EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoLudzie
Zobacz wszystkoSelect your location
Local sites
Zmiany w strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej FA(3) powodują, że niezwykle istotny staje się obecnie temat identyfikacji wydatków pracowniczych w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Niewątpliwie, w związku z zmianą struktury logicznej na FA(3), KSeF odegra ogromną rolę w kontekście digitalizacji i automatyzacji rozpoznawania rozliczeń i wydatków pracowników w danej organizacji. Jak KSeF może zrewolucjonizować procesy związane z rozliczaniem wydatków pracowników? Zapraszamy do lektury, aby dowiedzieć się, jak odpowiednie procedury mogą wspierać organizacje w efektywnym zarządzaniu wydatkami pracowniczymi.
Tekst jest częścią cyklu artykułów przygotowanych w obszarze Tax Technology.
Spis treści:
Przykład praktyczny 1: Delegacja pracownika
Przykład praktyczny 2: Zakup paliwa podczas podróży służbowej
Węzeł Podmiot3 – Kluczowe elementy
Przykład praktyczny 3: Raportowanie faktury ustrukturyzowanej dla pracownika na umowie o pracę
Przykład praktyczny 4: Raportowanie faktury ustrukturyzowanej dla pracownika na B2B
Wsparcie w automatyzacji wydatków pracowniczych w KSeF
Aby lepiej zobrazować, jak Krajowy System e-Faktur wpływa na proces identyfikacji wydatków pracowniczych, warto przyjrzeć się konkretnym przykładom.
Przykład praktyczny 1: Delegacja pracownika
Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik wyjechał w delegację do klienta na drugim końcu kraju. Podczas wyjazdu do klienta poniósł koszty w postaci opłaty za wynajem samochodu, zakupu paliwa i jedzenia (obiad w restauracji). Za wszystko zapłacił gotówką. Jednak w natłoku obowiązków zapomniał wziąć lub zgubił wystawione paragony – potwierdzające dane transakcje. KSeF w tym kontekście może spowodować zmianę procesu rozliczania i ewidencjonowania wydatków dokonywanych przez pracowników np. podczas podróży służbowych.
Audyt gotowości w kontekście identyfikacji wydatków pracowniczych w KSeF
W odniesieniu do powyższego przykładu, organizacja powinna przeprowadzić audyt gotowości, który obejmuje:
- przeanalizowanie ogólnej oceny gotowości przedsiębiorstwa do wdrożenia KSeF,
- przeanalizowanie szczegółowo obecnego procesu dokonywania i rozliczania zakupów przez pracowników np. podczas podróży służbowych,
- wprowadzenie procesów dostosowania rozliczania i identyfikowania wydatków pracowniczych na kilka miesięcy przed rozpoczęciem obowiązkowego raportowania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Przykład praktyczny 2: Zakup paliwa podczas podróży służbowej
Pracownik kupuje paliwo podczas podróży służbowej do klienta na stacji benzynowej. Dokonuje tego poprzez zapłatę kartą, prosząc sprzedawcę o wystawienie faktury na XYZ spółkę (jako nabywcę – Podmiot2 – podając numer NIP spółki).
Pracownik prosi również sprzedawcę o umieszczenie danych dodatkowego nabywcy – Podmiotu3, w którym wskazuje np. swój numer NIP – B2B pracownik oraz adres e-mail, na który ma zostać przesłana wizualizacja faktury. Następnie faktura ustrukturyzowana zostaje przesłana do KSeF na odpowiedni numer NIP nabywcy, a jej wizualizacja trafia na wskazany adres e-mail pracownika, który przekazuje ją pracodawcy.
Pracodawca, dzięki fakturze zawierającej adres e-mail pracownika, może odszukać daną fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Dodatkowo posiada wizualizację faktury, która ułatwi mu poszukiwania.
Proces identyfikacji wydatków pracowniczych w KSeF:
W odniesieniu do powyższego przykładu, kluczową rolę odegrają zasady wprowadzone dla pracowników związane z dokonywaniem wydatków pracowniczych, np. podczas podróży służbowych.
Węzeł Podmiot3 – Kluczowe elementy
W kontekście rozpoznawania wydatków pracowniczych w KSeF, węzeł Podmiot3 odgrywa kluczową rolę. Dane identyfikacyjne mają ogromne znaczenie, ponieważ zawierają numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany dla celów podatkowych.
Dane identyfikacyjne
W danych identyfikacyjnych mamy do wyboru możliwość zaraportowania:
- NIP: numer identyfikacji podatkowej podmiotu trzeciego.
- IDWew: identyfikator wewnętrzny wraz z numerem NIP podmiotu trzeciego.
- KodUE i NrVatUE: prefiks wraz z numerem identyfikacyjnym VAT UE podmiotu trzeciego.
- KodKraju i NrID: kod kraju nadania identyfikatora podatkowego wraz z identyfikatorem podatkowym.
- BrakID: w przypadku braku nadanego identyfikatora podatkowego (lub nie występuje on na fakturze).
- Nazwa: nazwa podmiotu trzeciego.
Adres podmiotu trzeciego
Adres podmiotu trzeciego jest elementem obligatoryjnym do raportowania pod kątem technicznym.
Dane kontaktowe
Dane kontaktowe są elementem fakultatywnym do raportowania, ale wydają się być niezbędne do identyfikacji wydatków pracowniczych w KSeF. Należy m.in. wprowadzić odpowiednie procesy w organizacji dotyczące obowiązku podawania adresu e-mail przez pracowników podczas dokonywanych wydatków. Dane kontaktowe:
- mogą odegrać kluczową rolę w identyfikacji wydatków pracowniczych w KSeF.
- są szczególnie istotne w sytuacjach, gdy w firmie pracują pracownicy o takim samym imieniu i nazwisku.
- w postaci adresu e-mail pracownika w danych kontaktowych podmiotu trzeciego pozwalają sprzedawcy na przesłanie potwierdzenia (wizualizacji faktury ustrukturyzowanej) na wskazany adres e-mail, co ułatwia pracodawcy identyfikację wydatków pracowniczych.
Przykładowo, pracodawca może utworzyć mechanizm wyłapywania faktur ustrukturyzowanych z danego adresu e-mail danego pracownika w hurtowni danych, automatyzując proces rozpoznawania wydatków pracowniczych, np. dokonywanych podczas podróży służbowych. Ułatwi to identyfikację, któremu pracownikowi należy się zwrot kosztów poniesionych podczas podróży służbowych oraz umożliwia to dokładne rozliczenie się z fiskusem.
Rola podmiotu trzeciego
Rola podmiotu trzeciego jest elementem obligatoryjnym do raportowania z punktu widzenia identyfikacji wydatków pracowniczych w KSeF. Odgrywa ona kluczową rolę w identyfikacji wydatków pracowniczych w KSeF.
Warto odnotować, że schema struktury logicznej FA(3) wprowadziła nową rolę podmiotu 3 w ustrukturyzowanym słowniku - „11” - „Pracownik”.
Przykład praktyczny 3: Raportowanie faktury ustrukturyzowanej dla pracownika na umowie o pracę
W tym przykładzie przedstawiamy, jak wygląda raportowanie faktury ustrukturyzowanej dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę.
- Nagłówek = Dane techniczne faktury ustrukturyzowanej.
- Podmiot1: Dane dotyczące sprzedawcy, np. hotelu.
- Podmiot2: Dane dotyczące nabywcy – wskazujemy tutaj dane naszego pracodawcy.
Podmiot3: przykład z innym identyfikatorem podatkowym
- Dane identyfikacyjne:
- KodKraju: PL
- NrID: Numer PESEL
- Nazwa: Jan Kowalski - Adres:
- KodKraju: PL
- AdresL1: Rondo ONZ 1, Warszawa 00-124 - Dane kontaktowe: jan.kowalski3@pl.ey.com (adres e-mail)
- Rola: 11
- FA = dane właściwe faktury ustrukturyzowanej
Podmiot3: potencjalny przykład bez innego identyfikatora podatkowego
- Dane Identyfikacyjne:
- BrakID = 1
- Nazwa = Jan Kowalski - Adres:
- KodKraju = PL
- AdresL1 = Rondo ONZ 1, Warszawa 00-124 - Dane kontaktowe: jan.kowalski3@pl.ey.com (adres e-mail)
- Rola: 11
- FA = dane właściwe faktury ustrukturyzowanej
Przykład praktyczny 4: Raportowanie faktury ustrukturyzowanej dla pracownika na umowie o pracę
W tym przykładzie przedstawiamy, jak wygląda raportowanie faktury ustrukturyzowanej dla pracownika zatrudnionego na zasadach B2B.
- Nagłówek = Dane techniczne faktury ustrukturyzowanej.
- Podmiot1: Dane dotyczące sprzedawcy, np. hotelu.
- Podmiot2: Dane dotyczące nabywcy – wskazujemy tutaj dane naszego pracodawcy.
Podmiot3: przykład dla pracownika na B2B
- Dane identyfikacyjne:
- NIP: 123456789
- Nazwa: Jan Kowalski - Adres:
- KodKraju: PL
- AdresL1: Rondo ONZ 1, Warszawa 00-124 - Dane kontaktowe: jan.kowalski3@pl.ey.com (adres e-mail)
- Rola: 11
- FA = dane właściwe faktury ustrukturyzowanej
Wsparcie w automatyzacji wydatków pracowniczych w KSeF
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem efektywnych procesów oraz automatyzacją rozpoznawania wydatków pracowniczych w kontekście nadchodzącego raportowania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem EY Tax Technology & Transformation.
Nasi eksperci są gotowi, aby wspierać Cię w dostosowaniu rozwiązań do specyfiki Twojej firmy, zapewniając wsparcie w obszarze technologii w podatkach. Razem możemy wprowadzić innowacyjne rozwiązania, które zrewolucjonizują zarządzanie wydatkami pracowniczymi i przyczynią się do efektywności operacyjnej Twojej organizacji.
Skontaktuj się z nami
Sprawdź, jak możemy pomóc w realizacji Twoich celów biznesowych
Podsumowanie
Nadchodzący KSeF stanowi niepowtarzalną okazję do zmiany procesów w organizacjach w kontekście rozpoznawania wydatków pracowniczych. Transformacja cyfrowa obszaru systemu podatkowego i księgowości, przy wprowadzeniu odpowiednich procedur rozliczeń pracowniczych wewnątrz organizacji, może stać się przepustką do zakończenia sporów i problemów związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem zwrotów dla pracowników – w kontekście ponoszonych przez nich wydatków.
Jak EY może pomóc
Nasz cyfrowy zespół podatkowy robi głębokie nurkowanie, aby spojrzeć na Twoją funkcję podatkową pod każdym kątem, od opodatkowania po operacje związane z funkcjami podatkowymi. Dowiedz się więcej.
Przeczytaj więcejLider
-
Aleksandra Sewerynek - BarszczEY Polska, Doradztwo Podatkowe, Tax Technology and Transformation, Partner
Polecane artykuły
e-Faktury ustrukturyzowane w pytaniach i odpowiedziach
Krajowy System e-Faktury (dalej: KSeF) będzie obowiązkowy dla dużych podmiotów (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów) od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych przedsiębiorców a od 1 kwietnia 2026 r.
22 sty 2023
Katarzyna Wróblewska
Konsultacje w zakresie KSeF– utrzymane odroczenia i uproszczenia. Co dalej?
W trakcie konsultacji z przedsiębiorcami Ministerstwo Finansów potwierdziło, że dla firm, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem w 2025 r. wyniesie mniej niż 200 mln zł. Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych – 1 kwietnia 2026 r.
09 sie 2024
Sara Kuleta
Jak wprowadzenie JPK_ST_KR wpłynie na ewidencjonowanie amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych? Poznaj kluczowe elementy, metody oraz narzędzia wspierające zgodność z nowymi regulacjami podatkowymi.
25 lut 2025
Jakub Bubas