EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoPeople
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Czy skonfigurowanie systemu płacowego lub przekazanie obowiązków rozliczeniowych w zakresie płac firmie zewnętrznej eliminują ryzyka odpowiedzialności zarządu za nieprawidłowości w tym obszarze? Odpowiedź w artykule, którego tematem są systemy płacowe.
Wiele modeli, ale żaden wystarczający
Przedsiębiorstwa przyjmują różne modele organizacji procesów dotyczących naliczania wynagrodzeń i rozliczeń płacowych. Część z nich prowadzi własny dział rozliczeń i implementuje systemy płacowe, inne zlecają realizację działań wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym (także zagranicznym), a jeszcze inne łączą oba te systemy. Jednak każdy z tych modeli systemów płacowych może się okazać niewystarczający, by zabezpieczyć zarząd. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele.
Złożoność systemu podatkowego, częste zmiany prawa w tym obszarze oraz mnogość aktów prawnych – krajowych i unijnych – mogą utrudniać prawidłowe stosowanie przepisów. Nieustannie zmieniają się również otoczenie gospodarcze i wyzwania stojące przed organizacją. Wszystko to sprawia, że zarówno wewnętrzne systemy płacowe, jak i usługi świadczone przez podmioty zewnętrzne narażone są na ryzyko popełnienia błędu.
Potwierdzają to także wyniki badania EY Tax compliance a priorytety CFO (edycja II, wrzesień 2023 r.). Według 94% ankietowanych dyrektorów finansowych ryzyko podatkowe wzrasta ze względu na stopień skomplikowania przepisów, niepewność co do ich prawidłowej interpretacji i problemy z wypełnianiem obowiązków w ramach sprawozdawczości podatkowej. Większość dyrektorów finansowych wskazało również, że obszar podatków i otoczenie rynkowe to główne źródła ryzyka dla działalności ich przedsiębiorstw.
Bezpośrednio na maila
Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY
Na podstawie przeprowadzonych przez nas przeglądów płacowych coraz częściej obserwujemy spadek jakości usług w zakresie naliczania i rozliczania płac realizowanych przez firmy zewnętrzne. Niepokojącą praktyką jest brak cyklicznej aktualizacji i przeglądów systemów płacowych w tych firmach, które zdecydowały się na prowadzenie rozliczeń wynagrodzeń we własnym zakresie. Popełnione przez to błędy dotyczą najczęściej obliczania zaliczek na podatek dochodowy i składek ZUS czy kwalifikowania różnych składników wynagrodzenia do podstawy zasiłku chorobowego.
Najczęstsze obszary wykrywanych nieprawidłowości według analiz EY Polska:
- rozliczanie wypłat z programów motywacyjnych/ instrumentów finansowych;
- niewłaściwe naliczanie 50-proc. kosztów uzyskania przychodów;
- opóźnienia w transferze zaliczek na PIT do urzędów skarbowych;
- niewłaściwe kalkulowanie podstaw zasiłkowych;
- wstrzymanie poboru zaliczek dla osoby delegowanej tam, gdzie to nieuprawnione (szczególnie istotne z uwagi na zmieniające się metody unikania podwójnego opodatkowania – konwencja MLI);
- niewłaściwe rozliczenie wydatków firmowych, wydatków na podróże i kosztów finansowanych z pomocą firmowej karty kredytowej;
- rozliczanie premii za polecenia pracownicze.
Brak jednej zaliczki PIT to już odpowiedzialność karna członków zarządu
Niezależnie od tego, jaki model organizacji funkcji w zakresie rozliczeń płacowych przyjęła firma, członkowie jej zarządu ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń podatkowych. Co więcej, nie zwalnia ich z niej okoliczność, że obsługa rozliczeń płac realizowana jest przez podmiot zewnętrzny.
Ważne! Nieodprowadzenie do urzędu chociażby jednej zaliczki na PIT od wynagrodzenia pracowników albo jej spóźniona płatność niosą za sobą ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.
Odpowiedzialność za nieprawidłowości w rozliczaniu płac staje się tematem coraz bardziej aktualnym także ze względu na rosnącą liczbę celowanych kontroli oraz podejmowanych przez urzędy skarbowe czynności sprawdzających, np. weryfikacji w zakresie opóźnień w zapłacie zaliczek na PIT czy nieprawidłowości w stosowaniu 50-proc. KUP wobec pracowników-twórców. Błędy w obszarze rozliczeń płacowych mogą zostać wykryte także w ramach kontroli podatku CIT.
Zgodnie z Ordynacją podatkową członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za zaległości podatkowe, które powstały w czasie pełnienia przez nich obowiązków oraz te z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w tym czasie. Odpowiedzialność może ponieść również były członek zarządu. Ma ona charakter solidarny, subsydiarny, osobisty i nieograniczony. W praktyce oznacza to, że w przypadku, gdy egzekucja zaległości podatkowych z majątku spółki kapitałowej okazała się bezskuteczna, subsydiarną odpowiedzialność za te zaległości ponoszą solidarnie członkowie zarządu tej spółki.
Bardzo często członkowie zarządu nie są odpowiednio wcześnie informowani o występujących nieprawidłowościach w obszarze rozliczeń płacowych. Dowiadują się o nich zazwyczaj post factum, często w momencie kontroli z urzędu skarbowego lub w wyniku kontaktu ze strony komórki karnej US, co znacznie ogranicza możliwość zarządzania ryzykiem odpowiedzialności. Kary oraz grzywny za przewinienia w tym obszarze są wysokie i – co istotne – w tym przypadku nie jest brana pod uwagę uporczywość działania. W praktyce oznacza to, że nieodprowadzenie do urzędu chociażby jednej zaliczki na PIT od wynagrodzenia pracownika niesie za sobą ryzyko zastosowania przepisów Kodeksu karnego skarbowego wobec członka zarządu. Z odpowiedzialności nie zwalnia okoliczność, że rozliczenie płac prowadzi podmiot zewnętrzny.
Warto podkreślić, że wszczęcie kontroli/ postępowań podatkowych mających na celu ustalenie zaległości w kwocie rzędu nawet kilku milionów złotych może mieć także wpływ na reputację firmy i wycenę wartości przedsiębiorstwa. W przypadku prawomocnego skazania członka zarządu wzrasta ryzyko biznesowe dla spółki, choćby w wyniku zakazu uczestnictwa w przetargach organizowanych w ramach zamówień publicznych.
Okiem eksperta EY
Obszar płacowy jest strategiczny dla spółki i jej zarządu, dlatego powinien być prawidłowo zabezpieczony na wypadek ewentualnych nieprawidłowości, niezależnie od tego, czy jest prowadzony wewnątrz organizacji czy przez podmiot zewnętrzny. Duża rotacja ekspertów z zakresu płac, nowe technologie, często zmieniane przepisy i zmienność interpretacji, brak prawidłowo wdrożonych procesów kontroli jakości – w tych zjawiskach upatruję powodów ogólnego spadku poziomu prawidłowości prowadzenia naliczeń płacowych w wielu firmach.
Prawidłowe zarządzanie procesami płacowymi może się także przyczynić do znaczącej poprawy efektywności finansowej firmy. Aby osiągnąć te cele, niezbędne jest przeprowadzanie cyklicznych przeglądów całego procesu rozliczeń płacowych pod kątem poprawności jego działania, obszarów ryzyka i poziomu efektywności w obszarze PIT i ZUS. Jak najwcześniejsze zidentyfikowanie potencjalnych uchybień i zainicjowanie wdrożenia strategii naprawczych pozwolą ograniczyć ryzyko dla biznesu i jego zarządu. Z uwagi jednak na specyfikę rozliczeń PIT i ZUS warto skorzystać ze wsparcia zewnętrznego.
W EY łączymy w tym zakresie interdyscyplinarne doświadczenia zespołów People Advisory Services, Accounting, Compliance and Reporting (Payroll) oraz Postępowań Podatkowych i Sądowych w zakresie realizacji i audytowania procesów obsługi płac, a także prowadzenia postępowań podatkowych.
Bezpośrednio na maila
Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY
Podsumowanie
Członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń płacowych, niezależnie od tego, czy płace są obsługiwane wewnętrznie czy przez zewnętrzne firmy. Odpowiedzialność ta jest solidarna, subsydiarna, osobista i nieograniczona. Nawet jedna nieodprowadzona zaliczka na PIT może skutkować zastosowaniem przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Warto więc zadbać o prawidłowe zarządzanie procesami płacowymi, w czym pomogą cykliczne przeglądy i wdrażanie strategii naprawczych.
Jak EY może pomóc
-
Nasz zespół to grupa ekspertów o szerokich kompetencjach w zakresie strategicznego doradztwa podatkowego, sprawozdawczości podatkowej oraz technologii podatkowych. Niezależnie, od tego, czy Twoja organizacja funkcjonuje już na polskim rynku czy też planuje inwestycję, pomożemy zidentyfikować kluczowe czynniki dla efektywności oraz bezpieczeństwa rozliczeń; zapewnimy zgodność raportowania z polskimi wymogami w ramach konkurencyjnego, indywidualnie skalkulowanego budżetu.
Przeczytaj więcej -
Zespół Doradztwa w postepowaniach podatkowych i sądowych zapewnia pełne wsparcie dla firm w procesie kontroli i postępowań prowadzonych przez organy podatkowe, minimalizując ryzyko odpowiedzialności za błędy podatkowe i dbając o skuteczną reprezentację. Tworzymy strategie podatkowe, które ograniczają ryzyko kontroli oraz zapewniają bezpieczeństwo firmy w trakcje kontroli. Pomagamy w odzyskiwaniu nadpłat podatkowych, identyfikując potencjalne nadpłaty i prowadząc efektywne postępowanie nadpłatowe.
Przeczytaj więcej -
Nasz zespół People Advisory Services pomoże Ci w zakresie finansowych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi. Dowiedz się więcej
Przeczytaj więcej
Polecane artykuły
Personal and corporate liability for tax matters – report Tax Controversy EY 2024
Na jakie aspekty odpowiedzialności karnoskarbowej w biznesie warto zwrócić uwagę? Co warto wiedzieć o odpowiedzialności za sprawy podatkowe? Jak efektywnie zarządzać ryzykiem w tym obszarze? Na pytania odpowiadamy w artykule i zapraszamy do pobrania raportu.
Raport EY. Nowoczesna funkcja podatkowo-księgowa: 3 lata na nową wartość dodaną
Raport EY "Nowoczesna funkcja podatkowo-księgowa: 3 lata na nową wartość dodaną" powstał na podstawie wniosków płynących z drugiej edycji badania Tax compliance a priorytety CFO w Polsce. Odpowiadamy w nim m.in. na pytania: Jak agenda biznesowa wpływa na CFO? Jakie są trendy lokalne i globalne wspierające biznes? Jak CFO oceniają rozwiązania związane z wdrożeniem nowoczesnych rozwiązań technologicznych? Dlaczego co-sourcing staję się coraz popularniejszym rozwiązaniem?
Konsultacje dotyczące JPK CIT – nowe struktury w raportowaniu podatkowym
Wprowadzenie zaktualizowanego systemu JPK_CIT stanowi zarówno wyzwanie dla polskiego systemu podatkowego. Kluczowe będzie zapewnienie dostatecznego wsparcia i szkoleń dla przedsiębiorstw. Jak się przygotować?