Struktura wynagradzania z 50-proc. KUP dla pracowników twórców w pytaniach i odpowiedziach

Krok 1. Ustalenie czy omawiany model wynagradzania może znaleźć zastosowanie w przedsiębiorstwie, a jeśli tak, to w stosunku do jakich pracowników. Na tym etapie analizujemy strukturę organizacyjną, zakresy zadań, przeprowadzamy ankiety i wywiady z pracownikami.

Krok 2. Opracowanie dostosowanej do potrzeb organizacji struktury wynagradzania z 50-proc. KUP – modelu określenia wysokości honorarium autorskiego.

Krok 3. Decyzja o wdrożeniu struktury wynagradzania z 50-proc. KUP.

Krok 4. Implementacja struktury wynagradzania z 50-proc. KUP, co w praktyce wiąże się ze zmianami umów o pracę, wdrożeniem odpowiednich procedur, w ramach których utwory  będą zgłaszane, akceptowane i archiwizowane.

Krok 5. Szkolenia dla pracowników – uczestników procesu i beneficjentów.

Krok 6. Okresowe audyty/przeglądy zasad funkcjonowania struktury wynagradzania z 50-proc. KUP. 

To zależy m.in. od skali wdrożenia, ponieważ inaczej podchodzimy do projektów obejmujących na przykład 400 różnych stanowisk, gdzie musimy zbadać potencjał, zbudować model lub różne modele wyceny dla tych stanowisk, a inaczej do projektów o mniejszej skali. Zazwyczaj grupujemy te stanowiska, mając na uwadze efektywność projektu z punktu widzenia klienta, który nie może nagle zatrzymać swojego biznesu i zaangażować pracowników wyłącznie w proces budowania nowego modelu wynagrodzeń. Średnio, taki całościowy projekt trwa zazwyczaj od 2 do 4 miesięcy. Obejmuje on cykl analiz z pomocą kwestionariuszy, rozmów i wywiadów pogłębionych z pracownikami, etap modelowania i tworzenia procedur i procesów, a także fazę szkoleń, przekazania wiedzy, zmiany umów o pracę lub aneksowania istniejących umów. Dodatkowo, wspieramy zespoły payrollowe w nowym sposobie naliczania wynagrodzeń. 

Korzyści dla pracodawcy wiążą się z jego rolą, jaką jest m.in. wypłata wynagrodzenia netto dla pracownika. Z jednej strony, planując cykle podwyżkowe i reagując na proinflacyjne roszczenia pracowników dotyczące podwyżek wynagrodzeń, wdrożenie tego modelu pozwala na osiągnięcie wyższego wynagrodzenia netto przy mniejszych podwyżkach. Z drugiej strony, w branżach obawiających się rotacji pracowników i utraty cennych kompetencji, szczególnie w obszarze nowoczesnych technologii czy sztucznej inteligencji i machine learning, ten model stanowi istotny argument. Oferowanie tego benefitu zwiększa konkurencyjność na rynku pracy, ponieważ konkurencyjny pracodawca przy standardowej umowie o pracę musiałby zaproponować dużo wyższe wynagrodzenie brutto by „przebić” ofertę poprzedniego pracodawcy. 

Nie rekomendujemy takiego rozwiązania. Od strony pracownika - głównie z uwagi na fakt nadpłacania podatku w ciągu roku by potem znaleźć się w niepewnej sytuacji nadpłatowej. Od strony biznesu z uwagi na utratę kontroli co do sposobu jednolitej wyceny honorarium i ryzyko wycieku istotnych poufnych dokumentów poza firmę. Pamiętajmy, że właściwe funkcjonowanie struktury wymaga zmian w umowach o pracę i systemu wyceny honorarium oraz o tym, że płatnik jest zobowiązany do właściwego naliczenia zaliczki PIT, z uwzględnieniem odpowiednich kosztów uzyskania przychodu. 

Tak. Przepisy nie wykluczają możliwości zastosowania tego rozwiązania u małych pracodawców. Jeśli tylko zatrudniają pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków tworzą utwory, na przykład zajmują się programowaniem lub działalnością w zakresie rozwoju oferty produktowej, mogą skorzystać z tej preferencji.

Tak. Rozwiązanie to jest dostępne niezależnie od stopnia zaszeregowania w strukturze firmy. Warunkiem jest jednak wykonywanie pracy twórczej (tworzenie utworów) w ramach stosunku pracy / umowy-zlecenia.

Głównym ryzykiem jest sytuacja, w której pracodawca nalicza wyższe koszty uzyskania przychodu, mimo że pracownik nie tworzy utworu lub wynagrodzenie nie dotyczy tworzenia utworu. Kolejnym elementem, który może stanowić pułapkę dla przedsiębiorców, jest kwestia archiwizacji. Nawet jeśli wszystko przebiega prawidłowo na etapie przygotowania i zgłoszenia utworu, mogą pojawić się problemy z archiwizacją danych, na przykład z powodu zmian w systemach spółki. Po dwóch latach wszystkie zarchiwizowane utwory i dowody świadczenia usług mogą zostać skasowane, jeśli nie przewidziano systemu zabezpieczenia danych, backupu oraz okresu przechowywania informacji.

Analizując ewentualne ryzyka podatkowe, warto rozważyć współpracę z firmą oraz doradcą, który ma doświadczenie we wdrożeniach takich modeli wynagradzania. Od ubiegłego roku obserwujemy większe zainteresowanie organów kontrolnych tym tematem (Czytaj także: Koszty autorskie na celowniku urzędów skarbowych? Podpowiadamy, na jakie aspekty zwracają uwagę te organy). Pracodawcy, którzy podeszli do każdego etapu w sposób ustrukturyzowany i ostrożny, poświęcili odpowiednią ilość czasu i zadbali o kluczowe elementy oraz zabezpieczenia systemu, nie mają się czego obawiać, ponieważ mają pewność, że kontrolują proces i mają zabezpieczone ryzyka. Istotne jest również potwierdzenie dochowania należytej staranności z perspektywy podatkowej i karno-skarbowej – praktycznym przejawem jest odnawianie szkoleń i organizowanie okresowych przeglądów, by upewnić się, że system nadal działa bezbłędnie.