Newsletter Ludzie w Firmie
Subskrybuj newsletter i otrzymuj najważniejsze informacje na temat zmian w przepisach PIT, ZUS, a także materiały o nowych trendach HR.
Strategia „Well-being” powinna odpowiadać na potrzeby pracowników
Wiele przedsiębiorstw oferuje podobne benefity,, które stały się wręcz standardem rynkowym w postaci opieki medycznej, karty MultiSport czy owocowych dni w biurach. Warto jednak opracować strategię świadczeń, która jest skorelowana z potrzebami pracowników. Jak dowodzą badania przeprowadzone przez ICAN Research, oczekiwania i potrzeby pracowników ulegają zmianom zależnym od sytuacji i rzeczywistości, z którą przyszło nam się mierzyć.
Jak opracować strategię „Well-being”?
Proponujemy podział strategii well-being na dwa obszary.
1. Prewencja
Działania prewencyjne powinny skupiać się na nauce sposobów radzenia sobie ze stresem oraz profilaktyce powstawania chorób. Poniżej zamieszczamy przykłady prewencji z naciskiem na efekt, jaki powinny wywołać.
- Szkolenia kadr HR oraz osób zajmujących stanowiska zarządzające – powinny przygotować wytypowane osoby na wstępne rozpoznanie niepokojących sygnałów ze strony pracownika. Warto, aby szkolenie zapewniło wytypowanym pracownikom kompleksową wiedzę, na temat zarządzenia procesem, dostępnych form pomocy oraz inicjacji kontaktu.
- Warsztaty dotyczące zdrowia psychicznego – powinny edukować pracowników nad formami samopomocy. Specjaliści zapraszani na spotkania mogą edukować pracowników na temat skutecznych metod redukcji stresu, jak polepszyć jakość czasu przeznaczanego na relaks, jak radzić sobie z nieprzyjemnymi sytuacjami itp.
- Psychoedukacja – powinna edukować pracowników na temat szeroko pojętego zdrowia psychicznego. Jakie są przyczyny chorób psychicznych, co można wyeliminować na wczesnym etapie rozwoju choroby, jak sygnalizować swoje potrzeby, itp.
- Ogólnodostępne materiały – powinny wskazywać pracownikowi procedurę działań, które może podjąć jeżeli podejrzewa u siebie niepokojące symptomy. Materiały powinny edukować pracownika w szczególności o wpływie czynników zewnętrznych takich jak aktywność fizyczna, dieta, jakość spędzanego czasu wolnego i snu oraz porady w tych tematach.
- Dostosowanie przestrzeni biurowej – warto, aby przedsiębiorca rozważył wprowadzenie specjalnych pomieszczeń, które zostaną przeznaczone na wypoczynek. Coraz częściej możemy spotkać się z pomieszczeniami przeznaczonymi do wyciszenia, strefami relaksu, stanowiskami do masażu itp.
- Budowa sieci kontaktów oraz cyklicznych wydarzeń – powinny sprzyjać normalizacji problemów psychicznych oraz prewencyjnemu rozwiązywaniu problemów przed zaognieniem problemu. Osoby zarządzające powinny cyklicznie monitorować nastroje kierowanych zespołów i tworzyć sposoby na zgłoszenia pracowników
2. Terapia
Działania aktywne powinny skupiać się na odpowiednim zarządzeniu istniejącymi problemami. Czynności powinny być kierowane przez specjalistów wraz z udziałem osób dotkniętych problemami bezpośrednio jak i pośrednio.
- Programy grupowe – ukierunkowane na wymianę doświadczeń i wzajemne wsparcie przy asyście specjalisty.
- Programy indywidualne – rozwiązywanie konkretnych i własnych potrzeb pracownika.
- Programy wsparcia kryzysowego – zapewnienie pomocy psychologicznej w przypadkach niecierpiących zwłoki. Program można realizować poprzez coraz popularniejsze zewnętrzne poradnie psychologiczne prowadzone w formie całodobowego dostępu.
- Rodzinne konsultacje medyczne – wsparcie pracownika również w kontekście życia rodzinnego.
Połączenie obu filarów strategii zdrowia psychicznego jest często prowadzone przez zewnętrznego dostawcę usług w tym zakresie i przynosi korzystne rezultaty także w zakresie budowania pozytywnego doświadczenia pracownika, jego dobrostanu, lojalności wobec pracodawcy i satysfakcji z pracy. Pracodawca może więc realnie podnosić zaufanie, lojalność, satysfakcję oraz produktywność pracownika, a przy tym ograniczać absenteizm.
Świadczenia „Well-being” a przychód w PIT
Co do zasady za przychód pracownika może być uznane świadczenie, które:
- zostaje spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
- zostaje spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci zwiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- zapewnia wymierną i przypisaną indywidualnie korzyść (która nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich pracowników).
Powyższa wykładania została dokonana przez Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu do wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) i jest punktem wyjścia w ocenie naszej sytuacji.
Należy przede wszystkim podkreślić, że przesłanki nie mogą być interpretowane w oderwaniu od rzeczywistości. Zatem, by określić czy świadczenie stanowi przychód pracownika, należy oceniać przesłanki w odniesieniu do pracy. Oznacza to, że pojęcia „korzyści” należy rozpatrywać jedynie w relacji do życiowych potrzeb pracowników.
Rozpocznijmy więc od zadawania właściwych pytań jako pracodawca:
- Dobrowolność – Czy przy udostępnianiu świadczenia pytam pracownika o jego zgodę lub chęć uczestnictwa?
- Interes – Czy udostępnione świadczenie służy mi, jako pracodawcy czy też służy pracownikowi?
- Indywidualność oraz korzyść – Czy świadczenie, które udostępniam, może zostać przypisane konkretnemu pracownikowi? Czy na podstawie znanych mi informacji mógłbym przypisać koszt świadczenia do danego pracownika? Czy wydatek, który ponoszę na świadczenie, powoduje, że pracownik otrzymuje jakąś wartość lub oszczędza dany wydatek?
- Czy korzyść, którą osiąga pracownik, odnosi się do jego życiowych potrzeb?
- Czy pracownik otrzymując korzyść oszczędza sobie wydatku na potrzeby życiowe?
Dopiero wówczas, gdy zweryfikujemy te obszary, będzie możliwe określenie konsekwencji programu well-being na tle podatków oraz ubezpieczeń społecznych. W tym kontekście warto zapoznać się z dokonaną przez organy podatkowe interpretacją tego typu świadczeń.
Interpretacje Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej
Jednemu z ciekawszych programów przyglądał się Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej (KIS) w interpretacji 0114-KDIP3-2.4011.565.2020.1.JK3. Na jej przykładzie wskażemy praktyczne rozwiązania odpowiadające kryteriom organów.
- Program pozostawał dobrowolny w ten sposób, że pracownicy mogli w każdej chwili wykonać poufny telefon do psychologa, który udzielał im wsparcia. Dobrowolność polega tu na pozostawieniu pracownikowi narzędzia do dyspozycji bez jego wkładu finansowego.
- Program nie pozostawał w kontrolowanym interesie pracodawcy. Organ podatkowy zauważył, że obsługa psychologa w opisywany sposób nie wskazuje, że świadczenie przysłuży się głównie pracodawcy. Głównym punktem zarzutu pozostał odnośnik do „potrzeb życiowych”, gdzie w związku z tym, że psycholog udziela ogólnego anonimowego wsparcia, pracownik nabędzie świadczenie na własną korzyść i uniknie własnego wydatku.
- Indywidualna korzyść nie zaistniała z uwagi na charakter umowy spółki z wykonawcą. Umowa pozostała zwarta w formie grupowej (bezimiennej) i z uwagi na poufność realizacji przedsiębiorca nie będzie w stanie zebrać odpowiednich danych (kto i ile korzystał), a zatem nie będzie w stanie przypisać indywidualnemu pracownikowi korzyści w adekwatnej wysokości.
Powyższy system wykładni organów jest powtarzalny dla przeważającej ilości wniosków o interpretację indywidualną. Wykładnię dokonywaną przez organ podatkowy należy uznać za zasadną, jest ona z pewnością korzystna dla pracodawców. Warto jednak zwrócić uwagę na przesłankę odnoszącą się do interesu pracodawcy, która może mieć znaczący wpływ przy bardziej „standardowych” umowach niż omawiana. Świadczenie powinno wywodzić się z konieczności eliminacji negatywnych skutków wywoływanych przez czynniki ryzyka występujące na stanowisku pracy i poprawy funkcjonowania pracowników.
W innej ze spraw Dyrektor KIS doszedł do bardzo korzystnego wniosku, który należy mieć na uwadze przy ocenie poniesienia „korzyści” osiąganej przez pracownika.
Interpretacja 0113-KDIPT2-2.4011.1020.2020.2.DA dotyczyła m.in. programu, który funkcjonował w formie grupowych zajęć rozwojowo-edukacyjnych, gdzie uczestnicy poruszali tematy skupiające się wokół wypalenia zawodowego. Ocena wniosku była w tym zakresie pozytywna. Jak zaznaczył organ interpretujący, uczestnictwo w warsztacie, szkoleniu lub konferencji jest spowodowane koniecznością eliminacji negatywnych skutków wywoływanych przez czynniki ryzyka występujące na stanowisku pracy. Wobec powyższego należy mieć wzgląd na to, aby kryterium „potrzeb życiowych” ocenić również w zakresie ich genezy. Jeżeli dane niedogodności wynikają ze specyfiki pracy i mają następnie wpływ również na sferę prywatną pracownika, to eliminacja lub ograniczenie niedogodności niekoniecznie powoduje przysporzenie majątkowe po stronie pracownika.
Częstą praktyką na rynku pracownika jest zapewnienie benefitu w drodze udostępnienia szkoleń przez witryny internetowe, które zawierają dostęp do informacji na dany temat. Takiemu świadczeniu przyjrzał się Dyrektor KIS w interpretacji 0112-KDIL2-1.4011.279.2021.1.KF. Pracodawca udostępniał pracownikowi platformę, na której można było skorzystać z indywidualnych porad w zakresie m.in. zdrowego żywienia, snu, stresu oraz financial wellbeingu. Organ w interpretacji zwrócił uwagę na to, że świadczenie nie jest dobrowolne, ponieważ aby z niego skorzystać pracownik musi wykonać rejestrację do portalu, gdzie podaje swoje indywidualne dane. Następnie miał otrzymywać indywidualne porady, a zatem korzyść, którą można przypisać indywidualnej osobie. Trudno również przypisać temu świadczeniu interes pracodawcy, gdyż indywidualne porady znacznie wykraczały poza zadania oraz ryzyka związane ze stanowiskiem pracy.
Jak wynika z powyższych interpretacji, temat podatkowego traktowania świadczeń z zakresu well-beingu nie jest jednoznaczny. Każde świadczenie należy zatem dokładnie przeanalizować, biorąc pod uwagę kryteria z przytoczonego wyroku TK z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13). W razie wątpliwości można wystąpić do Dyrektora KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.
Świadczenia „Well-being” a składki ZUS
Ogólna zasada stanowi, że oskładkowaniu podlega przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym. Sytuacja jest klarowna, jeżeli dane świadczenie nie stanowi przychodu, ale co w sytuacji, gdy benefit w zakresie ustawy o podatku dochodowym będzie uznany za przychód?
Organy interpretujące m.in. w pismach DI/200000/43/285/2024 oraz WPI/200000/43/520/2021 wskazują, że należy sięgnąć do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Wobec powyższego można wyodrębnić dwie przesłanki służące ocenie, czy dane świadczenie może zostać oskładkowane:
1) Czy świadczenie wynika z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu?
2) Czy świadczenie przybiera postać niepieniężną?
Jeżeli oba warunki są spełnione, to korzyści materialne polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS zgodnie z przytoczonym rozporządzeniem.
Niezwykle ważne jest, aby rozpatrywany benefit przybierał formę niepieniężną. Odwołując się do przywołanego pisma, takim świadczeniem była karta MultiSport współfinansowana przez pracownika. Rzeczywistym świadczeniem, które przybiera formę niepieniężną, jest fakt udostępnienia pracownikowi możliwości wykupu usługi w cenie niższej niż cena detaliczna. Takie świadczenie, zgodnie z przytoczonymi pismami (np. wartość karty MultiSport w części finansowanej przez pracodawcę), nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Podsumowanie
Pracodawcy mogą mieć wątpliwości co do sposobu konstrukcji danego świadczenia, tak aby nie stanowiło ono przychodu dla pracownika i nie podlegało składkom ZUS. Wprowadzane udogodnienia dla pracowników powinny podlegać każdorazowej interpretacji, której najważniejsze zasady zostały przedstawione w artykule.
