Dodatek za pracę zdalną. Zmiany w Kodeksie pracy od 2023 roku

Nowe benefity pracownicze bez PIT i ZUS

Bardzo dobrą wiadomością jest wyłączenie z przychodu wypłacanych pracownikowi kwot związanych z pracą zdalną. Dotyczy to nie tylko pokrytych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, ale również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Tym samym, zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi nowelizacją, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, również nie będzie stanowiło przychodu i nie będzie podlegało opodatkowaniu.

Co do zasady, wszystkie wyłączenia z przychodu należy jednak interpretować wąsko, stąd konieczne będzie staranne weryfikowanie, czy wypłacone pracownikowi kwoty nie wykraczają poza zakres wyłączenia określony w przepisach. W przypadku zakwestionowania podejścia np. w toku kontroli i uznania wypłaconych kwot za przychód pracownika, będzie to oznaczało konieczność zapłaty PIT i ZUS w części pracownika i pracodawcy od wypłaconej kwoty.

Praca zdalna i zwrot kosztów 

Na gruncie nowych przepisów na pracodawcy ciąży obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Dodatkowo, pracodawca może zdecydować się również na pokrycie innych kosztów związanych z pracą zdalną, przy czym ten fakt musi zostać wprost ujęty w regulacjach wewnętrznych firmy.

Otrzymanie zwrotu kosztów przez pracownika może wiązać się z koniecznością przedstawienia dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych kosztów. W celu bezpiecznego zwrotu poniesionych kosztów pracownikom wykonującym pracę zdalną (bez PIT i ZUS), rekomendowanym podejściem będzie weryfikacja zasadności wszystkich zwracanych kwot pracownikowi z tutyłu świadczenia tej formy pracy. Tym samym, wdrożenie modelu pracy zdalnej, będzie w praktyce oznaczało odczuwalne zwiększenie obciążeń administracyjnych dla pracodawcy, zwłaszcza w przypadku firm, dla których liczba pracowników wykonujących pracę w modelu pracy zdalnej jest znacząca.

Ekwiwalent za pracę zdalną

W sytuacji wykorzystywania w pracy zdalnej materiałów i narzędzi do pracy, w tym urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje dodatek za pracę zdalną, czyli ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Ważne, że przy ustalaniu ekwiwalentu konieczne jest uwzględnienie m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału.

Co do zasady, wypłata ekwiwalentu pracownikowi zgodnie z nowelizacją jest zwolniona z PIT i ZUS. Aby jednak bezpiecznie korzystać z tej preferencji, ekwiwalent za pracę zdalną powinien zostać wyliczony precyzyjnie (bazując na realnych wartościach) oraz powinien być możliwy do zweryfikowania. Warto także archiwizować dokumenty będące podstawą do wyliczenia ekwiwalentu na potrzeby ewentualnej kontroli.

Ryczałt a zwrot koszów i ekwiwalent za pracę zdalną

Zwrot poniesionych kosztów albo wypłata ekwiwalentu mogą być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu zastosowanie mają reguły podobne, jak w przypadku ekwiwalentu. Należy wziąć pod uwagę w szczególności: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ustalenie ryczałtu w praktyce wydaje się najłatwiejsze w organizacji, z uwagi na prostotę tego rozwiązania. Ale i tu mogą pojawić się wyzwania. Ryczałt korzysta z preferencji PIT i ZUS, oznacza to, że konieczne jest skrupulatne i dokładne ustalenie jego wartości. 

Jakie inne rozwiązania prawne wprowadza nowelizacja ustawy Kodeks pracy? Więcej na ten temat można przeczytać w artykule pt. "Praca zdalna – nowe przepisy prawne. Co warto wiedzieć?".