Czas na ochronę sygnalistów - badanie EY

Wnioski

Firmy nie są gotowe na wdrożenie dyrektywy UE o ochronie sygnalistów. Wśród spółek objętych badaniem blisko co dziesiąta (9%) deklaruje pełną gotowość na dyrektywę. Niestety, stan faktyczny przygotowań odbiega od deklaracji. Żadna z nich nie wdrożyła w pełni „standardu minimum”. Jednocześnie aż 89% firm w Polsce wierzy, że dyrektywa sprzyja ich biznesowi. Co trzecia firma (34%) już teraz zakłada, że nie zdąży z przygotowaniami do 17 grudnia 2021 roku.

Celem dyrektywy UE o ochronie sygnalistów jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed potencjalnych odwetem, którego mogliby doświadczyć ze strony organizacji. Przedsiębiorstwa będą zobowiązane zapewnić poufne kanały przyjmowania zgłoszeń, bezstronną osobę przyjmującą oraz wyjaśniającą zgłoszenia oraz zachować należytą  staranności przy podejmowaniu działań następczych. Kanały zgłoszeń mają być przyjazne sygnalistom, a zasady dokonywania i rozpatrywanie zgłoszeń transparentne. Czas na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia ma wynosić 7 dni, a w ciągu 3 miesięcy sygnalista powinien dostać informację zwrotną o podjętych przez spółkę działaniach następczych. 

Daleka droga do pełnej gotowości

Wyniki naszego badania Czas na ochronę sygnalistów zbiegają się w czasie z zamieszczeniem w wykazie prac legislacyjnych polskiego projektu [2] ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, którego przyjęcie planowane jest w IV kwartale 2021r.

Wyniki badania EY Czas na ochronę sygnalistów wskazują, że przygotowania nie są zaawansowane, i nawet firmy deklarujące pełną gotowość (9%) będą musiały zmierzyć się z nowymi obowiązkami. 26% podmiotów przyznaje, że nie są gotowe na nowe wymogi. Firmy, które dysponują wysokim stopniem gotowości najczęściej nadal borykają się z procedurami i szkoleniami. Ankieta pokazała, że 95% podmiotów nie przeszkoliło pracowników z założeń dyrektywy. Niewiele mniej respondentów przyznało, że nie przekazało informacji gdzie sygnaliści mogą zwrócić się zewnętrznie (86%) oraz nie udostępniło poufnych kanałów zgłoszeń partnerom biznesowym (81%). Jednocześnie blisko połowa (49%) spółek nie udostępniła dotychczas żadnego kanału zgłoszeń i jedynie 19% udostępniło poufny kanał zgłoszeń sygnalistom spoza organizacji.

Korzyści i ryzyka

Respondenci dostrzegają szereg korzyści płynących z dyrektywy o ochronie sygnalistów: 89% z nich uważa, że wdrożenie wynikających z niej postanowień sprzyja ich biznesowi, przy czym 42% jest zdania, że implementacja zawartych w dyrektywie norm pomoże im ograniczyć ryzyko reputacyjne. Dalej wskazują możliwość ograniczenia potencjalnych strat finansowych (37%) oraz ryzyka prawnego (36%). Jednocześnie firmy wyrażają obawy związane ze zwiększeniem wymogów dotyczących ochrony sygnalistów. Przede wszystkim boją się zbyt dużej liczby zgłoszeń wewnętrznych prowadzących do nieefektywności procesu (39% ankietowanych) oraz zgłoszeń zewnętrznych (35%), które mogą skutkować kontrolą służb lub innych organów publicznych takich jak policja, UOKiK czy PIP. 

Lista wyzwań jest długa

Uczestnicy badania wskazali wymogi dyrektywy UE o ochronie sygnalistów, które ich zdaniem będą najtrudniejsze w praktycznej realizacji. Blisko co druga badana firma (45%) obawia się, że nie dotrzyma terminów wynikających z dyrektywy (w tym między innymi obowiązku wyjaśnienia sprawy w ciągu 3 miesięcy od zgłoszenia), a co trzecia (36%) dostrzega trudności w wykazywaniu należytej staranności w prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Z kolei co piąta (20%) wskazała, że problemem dla niej może się okazać zapewnienie rzeczywistej ochrony osoby zgłaszającej przed działaniami odwetowymi (takimi jak np. zwolnienie z pracy czy obniżenie wynagrodzenia).

Odpowiedzialność za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń pozostaje rozproszona, a wymiar prawny wydaje się niedoszacowany.  

Prawie co drugi zarząd powierza proces przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń więcej niż jednej jednostce organizacyjnej. Najczęściej angażowane są działy HR (50%) oraz funkcja compliance (28%). Działy prawne zostały wskazane w co piątej badanej spółce (22%). Prowadzenie wewnętrznych dochodzeń rodzi ryzyka i konsekwencje prawne, stąd może wymagać zwiększonego zaangażowania działów prawnych w stosunku do aktualnie deklarowanego. Niezależnie od powierzenia obsługi zgłoszeń sygnalistów w ręce wybranej jednostki organizacyjnej, ostateczna odpowiedzialność za wdrożenie wymogów dyrektywy pozostaje w gestii zarządu.