Należyta staranność powinna przejawiać się m.in. w bieżącej kontroli nad płatnościami, bieżącym i rzetelnym uzgodnieniu kont podatku u źródła oraz prawidłowym określeniu i udokumentowaniu statusu rzeczywistego odbiorcy należności.
Dystrybucja zysku a obowiązki płatnika WHT
Identyfikujemy dwa główne wyzwania związane z rozliczaniem WHT pojawiające się w momencie dystrybucji zysków spółki.
Pierwsze to wyzwanie biznesowe, czyli połączenie oczekiwań grupy / właścicieli w zakresie sprawnej repatriacji zysku z prawidłowym realizowaniem obowiązków płatnika, które nakładają na polskie spółki przepisy o WHT.
Drugie wyzwanie to ustalenie w jaki sposób zrealizować wymogi spoczywające na płatniku, w przypadku zastosowania przepisów dotyczących reżimu pay & refund, zgodnie z którymi obowiązek poboru WHT według stawki ustawowej (bez możliwości zastosowania zwolnienia lub preferencji wynikającej z właściwej Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) pojawia się po przekroczeniu (w roku podatkowym podmiotu wypłacającego) progu 2 mln złotych płatności m.i.n. odsetkowych, wypłaty zysku oraz z tytułu praw autorskich do podmiotu powiązanego.
Dlatego warto ustalić czy w danym przypadku znajdą zastosowanie przepisy wyłączające ten reżim. Ma to miejsce, jeśli:
- płatnik złoży oświadczenie na formularzu WH-OSC o spełnieniu warunków do zastosowania preferencji (wyłączona możliwość działania przez pełnomocnika; potencjale ryzyko odpowiedzialności KKS dla osoby podpisującej)
- podatnik lub płatnik uzyska opinię organu podatkowego o stosowaniu preferencji (w praktyce – obniżona stawka lub zwolnienie z WHT).
W pozostałych sytuacjach pobranie podatku w ustawowej wysokości a następnie wystąpienie z wnioskiem o zwrot zapłaconego podatku.
Decydując się na wystąpienie z wnioskiem o opinię o stosowaniu preferencji czy na złożenie wniosku o zwrot podatku podatnik musi ustalić czy do momentu wypłaty zysku spółka jest w stanie spełnić wszystkie wymogi, w szczególności udokumentować, że odbiorca płatności będzie rzeczywistym odbiorcą tej płatności. Należy zatem podkreślić jak istotna jest bieżąca analiza w celu udokumentowania należytej staranności w realizacji obowiązków płatnika, w tym prawidłowa identyfikacji podstawy opodatkowania WHT, właściwa stawka i ocena warunków do zastosowania stawki obniżonej lub zwolnienia.
Zarządzanie płynnością - cash pooling / pożyczki
Istnieje wiele modeli zarządzania płynnością w ramach grup kapitałowych – w praktyce często spotykamy finansowanie długiem na podstawie umów pożyczek wewnątrzgrupowych lub bardziej elastyczne formy finansowania w ramach struktur cash pooling. Zastosowanie tych rozwiązań może wiązać się z obowiązkiem rozliczenia WHT.
Praktyczne wątpliwości na gruncie raportowania podatkowego (w tym w obszarze WHT) może wzbudzać cash pooling, tj. zarządzanie płynnością poprzez koncentrację środków gromadzonych w grupie kapitałowej i równoważenie niedoborów środków u części spółek nadwyżkami pochodzącymi ze środków z pozostałych spółek grupy kapitałowej. Wątpliwości mogą dotyczyć m.in. ustalenia podstawy opodatkowania WHT, ustalenia właściwej stawki jak i statusu rzeczywistego odbiorcy należności, również z uwagi na dynamiczny charakter transakcji, który utrudnia identyfikację pojedynczego odbiorcy odsetek. Powyższe znajduje swoje odzwierciedlenie w wątpliwościach, które pojawiają się na etapie raportowania podatkowego i prawidłowej identyfikacji zakresu informacji, które należy wykazać w deklaracji CIT-10z i informacja IFT-2r.
Płatnik WHT a obowiązki MDR
Omawiając obowiązki związane z rozliczeniem podatku u źródła przy należnościach intercompany warto zwrócić uwagę na materialne transgraniczne płatności. W przypadku takich transakcji, a w szczególności w odniesieniu do podmiotów powiązanych, płatnik podatku dochodowego powinien, oprócz obowiązków związanych z rozliczeniem WHT, wziąć pod uwagę obowiązki sprawozdawcze wynikające z przepisów o raportowaniu schematów podatkowych (MDR). Płatnik wykonujący materialne płatności (w skali roku przekraczające 25m zł) na rzecz odbiorcy zagranicznego może być zobowiązany do zgłoszenia schematu podatkowego do Szefa KAS (informacja MDR-1 lub MDR-3).
Okiem eksperta EY
W praktyce rozliczeń wewnątrzgrupowych obserwujemy wyzwania jakie wiążą się z obowiązkami wynikającymi z przepisów o podatku u źródła (WHT).
W przypadku dystrybucji zysku kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie realizacji obowiązków płatnika, w szczególności możliwości zastosowania obniżonej stawki WHT lub zwolnienia z podatku, tak by jednocześnie polska spółka (płatnik) zrealizowała ciążące na niej obowiązki formalne przy jednoczesnym zachowaniu płynności przepływu środków na wyższe poziomy struktury grupy kapitałowej.
W przypadku finansowania wewnątrzgrupowego, z perspektywy raportowania WHT, kluczowa jest analiza charakteru przepływów i identyfikacja odbiorców płatności odsetkowych. Identyfikacja tych podstawowych elementów tworzy często praktyczne trudności w przypadku struktur cash poolingowych, które wiążą się z centralnym zarządzaniem rozliczeniami w strukturze i dynamiką rozliczeń (często nawet na bazie dziennej).
Podsumowując, z perspektywy polskiego podatnika, która w odniesieniu do obowiązków WHT najczęściej występuje w roli płatnika, kluczowe jest realizowanie obowiązków z należytą starannością, która rozpoczyna się od bieżącej analizy płatności, a kończy na odzwierciedleniu realizacji obowiązków w postaci danych przekazywanych w deklaracji CIT-10z i informacjach IFT-2R.
Podsumowanie
Artykuł omawia złożoność rozliczeń między spółkami w grupie kapitałowej w kontekście podatku u źródła, ze szczególnym zwróceniem uwagi na należytą staranność i raportowanie podatkowe. Autorzy wskazują na konieczność bieżącej analizy i gromadzenia dokumentacji w celu dochowania należytej staranności płatnika, jak i wymieniają przykłady zdarzeń, które powinny być traktowane ze szczególną uwagą (dystrybucja zysku, cash pooling).
