak najkrótszym czasie jest szczególnie istotny w przypadku nowo zatrudnionych pracowników. Pamięć ludzka bywa zawodna, dlatego dobrze jest mieć w pogotowiu eksperta, który pomoże w odnalezieniu poszukiwanej opcji czy wykonaniu określonej czynności w systemie. Dzięki zewnętrznemu wsparciu kwalifikacje pracowników mogą być podnoszone podczas warsztatów tematycznych i szkoleń.

Zmiany prawne często wiążą się z koniecznością aktualizacji systemu, która musi uwzględniać specyfikę złożonej konfiguracji rozwiązania. Bardzo często ingerują w zaimplementowane procesy biznesowe na tyle, że konieczne są modyfikacje konfiguracyjne, nierzadko przybierające rozmiar projektu wdrożeniowego. Niedokończone aktualizacje czy błędna konfiguracja przyczyniają się do trudnej sytuacji, gdzie niektóre czynności nie mogą zostać wykonane lub trwają zbyt długo. Mniejsze i większe zmiany biznesowe tj. wprowadzenie nowego produktu na rynek, zmiana wymagań kontrahentów, rozpoczęcie współpracy z nowym bankiem czy uruchomienie dodatkowych magazynów musi zostać odpowiednio zaimplementowane w systemie. Jednak zaledwie niewielka liczba tych zmian może zostać wykonana w systemie przez użytkowników kluczowych (key users). Zdecydowana większość będzie wymagała poważniejszej konfiguracji, a nawet prac rozwojowych, które przekroczą kompetencje pracowników. Niejednokrotnie korzystniejsze i szybsze będzie zlecenie wykonania poszczególnych czynności na zewnątrz. 

Serwis aplikacyjny SAP 

Stan infrastruktury IT, stabilność systemu, strategia wdrażania zmian biznesowych, polityka kadrowa - to czynniki, które mają wpływ na utrzymanie i rozwój systemów SAP. Zewnętrzny serwis aplikacyjny stanowi dedykowany pakiet indywidualnie dobranych usług odzwierciedlających różne potrzeby w zakresie działalności organizacji.

Wszystkie przedsiębiorstwa dążą do wypełnienia niezaadresowanych braków, które mogą generować ryzyka. Jednocześnie oczekują elastyczności w dostawie usług.