Datenschutzerklärung – SAP SuccessFactors Recruiting

Stand: 20.11.2025

1.    Einführung

Diese Datenschutzerklärung soll die Praktiken beschreiben, die EY in Bezug auf SAP SuccessFactors Recruiting („Tool”) und die Privatsphäre aller Personen, deren personenbezogene Daten im Tool verarbeitet und gespeichert werden, befolgt. Diese Datenschutzerklärung ist zusammen mit der ey.com-Datenschutzerklärung zu lesen. Im Falle eines Konflikts mit der ey.com-Datenschutzerklärung haben die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung Vorrang. Bitte lese diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch.   

2.    Wer verwaltet das Tool?

„EY“ bezieht sich auf eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von Ernst & Young Global Limited („EYG“), von denen jede Mitgliedsgesellschaft eine separate juristische Person darstellt und die Zwecke und Mittel für die Datenverarbeitung für sich bestimmt (d. h. als Datenverantwortlicher fungiert). Die EY-Mitgliedsgesellschaft, bei der Du Dich bewirbst oder Interesse an einer Stelle bekundet hast, ist der Datenverantwortliche und nutzt das Tool (SuccessFactors) für das Bewerbungsverfahren. Das Tool SuccessFactors des Anbieters SAP, wird von der EY Global Services Limited betrieben und von allen EY-Mitgliedsgesellschaften eingesetzt. Das Tool wird auf externen Servern in St. Leon-Rot (Deutschland) und Amsterdam (Niederlande) gehostet. 

3.    Wozu benötigen wir Deine personenbezogenen Daten?

Das Tool unterstützt das Rekrutierungsverfahren von EY, einschließlich Suche, Rekrutierung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeitenden. 

Deine im Tool verarbeiteten personenbezogenen Daten werden in diesem Zusammenhang verwendet, um Mitarbeitende für EY-Stellenangebote zu suchen, bewerten, auszuwählen und einzustellen.   

Die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Tools erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist.

Darüber hinaus kann im Rahmen des Bewerbungsprozesses eine Überprüfung der eingereichten Lebensläufe sowie öffentlich zugänglicher beruflicher Profile (z. B. auf beruflichen Netzwerken) erfolgen, um grundlegende Angaben wie Name, Standort und Berufserfahrung abzugleichen. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einem ordnungsgemäßen und transparenten Auswahlverfahren.

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich auf Deine besondere Situation beziehen, jederzeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, die Dich auf Grundlage der oben genannten berechtigten Interessen betreffen. 

4.   Welche Art von personenbezogenen Daten wird im Tool verarbeitet?

Das Tool verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Stammdaten (Vorname, Nachname, persönliche Kontaktinformationen).
• Profildaten und Qualifikationen (Lebenslauf, Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen, gesprochene Sprachen, geografische Präferenzen).
• Bewerbungs- und Verfahrensdaten (Informationen aus dem Bewerbungsprozess wie Interviewnotizen, Bewertungs- und Assessment-Ergebnisse, Angebots- und Vergütungsdetails).

Die Daten stammen:

• von EY-Partner:innen, Mitarbeitenden oder Auftragnehmer:innen (z.B. bei Empfehlungen).
• bei internen Bewerbungen aus anderen EY-Systemen (z.B. SuccessFactors/Employee Central, Yello).
• von den Bewerbenden selbst.
• von Dritten im Rahmen des Bewerbungsprozesses, z.B. Empfehlungsgeber:innen, Personalvermittlern oder Dienstleistern für Hintergrundprüfungen und Assessments (z. B. CappFinity, Saville, Pymetrics, HireVue, RAI).

5.   Wer kann auf Deine personenbezogenen Daten zugreifen?

Die personenbezogenen Daten können, sofern Du Dich auf eine globale Position bewirbst, auch von anderen EY-Mitgliedsgesellschaften eingesehen werden. Nachfolgend erhältst Du eine Übersicht über die potenziellen Datenempfänger. 

Auf Deine personenbezogenen Daten im Tool können folgende Personen/Teams zugreifen: 

Die oben beschriebenen Zugriffsrechte umfassen die Übertragung von personenbezogenen Daten in verschiedenen Rechtsordnungen (einschließlich Rechtsordnungen außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist (EY-Bürostandorte sind unter https://www.ey.com/en_gl/locations aufgeführt). Auf eine Übersicht der EY-Netzwerkeinheiten, die Dienste für externe Kunden bereit-stellen, kann hier zugegriffen werden (Siehe Abschnitt 1 (Über EY) – „Eine Liste der EY-Mitglieds-unternehmen und verbundenen Unternehmen anzeigen“). EY verarbeitet Deine personenbezogenen Daten im Tool gemäß den geltenden Gesetzen und Berufsbestimmungen in Deiner Gerichtsbarkeit. Die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des EY-Netzwerks unterliegt den verbindlichen Unternehmensregeln  von EY. 

Wir geben die von uns erhobenen personenbezogenen Daten an externe Dienstleister:innen (einschließlich ihrer Tochter- und verbundenen Unternehmen) weiter, die uns bei internen Supportprozessen unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel Dienstleister:innen, die unsere IT-Infrastruktur bereitstellen, betreiben oder unterstützen (z. B. Identitätsmanagement, Hosting, Datenanalyse, Datensicherung, Sicherheits- und Cloud-Speicherdienste) sowie Dienstleister:innen für die Aufbewahrung und sichere Vernichtung von Unterlagen in Papierform. Wir beauftragen ausschließlich Dienstleister:innen, die vertraglich verpflichtet sind, ein angemessenes Niveau an Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten und die die geltenden gesetzlichen Anforderungen für die Übermittlung personenbezogener Daten in andere Länder erfüllen.

In dem Maße, in dem personenbezogene Daten so anonymisiert wurden, dass Du oder Dein Gerät nicht mehr identifizierbar bist, werden solche Informationen als nicht personenbezogene Daten behandelt und die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung gelten nicht. 

Für Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erhoben werden oder sich auf Personen im EWR beziehen, benötigt EY einen geeigneten Übertragungsmechanismus, der zur Einhaltung des geltenden Rechts erforderlich ist. Die Übermittlung personenbezogener Daten vom Tool an SAP Success Factors, Recruiter:innen und Agenturen außerhalb der EU, unterliegt einer Vereinbarung, die von der Europäischen Kommission verabschiedete Standard-Datenschutzklauseln enthält. 

6.    Datenspeicherung

Unsere Richtlinie sieht vor, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Die Speicherfristen variieren in verschiedenen Gerichtsbarkeiten und werden gemäß den lokalen behördlichen und Anforderungen an die professionelle Datenspeicherung festgelegt. Die konkreten Speicherfristen können je nach Land unterschiedlich sein und richten sich nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben und berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. In bestimmten Fällen – etwa um rechtliche und berufliche Anforderungen zu erfüllen, unsere gesetzlichen Ansprüche geltend zu machen, zu verteidigen oder um Archivierungs- und Nachverfolgungszwecke zu erfüllen – ist es notwendig, personenbezogene Daten über einen längeren Zeitraum aufzubewahren.

Die Richtlinien und/oder Verfahren für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten über das Tool lauten wie folgt:

• Wenn Du ein externer Kandidat:in/Bewerbende:r oder auf sonstige Weise kein:e EY-Benutzer:in des Tools bist: werden deine Daten in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsbestimmungen Deines Landes (in Deutschland 6 Monate) nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Die Speicherfrist wird aufgrund der letzten Aktivität ausgelöst. Eine Aktivität im Tool ist bspw. Dein Einloggen in das Tool, die Änderung und das Updaten von Deinen Daten oder das Abschließen des Bewerbungsprozesses mit dir.
• Wenn Du ein EY-Benutzer des Tools bist: in Übereinstimmung mit der globalen EY-Richtlinie zur Datenaufbewahrung (EY Records Retention Global Policy) und den entsprechenden länderspezifischen Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfrist wird basierend auf dem letzten Aktivitätsdatum ausgelöst. 

Nach Ablauf der Speicherfrist werden Deine personenbezogenen Daten gelöscht.  

7.    Sicherheit

EY schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit von Informationen, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erhält. Der Zugriff auf solche Informationen ist begrenzt, und es gibt Richtlinien und Verfahren, die die Informationen vor Verlust, Missbrauch und unangemessener Offenlegung schützen sollen. Weitere Informationen zu unserem Ansatz zum Datenschutz und zur Informationssicherheit findest Du in unserer Broschüre Schutz Ihrer Daten. 

8.    Kontrolle Deiner personenbezogenen Daten

EY wird Deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (außer an externe Parteien gemäß Abschnitt 5), es sei denn, wir haben Deine Erlaubnis oder sind gesetzlich dazu verpflichtet.   

Du bist gesetzlich dazu befugt, Informationen zu den von EY über Dich gespeicherten personenbezogenen Daten anzufordern.  

Um zu bestätigen, ob Deine personenbezogenen Daten im Tool verarbeitet werden, um auf Deine personenbezogenen Daten im Tool zuzugreifen oder (falls zutreffend) Deine Einwilligung zu widerrufen, wende Dich an Deine:n üblichen EY-Ansprechpartner:in oder sende Deine Anfrage per E-Mail an datenschutz@de.ey.com. 

9.    Richtigkeit, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit von Daten

Du kannst der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten widersprechen oder deren Berichtigung, Löschung, eine Einschränkung der Verarbeitung oder eine einfach zugängliche Kopie Deiner personenbezogenen Daten auf einem Datenträger anfordern, indem Du Kontakt mit Deinem/Deiner regulären EY-Ansprechpartner:in aufnimmst oder Dich per E-Mail an datenschutz@de.ey.com wendest. 

10.    Beschwerden

Bist Du der Ansicht, dass ein mutmaßlicher Verstoß gegen das Datenschutzgesetz oder gegen eine andere Regelung vorliegt, kannst Du Dich an den/die Datenschutzbeauftragte:n von EY (Flughafenstraße 61 
70629 Stuttgart) wenden oder eine E-Mail an datenschutz@de.ey.com oder an Deinem Ansprechpartner:in bei EY wenden. Unser Datenschutzteam wird Deine Beschwerde prüfen und Informationen dazu bereitstellen, wie diese bearbeitet und gelöst werden sollte. Wenn Du mit der angebotenen Lösung Deiner Beschwerde durch EY nicht zufrieden bist, kannst Du eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde. Wende Dich hierzu an die Datenschutzbehörde, die für Deinen Wohnort zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde in Baden-Württemberg. Du kannst die Angelegenheit auch an ein zuständiges Gericht verweisen.   

Bestimmte EY-Mitgliedsunternehmen in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) haben eine:n Vertreter:in in der EU ernannt, der in ihrem Namen handelt, wenn und wann sie Datenverarbeitungsaktivitäten durchführen, für die die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt. Weitere Informationen und die Kontaktdaten dieser Vertreter:innen sind hier verfügbar.  

11.    Kontaktiere uns

Solltest Du weitere Fragen oder Anliegen haben, wende Dich bitte an Deine:n EY-Ansprechpartner:in oder sende eine E-Mail an datenschutz@de.ey.com.

Privacy Policy - SAP SuccessFactors Recruiting (Germany, English) 

Last update: 20.11.2025 

1.     Introduction

This Privacy Statement is intended to describe the practices that EY follows with respect to SAP SuccessFactors Recruiting ("Tool") and the privacy of all individuals whose personal data is processed and stored in the Tool. This Privacy Policy should be read in conjunction with the ey.com Privacy Statement. In the case of any conflict with the ey.com Privacy Statement, the provisions of this Privacy Notice shall prevail. Please, read this Privacy Policy carefully. 

2.     Who manages the tool?

“EY” refers to one or more member firms of Ernst & Young Global Limited (“EYG”), each of which is a separate legal entity and determines the purposes and means of data processing for itself (i.e., acts as a data controller). The EY member firm to which you have applied or expressed interest in a position is the data controller and uses the tool (SuccessFactors) for the application process. The SuccessFactors tool, provided by SAP, is operated by EY Global Services Limited and used by all EY member firms. The tool is hosted on external servers in St. Leon-Rot (Germany) and Amsterdam (Netherlands).

3.     What do we need your personal data for?  

The tool supports EY's recruitment process, including searching for, recruiting, selecting and hiring new employees.

Your personal data processed in the tool is used in this context to search for, evaluate, select and hire employees for EY job vacancies.

The processing of your personal data within the scope of the tool is based on Art. 6 (1) lit. b GDPR, insofar as it is necessary for the implementation of pre-contractual measures in connection with the application process.

In addition, as part of the application process, CVs submitted and publicly accessible professional profiles (e.g. on professional networks) may be reviewed in order to verify basic information such as name, location and professional experience. This processing is based on our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR in a proper and transparent selection process.

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you on the basis of the legitimate interests mentioned above.

4.      What type of personal data is processed in the tool? 

The tool processes the following categories of personal data:

• Master data (first name, last name, personal contact information).
• Profile data and qualifications (CV, education, professional experience, qualifications, languages spoken, geographical preferences).
• Application and process data (information from the application process such as interview notes, evaluation and assessment results, offer and compensation details).

The data comes from:

• EY partners, employees or contractors (e.g. in the case of recommendations).
• Internal applications from other EY systems (e.g. SuccessFactors/Employee Central, Yello).
• The applicants themselves.
• from third parties as part of the application process, e.g. referees, recruiters or service providers for background checks and assessments (e.g. CappFinity, Saville, Pymetrics, HireVue, RAI).

5.     Who can access your personal data?

If you apply for a global position, your personal data may also be accessed by other EY member firms. Below you will find dependent on your region an overview of the potential data recipients. 

Your personal data in the tool can be accessed by the following persons/teams:

The access rights described above cover the transfer of personal data in various jurisdictions (including jurisdictions outside the European Union) in which EY operates (EY office locations are listed at https://www.ey.com/en_gl/locations). An overview of EY network entities that provide services to external clients can be accessed here (See Section 1 (About EY) - "Viewing a List of EY Member Firms and Affiliates"). EY processes your personal data in the Tool in accordance with applicable laws and professional regulations in your jurisdiction. The transfer of personal data within the EY network is subject to EY's binding corporate rules. 

We share the personal data we collect with external service providers (including their subsidiaries and affiliates) who assist us with internal support processes. These include, for example, service providers who provide, operate or support our IT infrastructure (e.g. identity management, hosting, data analysis, data backup, security and cloud storage services) and service providers for the storage and secure destruction of paper documents. We only engage service providers who are contractually obliged to ensure an adequate level of data protection, security and confidentiality and who comply with the applicable legal requirements for the transfer of personal data to other countries.

To the extent that personal data has been anonymised so that you or your device are no longer identifiable, such information is treated as non-personal data and the provisions of this privacy policy do not apply.

For data collected in the European Economic Area (EEA) or relating to individuals in the EEA, EY requires an appropriate transfer mechanism necessary to comply with applicable law. The transfer of personal data from the tool to SAP Success Factors, recruiters and agencies outside the EU is subject to an agreement that includes standard data protection clauses adopted by the European Commission.

6.     Data Retention

Our policy is to retain personal data only for as long as necessary for the purposes described above. Retention periods vary in different jurisdictions and are determined in accordance with local regulatory and professional data retention requirements. Specific retention periods may vary from country to country and are based on applicable legal requirements and professional retention obligations. In certain cases – for example, to comply with legal and professional requirements, to assert or defend our legal claims, or for archiving and tracking purposes – it is necessary to retain personal data for a longer period of time.

The guidelines and/or procedures for retaining personal data via the tool are as follows:

• If you are an external candidate/applicant or are not an EY user of the tool in any other way: your data will be stored in accordance with the retention regulations of your country (in Germany 6 months) after completion of the application process. The retention period is triggered by your last activity. Activity in the tool includes, for example, logging into the tool, changing and updating your data, or completing the application process with you.
• If you are an EY user of the tool: in accordance with the EY Records Retention Global Policy and the corresponding country-specific retention periods. The retention period is triggered based on the last activity date.

Your personal data will be deleted after the retention period has expired. 

7.     Security

EY protects the confidentiality and security of information it receives in the course of its business. Access to such information is limited and policies and procedures are in place to protect the information from loss, misuse and inappropriate disclosure. For more information about our approach to privacy and information security, please see our Protecting Your Data brochure. 

8.      Control of your personal data

EY will not disclose your personal data to third parties (except to external parties as described in Section 5) unless we have your permission or are required by law to do so.   

You are legally entitled to request information about the personal data EY holds about you.  

To confirm whether your personal data is being processed in the Tool, to access your personal data in the Tool, or (if applicable) to withdraw your consent, please contact your usual EY contact or send your request by email to datenschutz@de.ey.com. 

9.      Accuracy, rectification, erasure or restriction of processing and data portability

You may object to the processing of your personal data or request its rectification, erasure, restriction of processing or an easily accessible copy of your personal data on a data carrier by contacting your regular EY contact or by emailing datenschutz@de.ey.com. 

10. Complaints  

If you believe that there has been an alleged violation of the Data Protection Act or any other regulation, you may contact the EY Data Protection Officer (Flughafenstraße 61, 70629 Stuttgart Germany) or send an email to datenschutz@de.ey.com or to your regular EY contact person. Our privacy team will review your complaint and provide information on how it should be handled and resolved. If you are not satisfied with the resolution offered to your complaint by EY, you may file a complaint with the relevant data protection authority. To do so, contact the data protection authority responsible for your place of residence or the data protection authority responsible for us in Baden Württemberg. You can also refer the matter to a competent court.   

Certain EY member firms in countries outside the European Union (EU) have appointed representative the EU to act on their behalf if and when they carry out data processing activities to which the EU General Data Protection Regulation (GDPR) applies. More information and contact details for these representatives are available here. 

11. Contact us 

If you have any further questions or concerns, please contact your EY representative or send an email to datenschutz@de.ey.com.