Pakiet ViDA – jak wpłynie na lokalne wymogi fakturowe w krajach UE?

Wcześniej, bo już od wejścia w życie dyrektywy, spodziewać się należy:

• zniesienia obowiązku uzyskania zgody Komisji Europejskiej, by państwo członkowskie mogło wprowadzić obowiązek fakturowania elektronicznego dla transakcji krajowych[1], oraz
• braku konieczności stosowania wymogu uzyskania akceptacji kontrahenta na otrzymanie e-Faktur – jeśli państwo członkowskie wprowadzi obowiązkowy system e-fakturowania.

 Zakładano, że zmiany te wejdą w życie jeszcze w 2024 r., ale perspektywa ta oddala się w kontekście przedłużającej się dyskusji nad finalnym kształtem dyrektywy.

Krajowe e-Faktury – co dalej?

Harmonizacja przepisów w tym zakresie będzie miała oczywiście inne znaczenie i skutki dla poszczególnych krajów, w zależności od tego, czy:

• wprowadziły już wcześniej wymogi e-fakturowe lub planują wprowadzić je w najbliższym czasie, w szczególności w kształcie nie do końca spójnym z wytycznymi ViDA, czy
• jeszcze przez pewien okres się wstrzymają od wprowadzania takich wymogów i od razu dostosują się do docelowych wymogów UE.

Patrząc jednak nie tylko na europejski, ale też ogólnoświatowy trend zmian w systemach fakturowania i mając na względzie szerokie korzyści, jakie potencjalnie da taka digitalizacja, można śmiało założyć, że w najbliższych latach większość krajów członkowskich zdecyduje się na wprowadzenie krajowych e-Faktur.

Istotne jest jednak, że w wielu reżimach występuje lub ma być wprowadzony wymóg wstępnej autoryzacji faktur (ang. pre-clearance), a w ocenie EU warunek ten jest nadmiernie uciążliwy dla wystawców faktur. Dlatego kraje te będą musiały rozważyć i wdrożyć odpowiednie modyfikacje. Mowa tu zarówno o tych państwach członkowskich, które już wcześniej wprowadziły analogiczne wymogi dokumentacyjne (typu SII w Hiszpanii, RTIP na Węgrzech czy SDI we Włoszech – wprowadzane odpowiednio w latach 2017–2019), jak i o takich krajach, jak Grecja czy Francja, które są jeszcze w przededniu wprowadzenia regulacji e-fakturowych (najprawdopodobniej w 2025 i 2026 r.). Kwestia ta stanowi również przedmiot konsultacji publicznych w Bułgarii.

Do tej grupy zalicza się także Polska. Mechanizm funkcjonowania KSeF-u i obowiązkowych e-Faktur odbiega od wytycznych ViDA. Można bowiem uznać, że techniczną walidację pliku e-fakturowego przygotowanej przez wystawcę faktury, a następnie nadanie swoistego numeru KSeF, które są warunkami jej wystawienia, rozumie się jako uprzednią autoryzację (choć proces ten ma charakter bardziej techniczny).

W trakcie konsultacji społecznych regularnie pojawiały się pytania skierowane do Ministerstwa Finansów (MF), czy planowane jest dostosowanie polskich wymogów do unijnych wytycznych jeszcze przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF-u, tak aby nie było konieczne ich późniejsze modyfikowanie (co generuje oczywiście dodatkowe pracę i koszty po stronie nie tylko podatników, lecz także ustawodawcy).

Na ten moment podatnicy nie mają pewności, czy tak się stanie – zgodnie ze stanowiskiem MF, wyrażonym w pytaniach i odpowiedziach zamieszczonych na stronie ministerstwa, „Prace związane z wdrożeniem unijnego pakietu ViDA znajdują się dopiero we wstępnej fazie. Polska zabiega w KE, aby pakiet ViDA nie wpływał na funkcjonalności KSeF”[2]. Jednocześnie 26 kwietnia 2024 r. na briefingu prasowym Minister Finansów zapowiedział, że będą podjęte działania, aby polski KSeF był jak najbardziej zgodny z unijnym systemem proponowanym w ramach pakietu ViDA. Nie zostały jednak na razie przekazane żadne szczegóły w tym zakresie.

Dalsze decyzje dotyczące pakietu ViDA i jego wpływu na lokalne systemy e-fakturowania będą przedmiotem kolejnych posiedzeń rady ECOFIN – te planowane są na październik lub listopad. To wtedy dowiemy się, jakie kroki będą musiały podjąć poszczególne kraje członkowskie, aby sprostać nowym wyzwaniom, które nakłada digitalizacja w obszarze VAT. Podsumowując, podatnikom pozostaje więc niestety czekać na finalną wersję przepisów – i krajowych, i unijnych.

Korzyści z wdrażania e-Faktur w obrocie krajowym

Wprowadzenie lokalnych wymogów w zakresie e-Faktur przez poszczególne kraje jest odpowiedzią na potrzebę ulepszania i optymalizacji systemów podatkowych, szczególnie w kontekście zbierania podatku VAT. E-fakturowanie odgrywa kluczową rolę w poprawie dokładności, przejrzystości i efektywności procesów podatkowych, przynosząc korzyści zarówno dla organów podatkowych, jak i przedsiębiorstw.

Dla organów podatkowych e-fakturowanie oznacza zwiększoną przejrzystość i zgodność z przepisami. Elektroniczne śledzenie faktur ułatwia wykrywanie oszustw podatkowych i zapobieganie im, a cyfrowy ślad pozostawiony przez e-Faktury pozwala na bardziej efektywne audyty. Dodatkowo raportowanie transakcji VAT w czasie rzeczywistym umożliwia szybsze pobieranie podatków i wykrywanie nieprawidłowości. Analiza danych uzyskanych dzięki e-fakturowaniu może dostarczyć cennych wglądów w działalność gospodarczą i trendy, co jest pomocne w opracowywaniu i egzekwowaniu polityki podatkowej.

Z kolei dla firm e-fakturowanie oznacza dokładność i redukcję błędów. Automatyzacja procesów minimalizuje ludzkie błędy, które często występują w tradycyjnym fakturowaniu papierowym, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych czy zgubienie dokumentów. Dzięki zautomatyzowaniu wprowadzania i obliczania podatku VAT uzyskuje się dokładne rejestrowanie i raportowanie, co prowadzi do precyzyjnych rozliczeń podatkowych i zmniejsza liczbę sporów. Ponadto e-fakturowanie upraszcza procesy fakturowania i raportowania VAT, oszczędzając czas i redukując koszty administracyjne. Integracja z systemami księgowymi i ERP ułatwia zarządzanie finansami i zgodność z VAT.

Podsumowanie

Wdrażanie lokalnych wymogów w zakresie e-Faktur jest strategicznym krokiem, który pozwala na szybsze i bardziej skuteczne reagowanie na zmieniające się warunki gospodarcze i regulacyjne bez konieczności czekania na międzynarodowe porozumienia, które mogą wymagać długotrwałych negocjacji i kompromisów. W obliczu ciągłych przesunięć planowanych terminów na szczeblu unijnym wiele krajów uznaje, że nie warto czekać na finalną wersję ViDA, ale wybrać proaktywne podejście i wprowadzić własne, dostosowane do lokalnych potrzeb rozwiązania, aby jak najszybciej czerpać korzyści z cyfryzacji procesów podatkowych.