Zatrudnienie pracowników w krajach UE – co warto wiedzieć?

Coraz więcej pracodawców rozważa możliwość wprowadzenia modelu pracy polegającego na zatrudnieniu osoby, która będzie świadczyła pracę dla polskiej firmy bezpośrednio z innego kraju. 

Pandemia COVID-19 urozmaiciła wachlarz dostępnych form świadczenia pracy, wprowadzając przede wszystkim pracę zdalną na trwałe do wielu organizacji. Wielu pracowników zdecydowało się nawet na pracę spoza granic Polski, czyli tzw. workation (więcej na ten temat w artykule pt. „Praca zdalna z zagranicy sposobem na rekrutację talentów”).

Z kolei coraz częściej pracodawcy w Polsce zastanawiają się nad modelem pracy polegającym na zatrudnieniu osoby, która w ramach swojej codziennej aktywności będzie świadczyła pracę dla polskiej firmy bezpośrednio z innego kraju, np. Włoch czy Chorwacji. Dzieje się tak ponieważ, często pracownicy chcą pracować i mieszkać na stałe w innym kraju. Inną przyczyną jest szukanie przez pracodawców ekspertów w danej dziedzinie również poza granicami Polski. Zanim jednak pracodawca podejmie decyzję o zatrudnieniu osoby bezpośrednio za granicą, warto aby zapoznał się ze wszystkimi obowiązkami oraz ryzykami, które towarzyszą temu modelowi pracy. Dlatego poniżej przedstawiamy wybrane obszary, które warto zidentyfikować przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu pracownika, który na stałe będzie pracował spoza Polski.

Prawo pracy

Aktualnie przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość pracy zdalnej pracownika, tzw. telepraca. Co prawda przepisy dotyczące COVID-19 umożliwiają świadczenie pracy w sposób zdalny poza kodeksową formą telepracy, jednakże mają one charakter czasowy. Stąd właściwszą formą wydaje się skorzystanie z instytucji telepracy. Możliwe jest zawarcie umowy o telepracy bezpośrednio z pracownikiem. Warto jednak dobrze ułożyć w umowie zasady pracy pracownika z innego kraju. W szczególności w kontekście przepisów właściwych w przypadku zawierania umów, języka umowy oraz kontroli/ewidencji pracy i przepisów BHP.

Co istotne rozważając kwestie prawa pracy w kontekście pracownika zagranicznego, konieczne jest również uwzględnienie lokalnych przepisów. Przykładowo w kontekście medycyny pracy, badania wymagane na gruncie przepisów polski mogą być niewystarczające na potrzeby kraju, w którym praca będzie świadczona, czasem mogą nie być wymagane. Obszar ten wymaga analizy i odpowiedniego zaadresowania ewentualnych ryzyk.

Warto również mieć na względzie procedowane aktualnie zmiany do Kodeksu pracy, które mają na celu wdrożenie pracy zdalnej jako rozwiązania stałego. Zgodnie z projektem ustawy nowelizującej pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi niezbędnych do jej wykonywania, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy. W kontekście umożliwienia stałego wykonywania pracy zdalnej zza granicy kwestia kosztów, jakie zobowiązany będzie ponieść pracodawca, również powinna być przedmiotem pogłębionej analizy. 

Składki ZUS

Kwestie związane z prawidłowym rozliczeniem składek ZUS reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Przepisy te wprowadzają zasadę pay where you work (płacisz tam, gdzie pracujesz), która wymaga aby pracownik podlegał składkom na ubezpieczenie społeczne w kraju w którym wykonuje pracę. Z perspektywy polskiego płatnika oznacza to konieczność zarejestrowania do celów ubezpieczeń społecznych i odprowadzenie składek na ubezpieczeniu w kraju pracy. Alternatywą może być porozumienie z pracownikiem o przejęciu obowiązków płatnika.

Na pierwszy rzut oka powyższe może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza z uwagi na konieczność posługiwania się przepisami innego kraju. Skorzystanie z pomocy lokalnego doradcy w tym obszarze, pozwoli na sprawne dopełnienie obowiązków w tym zakresie.

Podatek PIT

Z perspektywy polskich przepisów kwestia opodatkowania wynagrodzenia za pracę wykonywaną w 100% za granicą kształtuje się stosunkowo prosto. Co do zasady nie powinien powstać obowiązek podatkowy w Polsce. Niemniej, należy uwzględnić przepisy państwa, w którym wykonywana jest praca. Może się bowiem okazać, że lokalne przepisy nakładają obowiązek opłacania zaliczek na podatek przez płatnika-pracodawcę.

Stałe przedstawicielstwo (PE)

Zgodnie z ogólną zasadą określoną w konwencjach o unikaniu podwójnego opodatkowania dochód przypisany stałemu zakładowi (dalej: PE) podlega opodatkowaniu na terytorium danego kraju. W zależności od charakteru pracy wykonywanej przez pracownika, może powstać PE polskiego pracodawcy za granicą.