Meldeverfahren zur Sozialversicherung

Bestimmung der Betriebsnummer in Zeiten mobiler Arbeit

Im Kontext der Sozialversicherung spielt die Betriebsnummer eine entscheidende Rolle. Gemäß § 28a Viertes Sozialgesetzbuch (SGB IV) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge für Mitarbeitende zu leisten. Zu den erforderlichen Angaben gehört auch die Betriebsnummer. Jeder Arbeitnehmer muss über seine Beschäftigungseinheit gemeldet werden. Fehlerhafte Meldeverfahren können im Extremfall mit einer Geldstrafe von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Vergabe der Betriebsnummer

Die Vergabe von Betriebsnummern erfolgt nach bestimmten Regeln. Hat ein Arbeitgeber in verschiedenen Gemeinden Niederlassungen, handelt es sich bei jeder von ihnen um eine separate Beschäftigungseinheit. Für Niederlassungen des gleichen Arbeitgebers in verschiedenen Gemeinden ist demnach mindestens eine Betriebsnummer pro Gemeinde erforderlich. Es ist entscheidend, dass jeder Arbeitnehmer unter der Betriebsnummer des Betriebs gemeldet wird, in dem er während des Berichtszeitraums beschäftigt war, um ein akkurates Bild des Arbeitsmarktes abzubilden. Maßgeblich ist grundsätzlich der Betriebsteil, dem der Arbeitnehmer zugeordnet ist, also die Niederlassung, in der sich der Arbeitsplatz befindet.

Betriebsnummer für Beschäftigte im Homeoffice

Beschäftigte, die aufgrund individueller vertraglicher Regelung mit ihrem Arbeitgeber gelegentlich oder vollumfänglich Telearbeit (etwa in einem Homeoffice) ausüben, sind unter der Betriebsnummer desjenigen Beschäftigungsbetriebs ihres Arbeitgebers zu melden, dem sie zugeordnet sind und von dem sie Weisungen erhalten (orientiert an § 9 Abs. 5 Satz 1 SGB IV).

Bei der Telearbeit lassen sich grundsätzlich drei Formen unterscheiden: 

• Bei der Teleheimarbeit verrichten die Beschäftigten ihre Tätigkeiten gesamtheitlich „aus dem Homeoffice“. Sie arbeiten also ausschließlich von zu Hause aus.
• Bei der alternierenden Telearbeit, der verbreitetsten Form der Telearbeit, steht den Beschäftigten sowohl ein Arbeitsplatz im Unternehmen als auch ein Homeoffice zur Verfügung. Sie können je nach Bedarf zwischen dem Büro am Betriebsort und dem Homeoffice wechseln.
• Bei der mobilen Telearbeit bewegt sich der Arbeitsplatz quasi mit dem Arbeitnehmer. So können die Beschäftigten auch unterwegs die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens nutzen. Diese Variante ist häufig im Vertrieb oder in anderen Branchen mit hohem Reiseaufkommen anzutreffen. 

Ausnahme Beitragsnachweis: Eine Betriebsnummer reicht

Das Verfahren für den Beitragsnachweis ist anders: Bei der monatlichen Beitragsmeldung ist es möglich, alle Beschäftigten unter der Betriebsnummer des Hauptsitzes des Arbeitgebers zusammenzufassen. Der Arbeitgeber wählt in der Regel eine „Hauptbetriebsnummer“, mit der er sich als Beitragszahler bei den Einzugsstellen im Beitragsnachweisverfahren identifiziert. Diese Betriebsnummer ist im Datensatz des Beitragsnachweises festgelegt. Im Beitragsnachweisverfahren ist es nicht relevant, in welcher Gemeinde die Mitarbeitenden tatsächlich beschäftigt sind.

Rechtskreisanwendung

Soweit Beschäftigte im Homeoffice ihre Adresse in den neuen Bundesländern Deutschlands haben, müssen sie unter bestimmten Umständen unter dem Rechtskreis Ost gemeldet werden. Diese Beurteilung hat unabhängig von der zugehörigen Betriebsnummer zu erfolgen.