Koszty autorskie na celowniku urzędów skarbowych? Podpowiadamy, na jakie aspekty zwracają uwagę te organy

Zakres kontroli urzędów skarbowych

Z naszego doświadczenia wynika, że w trakcie prowadzonych czynności sprawdzających urząd skarbowy skupia się przede wszystkim na aspektach dokumentacyjnych systemu. Niejednokrotnie na początku urzędy domagają się informacji o całej grupie pracowników korzystających z takiego modelu wynagradzania w badanym okresie. Może to więc być prośba o kopie umów o pracę tych osób. Prośba ta nie powinna powodować trudności, jeśli w organizacji z takiego modelu wynagradzania korzysta jedynie mały zespół. Ale jeśli są to tysiące pracowników, wówczas dostarczenie wymaganych informacji w tak wymagającym terminie staje się niewykonalne. Można zadać sobie pytanie, jak zachować się w takiej sytuacji. Podstawą jest odpowiednia komunikacja z urzędem, rzetelne przedstawienie stanu faktycznego oraz uzgodnienie dalszych kroków. W efekcie może się okazać, że weryfikacja przeprowadzana przez urząd będzie opierać się na analizie wytypowanej próbki, usprawniając i harmonizując działania po stronie zarówno urzędu, jak i spółki. Zakres badanej dokumentacji jest zróżnicowany i może sięgać kilku lat wstecz. Najczęściej kontrola obejmuje m.in. kopie zawieranych umów o pracę (aneksy, oświadczenia), ewidencję efektów prac twórczych pracowników, listę pracowników objętych taką strukturą oraz jej zmiany w kolejnych latach.

Głównym wyzwaniem staje się więc efektywność wewnętrznych systemów ewidencji wspierających model wynagradzania oparty na przeniesieniu praw autorskich do utworów. Kluczowy jest także szybki dostęp do dokumentacji pracowniczej. Problemem mogą być osoby, z którymi pracodawca zakończył już współpracę. W przypadku kontroli kluczowe znaczenie ma czas oraz możliwość wygenerowania raportów z funkcjonujących w spółce baz i ewidencji, które będą zawierały kompletny zestaw informacji wymaganych przez urząd skarbowy.

Na razie urzędy przede wszystkim interesują się formalnymi aspektami funkcjonowania takiego modelu wynagradzania, w tym procesami i procedurami stosowanymi w firmie. Ale coraz częściej zakres zapytań urzędu obejmuje również kwestie merytoryczne. W takim przypadku równie ważna jest gotowość i chęć przekazania precyzyjnych wyjaśnień dotyczących najważniejszych elementów modelu wynagradzania w powiązaniu z przepisami prawa będącymi podstawą jego funkcjonowania.

Wsparcie zewnętrznego doradcy

Obserwując rosnące zainteresowanie urzędów skarbowych prawidłowością stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, każda firma, która wdrożyła taki system, powinna być przygotowana do ewentualnej kontroli. Warto zadbać o odpowiednie kompetencje wewnątrz organizacji, dając np. możliwość uczestniczenia w szkoleniach osobom obsługującym ten model wynagradzania. Dobrym pomysłem jest też skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego doradcy, który pomoże przygotować się do kontroli.

Współpracując z zewnętrznym doradcą, warto przetestować swoją organizację, przeprowadzając tzw. symulowaną kontrolę. Pozwoli to wychwycić możliwe nieprawidłowości i wyzwania przed ewentualnym wezwaniem z urzędu skarbowego. W ramach symulacji zewnętrzny doradca wykorzystuje swoje doświadczenie i przede wszystkim sprawdza obszary, w których najczęściej zdarzają się nieprawidłowości, lub takie, które budzą największe zainteresowanie urzędów skarbowych. Zazwyczaj taka weryfikacja obejmuje m.in.:

• treść umów o pracę twórczych pracowników;
• sposób aneksowania umów o pracę w przypadku awansów w organizacji;
• funkcjonowanie procedur oraz ewidencję efektów prac twórczych pracowników;
• poprawne naliczanie honorarium autorskiego.