Podwyższone koszty autorskie dla twórców – urzędy ruszają z kontrolą

Innowacyjni i kreatywni

System wynagradzania oparty na przeniesieniu praw autorskich jest rozwiązaniem chętnie stosowanym w sektorze IT, ale też w innych branżach, takich jak: architektoniczna, badawczo-rozwojowa, publicystyczna, reklamowa, graficzna, audiowizualna itp. Podstawą systemu jest wynagradzanie pracowników za przeniesienie praw autorskich do utworów stworzonych przez nich w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej (umowy-zlecenia lub o dzieło). Wynagrodzenie uzyskane z tych umów może stanowić honorarium autorskie, w odniesieniu do którego przysługują 50-procentowe koszty uzyskania przychodów. System pozwala więc na wymierne oszczędności w Picie dla pracowników (wyższe wynagrodzenie netto przy zachowaniu tego samego poziomu wynagrodzenia brutto), którzy są innowacyjni, kreatywni i regularnie tworzą, w ramach stosunku pracy, utwory mieszczące się w wyspecyfikowanych kategoriach. Warto jednak zwrócić uwagę, że preferencja ta ma zastosowanie do określonych rodzajów działalności wymienionych w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT. Artykuł ten wskazuje, że przepis art. 9 pkt 3 ustawy o PIT stosuje się do przychodów uzyskiwanych z tytułu m.in. działalności:

1. twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, dziennikarstwa;
2. produkcyjnej audialnej i audiowizualnej;
3. publicystycznej;
4. badawczo­‑rozwojowej, naukowej, naukowo­‑dydaktycznej, badawczej, badawczo­‑dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Powyższe uregulowania doskonale wpisują się w innowacyjną politykę rządu, która opiera się na takich filarach, jak: cyfryzacja 4.0, nowe technologie oraz innowacje i start-upy, wsparcie kompetencji Polaków i tzw. zielona gospodarka. O wartości polskiej gospodarki w najbliższych latach mają stanowić bowiem: zwiększenie poziomu automatyzacji i robotyzacji, cyfryzacja polskich firm, rozwój sztucznej inteligencji oraz wsparcie dla zielonych inwestycji.

Urzędy sprawdzają

Pracodawca stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% do honorarium autorskiego za przeniesienie praw do stworzonego przez pracownika utworu. We wspomnianej Interpretacji Ogólnej Ministerstwo Finansów wskazuje, jakie aspekty są kluczowe dla potraktowania części wynagrodzenia jako honorarium autorskiego i dla zastosowania wobec niego 50% kosztów uzyskania przychodów:

1. Musi powstać utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim, czyli uzewnętrzniony i oryginalny rezultat pracy twórczej o oryginalnym charakterze.
2. Pracodawca powinien dysponować obiektywnymi dowodami potwierdzającymi powstanie utworu będącego przedmiotem prawa autorskiego. W praktyce przekłada się to na tworzenie przez pracodawców bazy utworów (zgłoszeń), która dokumentuje artefakty tworzone w poszczególnych okresach.
3. Umowa powinna przewidywać wyraźne wyodrębnienie honorarium autorskiego należnego za przeniesienie praw do powstałych utworów od innych składników wynagrodzenia.   

Powyższe koresponduje z wymogami stawianymi przez urząd w trakcie prowadzonych obecnie czynności sprawdzających. Pracodawcy proszeni są o przekazanie dokumentacji związanej z systemem wynagradzania kreatywnych i innowacyjnych pracowników, w tym m.in. o kopie zawieranych umów o pracę, listę pracowników korzystających z podwyższonych kosztów, ewidencję powstałych utworów. Zakres dokumentacji wymaganej w czasie urzędowej kontroli jest bardzo szeroki i może sięgać kilku lat wstecz.

Każda firma, która rozważa lub już wprowadziła u siebie system wynagrodzenia pracowników innowacyjnych na podstawie honorarium autorskiego, musi zmierzyć się z wyzwaniami, jakie stawia taki model wynagradzania.     Spójność takiego systemu i odpowiednia dokumentacja mają kluczowe znaczenie. To zatem dobry moment, by zweryfikować takie elementy, jak:

• treść umów o pracy dla twórczych pracowników;
• funkcjonowanie procedur dotyczących tworzenia, rejestrowania i przyjmowania przez pracodawcę tworzonych przez pracowników utworów;
• ewidencja efektów prac twórczych pracowników;
• poprawne naliczanie honorarium autorskiego.

Zespół i procedury

Wyzwania związane z wynagradzaniem innowacyjnych i kreatywnych pracowników są liczne. Dotyczą zagadnień prawnych, rozliczeń finansowych, odnoszą się także do procesów i procedur już stosowanych, jak i tych, które dopiero trzeba stworzyć w tym obszarze, aby zachować spójność działania. Jeżeli w firmie działa system wynagradzania uwzględniający honoraria autorskie dla pracowników stałych, warto:

• zweryfikować dokumentację dotyczącą utworów (umowy/aneksy, oświadczenia);
• sprawdzić bazy utworów (repozytorium);
• przeanalizować bieżące rozliczenia z pracownikami twórcami.

Stan gotowości

W związku z dużym prawdopodobieństwem otrzymania wezwania w najbliższych tygodniach warto powołać w firmie zespół specjalistów, który będzie odpowiedzialny za opracowanie metod postępowania w sytuacji kontroli urzędowej takiego systemu wynagrodzenia pracowników.

Bezpieczny i atrakcyjny system

Jeżeli przedsiębiorstwo nie ma takiego systemu wynagradzania, a zamierzałoby docenić finansowo potencjał twórczy pracowników, warto:

• sprawdzić efekty pracy pracowników pod kątem tworzenia przez nich utworów o charakterze innowacyjnym;
• stworzyć procedury raportowania i ewidencjonowania efektów pracy twórczej;
• zmodyfikować treść umów z pracownikami, uwzględniając tworzenie przez nich innowacyjnych rozwiązań.

Podsumowanie

Tak jak w życiu, tak i w firmie każda „maszyna” potrzebuje konserwacji i przeglądów okresowych, aby mogła funkcjonować bezpiecznie i bez zakłóceń. W obsługę takiego systemu na co dzień zaangażowani są ludzie, a oni przychodzą, odchodzą, i nietrudno o błąd ludzki. Sprawdzanie funkcjonowania systemu przez zewnętrzny podmiot, który jest w stanie zobaczyć więcej obiektywnym okiem, to bardzo dobra praktyka. Warto to zrobić, zanim zapuka kontrola z fiskusa. Doradcy z EY są gotowi wesprzeć Państwa w tym zadaniu.