Exit interview – jak przeprowadzić rozmowę z odchodzącym pracownikiem?

Wywiad powinien być dobrowolny i angażujący obie zainteresowane strony. Rekomenduje się, aby była to swobodna rozmowa, a nie postać kwestionariusza lub ankiety (tzw. ankieta satysfakcji pracownika). Ta druga forma jest często krytykowana głównie za brak czynnika ludzkiego oraz empatii, tak ważnej w momencie pożegnania.

Jakie są główne cele exit interview?

W dużym uogólnieniu celem exit interview jest zrozumienie punktu widzenia i motywacji odchodzącego pracownika. W ten sposób można dowiedzieć się m.in. o problemach wewnątrz przedsiębiorstwa oraz o konkretnych obszarach, które wymagają udoskonalenia. Dzięki tym rozmowom możliwe jest m.in.:

• przeciwdziałanie rotacji pracowników w firmie,
• poprawienie pracy w poszczególnych działach,
• usprawnienie wewnętrznych procesów czy rozwiązanie konfliktów wewnątrz zespołu.
   

Po co przeprowadzać exit interview?

Exit interview warto traktować jako szansę na rozwój firmy i motywację do przeprowadzenia koniecznych zmian. Rozmowa z odchodzącym pracownikiem daje możliwość poznania jego motywacji oraz nastawienia do całej organizacji. Ma to ogromne znaczenie m.in. pod kątem budowania pożądanego wizerunku w branży – ogranicza tym samym ryzyko tworzenia „złego PR-u” u konkurencji.

Exit interview stwarza przestrzeń do szczerej rozmowy, przy okazji pokazując, że firma liczy się ze zdaniem pracowników, jest empatyczna, rozwija się, dąży do korygowania błędów i maksymalnego szanowania drugiej strony.

Jak analizować dane zgromadzone podczas exit interview?

Po zakończonej rozmowie należy przeanalizować zdobyte dane i informacje. Wszystko po to, aby wyciągnąć najważniejsze wnioski, będące paliwem do przyszłych zmian.

Przeanalizowanie danych z exit interview pozwoli na:

• spojrzenie na środowisko pracy z innej perspektywy,
• wybór odpowiednich benefitów pozapłacowych,
• poprawę kultury pracy,
• wyciągnięcie wniosków na temat poziomu satysfakcji wszystkich pracowników,
• wprowadzenie zmian, które mogą być kluczowe w starciu z konkurencyjnymi firmami,
• poznanie technik, dzięki którym możliwa jest budowa pozytywnego wizerunku organizacji.
   

Pytania, które warto zadać podczas exit interview

Exit interview to proces, który pomaga pracodawcom zrozumieć powody, dla których pracownik decyduje się odejść z firmy, i zastanowić się, co zrobić w celu poprawy atmosfery w pracy i zatrzymania innych pracowników. Oto kilka przykładowych pytań, które można zadać w trakcie exit interview:

Dlaczego zdecydowałeś(-aś) się opuścić naszą firmę?

1. Dlaczego zdecydowałeś(-aś) się opuścić naszą firmę?
2. Co było najbardziej frustrujące podczas pracy w naszej firmie?
3. Czy czujesz, że otrzymywałeś(-aś) wystarczająco dużo wsparcia ze strony przełożonych i kolegów z pracy?
4. Czy czujesz, że otrzymywałeś(-aś) odpowiednie narzędzia i zasoby, aby wykonywać swoją pracę?
5. Czy miała miejsce sytuacja, w której czułeś(-aś) się dyskryminowany(-a) lub nieodpowiednio traktowany(-a) przez kogoś w firmie?
6. Czy firma spełniła Twoje oczekiwania co do rozwoju zawodowego i możliwości awansu?
7. Czy masz jakieś sugestie, jak firma mogłaby ulepszyć swoją kulturę organizacyjną i poprawić warunki pracy?
8. Czy byś polecił(a) naszą firmę jako miejsce pracy innym pracownikom i dlaczego?
9. Czy masz jakieś sugestie, jak możemy poprawić rekrutację i selekcję kandydatów?
10. Czy masz jakieś sugestie, co firma mogłaby zrobić/poprawić, żeby zatrzymać swoich pracowników w przyszłości?

Powyższy przykład exit interview udowadnia, że zorganizowany wywiad wymaga empatii, stronienia od oceny i dyskomfortu. Docelowo rozmowa powinna opierać się na otwartości, zrozumieniu i konkretnych odpowiedziach, które nie doprowadzą do konfliktu czy trudnych emocji. Były pracownik powinien wiedzieć, że w każdej chwili może odmówić odpowiedzi, a gdy poczuje się zagrożony – zakończyć spotkanie.