Kim jest czynny podatnik VAT?

Czynny podatnik VAT z obowiązku

Obowiązkowej rejestracji jako czynny podatnik VAT podlegają już od chwili dokonania pierwszej sprzedaży podmioty wykonujące wskazany w przepisach rodzaj działalności. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku dostaw towarów potencjalnie ryzykownych, niektórych towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, budynków, budowli lub ich części, terenów budowlanych, nowych środków transportu oraz świadczenia niektórych usług: prawniczych, w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego), jubilerskich, ściągania długów. Obligatoryjnie czynnymi podatnikami VAT zostać muszą także przedsiębiorcy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce. Ponadto obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT mają podatnicy, u których wartość sprzedaży opodatkowanej (bez wliczania wartości podatku) przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwotę 200 000 zł.

Podatnik VAT zwolniony

Obok podatników czynnych VAT istnieje grupa podatników zwolnionych z VAT, którzy mogą działać w ramach zwolnienia podmiotowego bądź przedmiotowego. Zwolnienie podmiotowe obejmuje przedsiębiorstwa, które z uwagi na rodzaj wykonywanej działalności nie mają obowiązku rejestracji od momentu dokonania pierwszej sprzedaży, posiadają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i osiągają obrót roczny w kwocie nieprzekraczającej 200 000 zł. W takiej sytuacji podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, aby dokumentować i monitorować roczny obrót – po przekroczeniu limitu należy się zarejestrować jako czynny podatnik VAT. Natomiast ze zwolnienia podmiotowego mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący wyłącznie określone w ustawie rodzaje działalności gospodarczej, np. usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone przez lekarzy, lekarzy dentystów, pielęgniarki, położne lub psychologów, usługi nauczania języków obcych, usługi finansowe i ubezpieczeniowe. Warto również wskazać, że czynności zwolnione z opodatkowania przedmiotowo nie są wliczane do limitu obrotu uprawniającego do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego.

Podatnicy VAT zwolnieni nie odprowadzają do urzędu podatku od swojej sprzedaży, nie składają deklaracji VAT ani jednocześnie nie mogą skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z poniesionych kosztów i poczynionych inwestycji.

Podatnicy, którym przysługuje zwolnienie z VAT, mogą zostać fakultatywnie czynnymi podatnikami VAT. W takim przypadku uzyskanie statusu czynnego podatnika VAT zależne jest od decyzji przedsiębiorcy oraz od dopełnienia stosownych formalności. Podatnicy już zarejestrowani do VAT muszą zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem okresu (miesiąca albo kwartału), w którym rezygnują ze zwolnienia. Natomiast podatnicy rozpoczynający działalność muszą złożyć zawiadomienie przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.

Kiedy warto być czynnym podatnikiem VAT?

Status czynnego podatnika VAT związany jest z szeregiem obowiązków, jednak niesie ze sobą również korzyści – warto więc zważyć jedne i drugie, mając na uwadze indywidualną sytuację podmiotu.

Do obowiązków czynnych podatników VAT należy cykliczne rozliczanie się z urzędem skarbowym, polegające na składaniu miesięcznie bądź kwartalnie odpowiednich deklaracji oraz zapłacie podatku. Czynny podatnik VAT musi pilnować terminów na złożenie dokumentów, ponadto ma obowiązek śledzić zmieniające się przepisy, aby prawidłowo dopełnić wszystkich formalności, zastosować właściwe podejście do poszczególnych transakcji i odpowiednie stawki podatku. Czynny podatnik VAT musi także prowadzić rejestry sprzedaży i zakupu oraz wystawiać faktury w przypadku transakcji z inną firmą i każdorazowo na żądanie osoby fizycznej. Dodatkowo czynny podatnik VAT musi liczyć się z możliwością wszczęcia przez urząd skarbowy kontroli i koniecznością odpowiedzi na pytania organów podatkowych zadane w celu weryfikacji poprawności rozliczeń VAT.

Należy jednak pamiętać, że obok powyższych obowiązków i formalności podatnicy czynni mają jeden istotny przywilej, jakim jest prawo do odliczenia VAT (od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną). Jest to niewątpliwie główna zaleta związana z posiadaniem statusu czynnego podatnika VAT, pozwalająca na redukcję realnie poniesionych kosztów działalności. Podmiot wystawiający faktury VAT (z których kontrahent potencjalnie może odliczyć VAT) jest także bardziej atrakcyjnym partnerem na rynku.

A zatem, w zależności od wysokości ponoszonych przez przedsiębiorcę kosztów, możliwość skorzystania z prawa do odliczenia może stać się dla niego dużą oszczędnością. Wówczas uzyskanie statusu czynnego podatnika VAT, mimo wielu formalności i obowiązków, jakie są z tym związane, okaże się dla niego korzystne. Pozwoli bowiem na osiągnięcie wyższego zysku i mniej kosztowny rozwój. W przypadku działalności o niewielkich kosztach – a więc niewielkiej potencjalnie kwocie do odliczenia – zostanie czynnym podatnikiem VAT nie jest tak bardzo atrakcyjne.

Rejestracja do VAT: formularz VAT-R

Podmioty prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą przed dniem dokonania pierwszej czynności opodatkowanej VAT muszą złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne (tzw. formularz VAT-R). Formularz ten składa każdy przedsiębiorca – także taki, który docelowo korzystać będzie ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego (wówczas należy zarejestrować się jako podatnik VAT zwolniony). W sytuacji gdy podatnik zwolniony podmiotowo przekroczy próg obrotowy albo podatnik zwolniony zdecyduje o rezygnacji ze zwolnienia, zobowiązany jest do dokonania aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego w tym zakresie. Ponadto w przypadku zmiany jakichkolwiek danych wskazanych w formularzu VAT-R, takich jak przykładowo nazwa podmiotu, adres czy dane kontaktowe, również należy złożyć aktualizację zgłoszenia.

Formularz VAT-R powinien zostać zweryfikowany przez właściwy dla podatnika urząd skarbowy – sprawdzane są w nim dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym (np. czy adres siedziby istnieje). Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji, jeśli:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podmiot wnioskujący o rejestrację nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wyłudzeń skarbowych,
• sąd orzekł wobec tego podmiotu zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Czynny podatnik VAT a biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT jest powszechnie dostępną, elektroniczną bazą podatników VAT, prowadzoną przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Na liście wskazane są dane podatników zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, niezarejestrowanych na VAT, korzystających ze zwolnienia, a także tych, którzy zostali z listy wykreśleni lub ponownie na niej umieszczeni. Biała lista ułatwia weryfikację kontrahentów i w ten sposób stanowi formę ochrony podatników przed negatywnymi skutkami transakcji z niezweryfikowanymi podmiotami. Biała lista zawiera dane podatników wraz z numerami rachunków bankowych i to na podmiocie dokonującym płatności spoczywa odpowiedzialność weryfikacji kontrahenta. Po więcej informacji na temat białej listy podatników VAT zapraszamy do lektury artykułu: Co to jest biała lista podatników VAT? Jak zgłosić rachunek na listę?