Warum Unternehmen ihre Steuerrisiken besonders gut kennen sollten

Sobald der Plan steht, folgt die Detailarbeit. Schon um die Technologie sinnvoll einsetzen zu können, ist es ratsam, die Prozesse in allen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Verkauf, Produktion bis zur Erstellung der Jahresabschlüsse systematisch zu analysieren und zu dokumentieren. Für den Einkauf würde das etwa bedeuten, dass man festlegt, wie Waren bestellt werden oder welche Angaben auf einer eingehenden Rechnung enthalten sein müssen. Auf dieser Basis lassen sich die Risiken des Prozesses definieren. Im Falle des Einkaufs könnten beispielsweise aufgrund rechtlicher Vorgaben bestimmte Güter unzulässig oder nur in limitierten Mengen verfügbar sein. Beim grenzüberschreitenden Lizenzhandel ergibt sich möglicherweise die Verpflichtung, Quellensteuer einzubehalten. Bei sich ändernden rechtlichen Bedingungen müssen die Risiken fortlaufend angepasst werden. Das setzt eine aktive Überwachung sämtlicher Steueränderungen in den Produktions-, Einkaufs- und Vertriebsmärkten voraus.

Bei dieser fortlaufenden Überwachung und Bewertung von Steuerrisiken hat die Excel-Tabelle ausgedient. Weltweit zugängliche Plattformen ermöglichen es, jeden Kontakt mit der Steuerbehörde zu protokollieren: Anfragen und Datenanforderungen, Prüfungen und der Status von Rechtsstreitigkeiten lassen sich so in Echtzeit nachverfolgen. In Steuerdokumentationen werden Hintergrunddokumente, Stellungnahmen, Notizen, Gesprächsprotokolle und E-Mails gesammelt, die Steuerprüfer verlangen könnten. Die Systeme können standardisierte Antworten auf Routineanfragen enthalten. So sorgt die Technologie dafür, dass die Steuerabteilung effizient und effektiv arbeiten kann.