Ulga B+R: sposoby potwierdzenia zaangażowania pracownika w działalność badawczo-rozwojową

Kto może skorzystać z ulgi na badania i rozwój

Ulga na badania i rozwój jest przeznaczona dla podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Mogą to być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne. Konstrukcja tej ulgi powoduje jednak, że nie jest ona dostępna dla osób fizycznych, które rozliczają się ze stosunku pracy, działalności wykonywanej osobiście lub innych dochodów, które nie stanowią dochodów z działalności gospodarczej. Odliczeniu podlegają wydatki, które stanowią u podatników koszt uzyskania przychodów, a ich ujmowanie jest zarezerwowane właśnie dla przedsiębiorców.

Ulga na badania i rozwój a Polski Ład

W ramach reformy Polskiego Ładu w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PIT) oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: CIT) zwiększono możliwość uzyskania oszczędności związanych z rozliczeniem kosztów osobowych w uldze na działalność badawczo-rozwojową. Z dniem 1 stycznia 2022 r. dzięki Polskiemu Ładowi w ustawach podatkowych dodano nowe przepisy, tj. art. 18d CIT oraz art. 26e PIT, które regulują kwestie powyższych preferencji.

Ulga B+R – jak rozliczać? Jakie są wymogi przy rozliczaniu kosztów osobowych?

Podstawowym kryterium stosowania ulgi B+R jest realizacja przez pracowników przedsiębiorstwa działań, które spełniają ustawowe wymogi. Spełnienie kryteriów zawartych w definicji jest szczególnie istotne, jeśli przedsiębiorcy chcą uniknąć ryzyka zakwestionowania rozliczenia wydatków przez organy skarbowe. Warto pamiętać także, że preferencje wynikające z prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej nie są dostępne dla firm działających w specjalnej strefie ekonomicznej. Więcej o samych niejasnościach związanych z definiowaniem prac rozwojowych można przeczytać w artykule pt. „Prace rozwojowe w odliczeniu ulgi B+R”.

Wyodrębnienie kosztów osobowych w ramach ulgi badawczo-rozwojowej

Obowiązujące regulacje prawne wymagają, aby podatnik wyodrębnił część kosztów osobowych, które zostały poniesione na realizację działalności badawczo-rozwojowej (art. 18d pkt 2.1 CIT oraz art. 26e pkt 2.1 PIT). W ustawach lakonicznie wskazano jedynie, że wyodrębnienie to powinno być dokonane „w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu”.

Techniczne sposoby potwierdzenia zaangażowania pracownika

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzują, w jaki sposób należy wykazać faktyczne zaangażowanie pracowników w działalność badawczo-rozwojową w danym okresie rozliczeniowym. W swoich dotychczasowych interpretacjach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS) podkreśla, że sposób wyodrębnienia czasu pracy jest kwestią techniczną i to podatnik powinien móc udowodnić podczas kontroli karno-skarbowej poprawność przyjętej metody ewidencji czasu pracy.

Podatnicy wyodrębniający koszty osobowe nie mogą posługiwać się jasnymi wytycznymi. Do dyspozycji  podatników pozostają jedynie wskazówki Ministerstwa Finansów przedstawione w informacji „Ulga podatkowa na działalność badawczo-rozwojową” z dnia 20.06.2017 r., która jest podstawą do zdefiniowania kosztów pracowniczych kwalifikowanych do ulgi B+R [1].

Jak poprawnie odliczyć koszty pracownicze?

Rozliczenie kosztów pracowniczych w ramach przysługującego limitu warto przeprowadzić w sposób zorganizowany. Pierwszym krokiem, jaki warto podjąć w tym celu, jest ustalenie wysokości podlegających odliczeniu kosztów pracowniczych na podstawie prowadzonej w tym celu ewidencji (czyli wyodrębnić koszty brane do skalkulowania wysokości ulgi).

Ustawy podatkowe PIT i CIT (art. 9 ust. 1b ustawy CIT i art. 24a ust. 1b ustawy PIT) nakładają na podatników, którzy zamierzają skorzystać z ulgi B+R, obowiązek wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej (w tym kosztów pracowniczych) w prowadzonych przez nich księgach podatkowych. Zastosowany przez podatnika sposób wyodrębnienia kosztów powinien umożliwić prawidłowe zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, które dają prawo do skorzystania z ulgi.

Z ustaw podatkowych wynika ogólny obowiązek wyodrębniania w prowadzonych przez podatników księgach podatkowych kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie pracownika w całości bądź części będzie stanowiło koszt kwalifikowany.

W przypadku więc, gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie tej części wynagrodzenia, która nie jest związana z realizacją działalności B+R. Jak pokazuje praktyka, dokumentowanie czasu pracy przeznaczonego na działalność badawczo-rozwojową może stanowić nie lada wyzwanie. Ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom jednego wzorca ewidencji. Wybór sposobu udokumentowania wydatków na koszty osobowe związane z działalnością badawczo-rozwojową pozostawiony został podatnikom. Dla celów dowodowych zalecane jest, aby ewidencja czasu pracy poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi. 

Propozycja, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika, można odnaleźć także w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej.  

Ministerstwo Finansów wyjaśniło przykładowe rozwiązania dotyczące ewidencji czasu pracy pracownika w zakresie zakresu IP Box

Skala wątpliwości podatników dotycząca prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy w przypadku preferencji związanych z działalnością badawczo-rozwojową i innowacyjną jest bardzo duża. Łatwo wyobrazić sobie, jak niepewnie musi czuć się podatnik czy księgowy, który musi potwierdzić, że ewidencja spełnia wymogi postawione przez ustawodawcę.

Dostrzegając ten problem, Ministerstwo Finansów przygotowało w latach ubiegłych objaśnienia podatkowe dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP Box [1] (dostępne tutaj: link). Choć objaśnienia dotyczą ulgi IP Box, to warto zwrócić uwagę na jeden z przykładów dotyczący ewidencji czasu pracy w nich zawarty. 

Resort finansów w omawianym przypadku przedstawił przykładową kartę czasu pracy pracownika, w której wyodrębniono czas pracy poświęcony na wytworzenie IP oraz czas pracy poświęcony na pozostałą działalność. Wynika z niej, że dany pracownik poświęcił w miesiącu (luty 219 r.) 55,15% czasu pracy na wytworzenie kwalifikowanego IP, zaś 44,85% czasu pracy poświęcił na pozostałą działalność podatnika. W tabeli obrazującej przykład znakiem „x” oznaczono dni wolne od pracy [2].

Ważne!

Ministerstwo Finansów zaleca, by pracodawcy określili indywidualnie, jaka część wynagrodzenia stanowi wynagrodzenie z tytułu wykonywania prac związanych z kwalifikowaną działalnością badawczo-rozwojową, a jaka stanowi wynagrodzenie za wykonywanie innych obowiązków pracowniczych, w efekcie których nie powstają kwalifikowane IP. Może to wynikać choćby z regulacji zawartych w umowie o pracę, opisu stanowiska pracy lub z odpowiednich zapisów w regulaminie pracy. 

Ewidencja czasu pracy poświęconego działalności B+R – o czym warto pamiętać?

1. Jest ważnym elementem rozliczania ulgi badawczo-rozwojowej (ulgi B+R).
2. Pozwala na ustalenie, jaki procent czasu pracy w danym miesiącu został przeznaczony na realizację tej działalności badawczo-rozwojowej.
3. Rekomenduje się prowadzenie ewidencji na bieżąco w ujęciu miesięcznym.
4. Może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, np. za pomocą specjalnego oprogramowania lub arkusza kalkulacyjnego. Istotne, aby zawierała dane pozwalające na zidentyfikowanie m.in. pracownika, projektu B+R, opis czynności wykonywanych w ramach projektu, liczbę godzin przeznaczonych na projekt.

Ewidencja czasu pracy jest niezbędna do prawidłowego ustalenia wysokości kosztów kwalifikowanych z tytułu wynagrodzeń i składek pracowników. Koszty te mogą być odliczone od podstawy obliczenia podatku tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.