Zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego a certyfikaty rezydencji podatkowej

Obowiązki płatnika

Ustawa o CIT definiuje certyfikat rezydencji jako „zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika”. Co do zasady polski płatnik może pobrać podatek u źródła według obniżonej stawki lub nie pobierać go wcale, jeżeli pozwalają na to zapisy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub przepisy ustawy o CIT, zaś on sam jest w stanie m.in. udokumentować miejsce siedziby zagranicznego podatnika certyfikatem rezydencji (jako jeden z koniecznych warunków). Certyfikaty niezawierające okresu ważności mogą być uwzględnione przez kolejne 12 miesięcy od dnia ich wydania.

Szczególne przepisy wprowadzone w okresie pandemii COVID-19

W związku z wybuchem pandemii COVID-19 i wynikającymi z niego trudnościami w dostępie
do urzędowych procedur na całym świecie polski ustawodawca zezwolił na korzystanie z certyfikatów rezydencji, które utraciłyby ważność w myśl przepisów ogólnych.

• Certyfikaty wydane bez terminu ważności mogły być stosowane przez polskich płatników przez cały okres obowiązywania stanu epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego, jeśli

12-miesięczny termin od ich wydania upływałby w czasie obowiązywania tych stanów. Ustawodawca przewidział dodatkowo dwumiesięczną karencję po ustaniu obydwu stanów epidemicznych, w związku z czym utracą one ważność dopiero w dniu 2 września 2023 r.

Przykład: Firma XYZ z siedzibą w Polsce w czerwcu 2023 r. chce wypłacić 100 000 zł z tytułu odsetek do swojego niemieckiego udziałowca – spółki ABC. XYZ posiada certyfikat rezydencji ABC wydany dnia 18 maja 2021 r., który nie zawiera okresu ważności. Co do zasady 12-miesięczny okres ustawowego uznania jego ważności upłynąłby dnia 18 maja 2022 r. Jednakże, na podstawie przepisów ustawy covidowej, XYZ ma prawo uwzględnić ten certyfikat przy wypłacie odsetek
w czerwcu 2023 r. Jeżeli po dniu 1 września 2023 r. firma XYZ będzie dokonywała kolejnych płatności odsetek, spółka ABC powinna uzyskać i przekazać do XYZ aktualny certyfikat rezydencji.

Dla celów powyższego przykładu pomijamy kwestie dotyczące możliwości niestosowania procedury pay and refund. 

Więcej na temat nowych zasad poboru podatku u źródła można przeczytać w artykule pt. „ Zmiany w podatku u źródła WHT”.

• Certyfikaty obejmujące 2019 lub 2020 r. – przez cały okres stanu epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego oraz przez dwa miesiące od ich odwołania (tj. do dnia 1 września 2023 r. włącznie) płatnik ma prawo uwzględnić certyfikat rezydencji podatnika, jeżeli obejmuje on 2019 lub 2020 r., zaś podatnik złoży mu stosowne oświadczenie o aktualności danych w nim zawartych. Wskazać należy, że podobne preferencyjne traktowanie nie dotyczy certyfikatów obejmujących 2021 i 2022 r.

Przykład I: Polska spółka planuje dokonać wypłaty odsetek na rzecz swojego niemieckiego udziałowca w sierpniu 2023 r. Niemiecka spółka wysłała oryginał certyfikatu rezydencji
do polskiego płatnika odsetek. Certyfikat obejmuje swym zakresem 2019 r. W myśl zasad ogólnych byłby on ważny jedynie w przypadku wypłat dokonywanych w 2019 r. Jednakże, przy uwzględnieniu przepisów ustawy covidowej, polski płatnik będzie mógł go stosować
do dnia 1 września 2023 r. (włącznie) pod warunkiem posiadania oświadczenia zagranicznego udziałowca o aktualności danych zawartych w certyfikacie na dzień dokonania wypłaty.

Przykład II: Polska spółka planuje dokonać wypłaty odsetek na rzecz swojego niemieckiego udziałowca w sierpniu 2023 r. Niemiecka spółka wysłała oryginał certyfikatu rezydencji
do polskiego płatnika odsetek. Certyfikat obejmuje swym zakresem 2021 r. W tym przypadku certyfikat rezydencji jest ważny jedynie w przypadku wypłat dokonywanych w 2021 r.
Nie mają do niego zastosowania preferencyjne reguły dotyczące certyfikatów rezydencji obejmujących 2019 lub 2020 r.

• Kopie certyfikatów rezydencji – ustawa covidowa pozwoliła płatnikom na uznawanie kopii certyfikatów rezydencji przy poborze podatku u źródła, pod warunkiem, że informacje na niej umieszczone nie budzą żadnych uzasadnionych zastrzeżeń co do stanu faktycznego. Mimo że przepis ma również obowiązywać przez okres trwania stanów epidemii i zagrożenia epidemicznego, jak i przez dwa miesiące po ich ustaniu, od dnia 1 stycznia 2022 r. obowiązuje art. 26 ust. 1n ustawy o CIT, który wprowadza tożsame ułatwienie, ale nie jest już ono uzależnione od obowiązywania stanu epidemicznego.

Podsumowanie

Przepisy covidowe wprowadziły preferencyjne zasady dotyczące obowiązku posiadania aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej podatnika przez płatnika w celu zastosowania zwolnienia bądź preferencyjnych stawek podatku u źródła wynikających z ustawy o CIT lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. W związku z ustaniem stanu zagrożenia epidemicznego rekomendujemy zweryfikowanie kompletności posiadanych certyfikatów rezydencji i zebranie odpowiednich certyfikatów do planowanych płatności.