Umowy outsourcingowe – czym są i na co zwrócić uwagę?

Zalety i potencjalne ryzyka związane z umowami outsourcingowymi

• Zwolnienie mocy przerobowych. Umowa umożliwia przedsiębiorstwom skoncentrowanie się na swojej podstawowej działalności i na strategicznych celach, co otwiera furtkę dla nowych zadań rozwojowych.
• Dostęp do ekspertyz. Podpisana umowa pozwala korzystać z zaawansowanej wiedzy i nowych technologii dostawców, którzy często specjalizują się w danej dziedzinie i inwestują w najnowsze rozwiązania, aby utrzymać swoją konkurencyjność.
• Elastyczność. Umowy outsourcingowe umożliwiają firmom szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych (poprzez zwiększenie lub zmniejszenie zakresu świadczonych usług). Wraz z zaletami należy także liczyć się z potencjalnym ryzykiem.
• Utrata kontroli. Zlecając usługi zewnętrznemu dostawcy, firma może napotkać trudności z zachowaniem pełnej kontroli nad procesami i standardami jakości – zwłaszcza jeśli przygotuje niesprecyzowaną umowę.
• Utrata danych. Outsourcing może naruszyć bezpieczeństwo danych, np. gdy przetwarzanie informacji odbywa się poza organizacją zlecającą, a w umowie nie ma jasno zawartych informacji dotyczących poufności.
• Ukryte koszty. Współpraca tego typu może wiązać się z dodatkowymi kosztami, których nie przewidywała treść umowy.

Elementy, które powinny znaleźć się w umowie outsourcingowej

Dobrze skonstruowana umowa outsourcingowa stanowi za podstawę efektywnego przekazywania informacji oraz zabezpiecza interesy obu stron. Dlatego też nie powinno w niej zabraknąć poniższych elementów.

• Wstęp i ogólne informacje – we wstępie umieszcza się m.in. nazwę firmy, dane oraz wskazuje osoby reprezentujące obie firmy.
• Zakres podejmowanej umowy – czyli szczegółowe informacje o czynnościach i zadaniach, wchodzących w skład realizowanej umowy. Dokładne spisanie punktów stanowi gwarancję jakości na wypadek, gdyby np. dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia.
• Świadczenie umowy – określenie zasad wraz z miejscem i terminem rozpoczęcia zadań.
• Odpowiedzialność – punkt, w którym należy umieścić informacje o ponoszeniu pełnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikające np. z niewłaściwe świadczonych usług.
• Poufność – zapis określający zakres poufności wobec m.in. wynagrodzeń czy otrzymywanych danych. W tym punkcie warto umieścić również informacje o ewentualnych ograniczeniach czasowych.
• Wynagrodzenie – dokładne określenie kwoty wynagrodzenia za poszczególne usługi. Przy złożonych i długofalowych pracach wprowadzić można harmonogram płatności, terminy oraz ewentualne klauzule dotyczące bonifikat za wcześniejsze realizacje (lub kary umowne za nieterminowość).
• Zakończenie współpracy – reguły dotyczące rozwiązania umowy, w tym wymogi wypowiedzenia i ewentualne okresy przejściowe.

Najczęściej popełniane błędy przy zawieraniu umów outsourcingowych

Podstawowym i najczęściej popełnianym błędem podczas tworzenia umów jest niedoprecyzowanie wszystkich niezbędnych punktów, związanych np. z zakresem usług. Niedokładność może być niezwykle kosztowna – zarówno pod kątem finansowym, jak i czasowym. To z kolei prowadzi do niejasności, nieporozumień i konfliktów wewnętrznych. Oprócz tego błędu firmy często ignorują różnice kulturowe i komunikacyjne, co w przypadku globalnego outsourcingu może negatywnie wpływać na relacje między zleceniodawcą a dostawcą. Organizacje powinny także kłaść duży nacisk na kwestie bezpieczeństwa. Niewystarczające zabezpieczenie prawne (dotyczące ochrony danych i poufności) może narazić firmę na wyciek newralgicznych informacji.