Pozytywna decyzja to początek. Jak zmniejszyć ryzyko zwrotu dotacji?

Zarządzanie projektem

Z uwagi na to, że projekty ubiegające się o wsparcie najczęściej mają charakter badawczo-rozwojowy, największą uwagę przykłada się do kwestii merytorycznych i naukowych (to one w bezpośredni sposób podlegają dofinansowaniu i przesądzają o osiągnięciu celu projektu rozumianego jako osiągnięcie kamieni milowych). Nie mniejszą rolę pełnią jednak kwestie związane z zarządzaniem projektem, które wpływają na jego sukces rozumiany jako rzeczywiste otrzymanie funduszy w przyznanej wysokości. Oba te obszary muszą ze sobą współgrać, aby projekt został prawidłowo zrealizowany i beneficjentowi nie groziło ryzyko zwrotu dotacji.

Jako kluczowe obszary administracyjno-finansowe, związane z zarządzaniem projektem, można wskazać:

• przygotowanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy o dofinansowanie,
• przygotowanie dokumentacji kadrowej i księgowej niezbędnej do realizacji i rozliczenia projektu, 
• przygotowanie i przeprowadzenie procedury związanej z zasadą konkurencyjności i wybór wykonawców (jeżeli wymaga tego projekt),
• składanie wniosków o płatność w określonych terminach,
• osiągnięcie i udokumentowanie wskaźników projektu,
• realizacja działań promocyjnych,
• zachowanie okresu trwałości projektu (utrzymania celów oraz wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie przez 5 lat od zakończenia projektu w przypadku dużych przedsiębiorstw oraz przez 3 lata w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw),
• przestrzeganie pozostałych warunków umowy.

Bardzo ważne jest ciągłe monitorowanie merytorycznego przebiegu projektu oraz koordynacja procesów księgowych, finansowych i kadrowych. Biorąc pod uwagę przedłużające się procedury oceny wniosków oraz czas na zawarcie umowy (w wielu przypadkach mógł upłynąć ponad rok od złożenia wniosku do ogłoszenia wyników naboru), może pojawić się konieczność wprowadzenia modyfikacji do projektu w stosunku do planu przedstawionego we wniosku o dofinansowanie. Bardzo ważne jest zatem monitorowanie wszelkich odstępstw związanych z realizacją projektu i w zależności od rodzaju zmiany, zgłaszanie ich do instytucji w odpowiednim trybie.

Przesłanki rozwiązania umowy

Powyższe czynniki mają ogromne znaczenie, ponieważ ich niedopełnienie może być przesłanką do rozwiązania umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia lub ze skutkiem natychmiastowym.

1. Jako przesłanki do rozwiązania umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia można wskazać m.in.:

• dokonanie zmian prawno-organizacyjnych statusu beneficjenta zagrażających należytej realizacji projektu lub osiągnięciu celów projektu,
• nie osiągnięcie wskaźników projektu lub nieprzedstawienie wskaźników w części sprawozdawczej wniosku o płatność,
• nieprzedłożenie wniosku o płatność w terminie lub niewykonanie w terminie obowiązków sprawozdawczych,
• niepoprawienie w wyznaczonym terminie wniosku o płatność zawierającego braki lub błędy,
• stwierdzenie błędów lub braków w przedłożonej dokumentacji i nieskorygowanie ich w wyznaczonym terminie,
• nierealizowanie lub niewłaściwe realizowanie działań promocyjnych i informacyjnych w ramach projektu.

2. Jako przesłanki do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym można wskazać m.in.:

• wykorzystanie dofinansowania niezgodnie z przeznaczeniem, pobranie dofinansowania nienależnie lub w nadmiernej wysokości,
• nierozpoczęcie realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu określonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym i nieuzyskanie zgody Instytucji na zmianę terminu realizacji projektu,
• zaprzestanie realizacji projektu lub realizowanie go w sposób sprzeczny z umową lub z naruszeniem prawa,
• dopuszczenie się nieprawidłowości oraz nieusunięcie ich przyczyn i skutków w wyznaczonym terminie,
• naruszenie trwałości projektu,
• nieosiągnięcie celu projektu,
• nieujawnienie w okresie od złożenia wniosku do zakończenia okresu trwałości dokumentów, oświadczeń lub informacji mających znaczenie dla udzielenia dofinansowania lub realizacji umowy albo przedstawienie dokumentów, oświadczeń lub informacji poświadczających nieprawdę, nierzetelne, nieprawdziwe, podrobione, przerobione, niepełne lub budzące uzasadnione wątpliwości co do ich prawdziwości i rzetelności lub wystawione przez osoby działające bez stosownego upoważnienia.

Konsekwencje rozwiązania umowy

W przypadku rozwiązania umowy beneficjent ma obowiązek zwrotu wypłaconego dofinansowanie w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek bankowy beneficjenta do dnia ich zwrotu.

Nieprawidłowa realizacja projektu, może zatem oznaczać nie tylko utratę przyznanego dofinansowania, ale także konieczność zapłaty odsetek od wypłaconego dofinansowania. 

Obszarem obarczonym dużym ryzykiem jest również wybór wykonawców. Przeprowadzenie procedury wyboru wykonawców wymaga dużej uważności z perspektywy wymagań formalnych dotyczących zasady konkurencyjności, jak również z perspektywy konieczności zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Każdy błąd w tym obszarze również może mieć skutki finansowe dla beneficjenta, które mogą wynieść od kilku do nawet 100 proc. wartości wydatków związanych z danym zamówieniem.