E Faktury

Co to jest VAT compliance? Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia doradczego w zakresie VAT-u?

Podatek od towarów i usług jest jednym z najważniejszych i najbardziej skomplikowanych podatków konsumpcyjnych. Ciężar przestrzegania przepisów dotyczących podatku VAT i prawidłowego rozliczenia spoczywa w przeważającej mierze na firmach. Wiąże się z tym konieczność wykonania intensywnej pracy związanej z rozliczeniami przy krótkich terminach i dużej ilości danych do przetworzenia. Nietrudno w takiej sytuacji o nieprawidłowości, które mogą mieć negatywne konsekwencje i wiązać się z dodatkowymi kosztami, a nawet sankcjami. Aby uniknąć takich sytuacji, warto wziąć pod uwagę opcję skorzystania z usługi VAT compliance. Na czym polega ta usługa i w jakich sytuacjach można z niej korzystać?


VAT compliance – co to jest?

VAT compliance to nic innego jak zapewnienie zgodności rozliczeń z przepisami o VAT. W kontekście zewnętrznej usługi partnera biznesowego przez VAT compliance rozumie się profesjonalne wsparcie świadczone przez wyspecjalizowane firmy doradcze ukierunkowane na zapewnienie tejże zgodności. 

Usługi VAT compliance w pełnym zakresie dotyczą rozliczania podatku od towarów i usług, ale przede wszystkim jest to kompleksowy zestaw rozwiązań wspierający procesy realizacji obowiązków z zakresu VAT-u, wynikających głównie z obowiązujących, a także na bieżąco nowelizowanych przepisów prawa podatkowego. W odniesieniu do podatników realizujących obrót towarowy czy usługowy z zagranicą usługa obejmuje równocześnie zapewnienie symetrycznego rozpoznania danej transakcji z zagranicznym kontrahentem, biorąc pod uwagę zarówno regulacje krajowe, jak i zharmonizowane przepisy wspólnotowe. Pozwala to przedsiębiorcom prawidłowo wywiązywać się z obowiązków związanych z rozliczaniem VAT-u, nałożonych przepisami polskimi lub wynikającymi z zagranicznych regulacji, z uwzględnieniem praktyki sądowej na poziomie zarówno lokalnym, jak i unijnym.

W konsekwencji przedsiębiorca korzystający ze wsparcia z zakresu VAT compliance może mieć pewność, iż realizowane przez niego transakcje są prawidłowo klasyfikowane, zaraportowane i rozliczone.

Usługi VAT Compliance – w jakich sytuacjach można skorzystać?

 

VAT compliance to kompleksowa usługa skierowana do szerokiego grona odbiorców. Głównie do przedsiębiorców prowadzących dynamiczną działalność gospodarczą, charakteryzującą się mnogością i różnorodnością transakcji objętych regulacjami podatku od towarów i usług. Rozwiązanie to jest szczególnie atrakcyjne dla firm, które zamierzają dokonać lub dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych – świadczą usługi czy sprzedają swoje produkty odbiorcom z państw spoza naszego kraju. Zasadniczo wiąże się to z koniecznością rejestracji jako podatnik VAT UE (w przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów z Unii Europejskiej) i składania Informacji Podsumowujących, prezentujących dane o transakcjach zrealizowanych z zagranicznymi podatnikami podatku od wartości dodanej.

Najczęściej usługa VAT compliance polega na weryfikacji poprawności przesłanych danych i dokumentów, prowadzeniu ewidencji, a także przygotowaniu i złożeniu odpowiednich deklaracji i raportów.

Z usług VAT compliance może skorzystać przedsiębiorca, który np.:

  • zamierza pozyskać odbiorców swoich usług i towarów z krajów innych niż Polska,
  • szuka możliwości prowadzenia biznesu na rynkach zagranicznych,
  • jest lub chce być zarejestrowany dla celów VAT za granicą,
  • chce uzyskać pewność co do jakości i prawidłowości swoich rozliczeń VAT,
  • nie posiada wystarczających zasobów osobowych do pełnego zarządzenia procesem rozliczenia VAT-u lub potrzebuje wsparcia dla zasobów już posiadanych.

W praktyce wsparcie w zakresie VAT compliance może okazać się przydatne dla tych przedsiębiorców, którzy m.in. prowadzą handel w Internecie, chcą otwierać magazyny w innych krajach, świadczą usługi związane z nieruchomościami, usługi niematerialne itd. To także ciekawa propozycja dla rosnących firm, które nie są zainteresowane dalszym rozbudowywaniem zespołów księgowych dla zapewnienia zgodności ich rozliczeń z przepisami o Vacie, preferują natomiast współpracę z profesjonalnym doradcą, pozwalającą na niezwłoczne uruchomienie stosownych procesów rozliczeń podatku i gwarantowany pakiet doświadczeń i wiedzy zewnętrznego dostawcy.

Na co firmy mogą liczyć w ramach VAT compliance w pełnym zakresie? Co wchodzi w skład usługi VAT compliance?

Najczęściej w ramach usług VAT compliance przedsiębiorcy mogą uzyskać następujące wsparcie:

  • pomoc w rejestracji, czyli uzyskaniu statusu podatnika (VAT, VAT-UE, także w innych krajach),
  • prowadzenie rejestrów i innej dokumentacji dotyczącej VAT-u,
  • przygotowanie deklaracji VAT, informacji podsumowujących, plików JPK,
  • złożenie JPK i innych wymaganych deklaracji,
  • pomoc w odzyskiwaniu zwrotu VAT-u,
  • sprawdzanie poprawności rozliczania VAT-u,
  • doradztwo podatkowe w zakresie VAT-u,
  • pomoc podczas czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowań podatkowych czy celno-skarbowych.

Skorzystanie ze wsparcia oferowanego przez doświadczony podmiot doradczy pozwala na przeniesienie obowiązków w zakresie wymienionych czynności dotyczących VAT-u na specjalistów z firmy zewnętrznej, co obejmuje także pomoc podczas weryfikacji kontrolnych prowadzonych przez organy podatkowe i kontrolne. Ponadto oferowane usługi często obejmują też usługi doradztwa podatkowego w zakresie szerszym niż VAT compliance. Oprócz wsparcia VAT compliance firmy doradcze oferują np. sporządzanie raportów sprzedaży, co pozwala przedsiębiorcy na bieżąco śledzić dane dotyczące rentowności jego przedsiębiorstwa i podejmować dalsze decyzje strategiczne w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Szczegóły powinna regulować umowa świadczenia takich usług.

Czy VAT compliance to rozwiązanie tylko dla zagranicznych podatników zarejestrowanych w Polsce?

Nie tylko. Usługi VAT compliance są skierowane do każdego przedsiębiorcy, przede wszystkim takiego, na którym ciążą obowiązki związane z rozliczaniem VAT-u, ale też podatku od wartości dodanej, czyli podatku pośredniego obowiązującego w innych krajach. Jak się szacuje, obecnie w Polsce z usług VAT compliance korzysta więcej niż połowa polskich przedsiębiorców. To dość duży krąg podmiotów, na których ciąży obowiązek rozliczania VAT-u. Obserwuje się też zwiększenie liczby przedsiębiorców korzystających z takich usług.

Outsourcing VAT compliance – jakie są zalety takich usług?

Korzystanie z usług VAT compliance przynosi największe korzyści w przypadku, gdy przedsiębiorca jest zmuszony wywiązywać się z obowiązku rozliczania VAT-u w innych krajach. A to wiąże się z koniecznością znajomości lokalnych przepisów, procedur, obowiązków podatkowych itd., z którymi zespół księgowy w przedsiębiorstwie nie zawsze jest w stanie sobie poradzić. Zdjęcie takich obowiązków z wewnętrznej obsługi rachunkowo-podatkowej i przekazanie ich doradcom z zewnątrz pozwoli przedsiębiorcy skupić się na realizowaniu pozostałych obszarów działalności przedsiębiorstwa, np. działaniach marketingowych i organizacyjnych, czy po prostu na rozbudowie biznesu. Analizą przepisów, realizacją obowiązków związanych z rozliczaniem VAT-u, a nawet kontaktami z organami podatkowymi (polskimi i zagranicznymi) zajmie się bowiem firma zewnętrzna.

Korzyści z outsourcingu VAT compliance to przede wszystkim oszczędność kosztów w przedsiębiorstwie. Nie ma potrzeby ponoszenia kosztów dokształcania członków zespołu księgowego, tworzenia nowych stanowisk do obsługi VAT-u w Polsce i za granicą. Nie trzeba też dostosowywać używanego w firmie programu finansowo-księgowego. Oszczędność dotyczy również czasu, który trzeba by było poświęcić na śledzenie i analizę zmian w prawie, co często należy do karkołomnych zajęć.

Korzyścią jest też gwarancja profesjonalizmu i efektywności świadczonych usług, która wynika z doświadczenia i poziomu merytorycznego doradców realizujących usługi z zakresu VAT compliance.

Wreszcie korzystanie z outsourcingu VAT compliance zapewni poczucie bezpieczeństwa, że w zakresie obejmującym takie usługi wszystkie związane z tym obowiązki zostaną spełnione prawidłowo i w terminie. Firmy doradcze gwarantują też bezpieczeństwo przetwarzania danych z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych.


Okiem eksperta EY

VAT compliance to usługa oferowana w Polsce już od kilkunastu lat, a jej zakres przybiera bardzo zróżnicowane formy. W ostatnich latach firmy coraz częściej decydują się na pełny outsourcing podatkowy, a VAT compliance jest jednym z elementów kompleksowego przekazania funkcji podatkowej do doradcy. Podatnicy niezmiennie jednak sięgają po outsourcing jedynie rozliczeń dotyczących VAT-u, co wynika z konieczności zapewnienia dynamiki prac i uwzględnienia terminów rozliczeń tego podatku. Zakres przekazania tych rozliczeń usługodawcy uzależniony jest od zasobów osobowych posiadanych przez podatnika i jego wizji co do sposobu i skali funkcjonowania wewnętrznych zespołów finansowych. Efektywnie doradca częstokroć działa na danych już wstępnie wygenerowanych przez daną firmę, często poddając je dodatkowej weryfikacji, np. z wykorzystaniem dokumentów źródłowych. Wsparcie może być też jednak punktowe – ograniczające się do wygenerowania i złożenia deklaracji (wsparcie techniczne) lub do przejęcia konkretnych procesów (jak np. obsługa korekt, walidacja dokumentów zabezpieczających zastosowanie obniżonych stawek dokumentów, rozliczenie ulgi na złe długi itd.). Najnowszym trendem jest tzw. co-sourcing – głębsza współpraca zespołu własnego i zespołu doradcy celem uzyskania korzystnych synergii, np. poprzez wsparcie dobrze osadzonego w biznesie zespołu podatkowego przez podpowiadanie usprawnień procesowych, dopilnowanie zmian w przepisach i praktyce, a także wspólne identyfikowanie obszarów do usprawnień czy oszczędności. Choć modeli jest wiele, współpraca z doradcą na gruncie VAT compliance wydaje się warta rozważenia dla każdego biznesu, a każdy moment na jej rozpoczęcie – dobry.

Podsumowanie

Poziom skomplikowania przepisów VAT oraz związanych z nim procedur i rozliczania tego podatku w kraju i za granicą znacznie utrudnia działalność wielu przedsiębiorców, na których ciążą takie obowiązki. Konieczność dokonywania rozliczeń podatkowych z zagranicą wiąże się przede wszystkim ze znacznym wzrostem kosztów obciążających działalność firmy, jak i znacznym nakładem czasu, który trzeba temu poświęcić. Jednak nawet poniesienie takich kosztów nie zawsze gwarantuje prawidłowość i terminowość wywiązywania się z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców przez polskie i zagraniczne przepisy podatkowe.

Odpowiedzią na te niedogodności jest skorzystanie z usług VAT compliance świadczonych przez zewnętrzne firmy doradcze, które w tym zakresie pozwoli uniknąć ponoszenia kosztów, ale też zagwarantuje odbiorcy takich usług profesjonalną obsługę w zakresie VAT compliance i poczucie bezpieczeństwa.

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej? Skontaktuj sie z nami.


Informacje

Polecane artykuły

Kim jest czynny podatnik VAT?

Czynny podatnik VAT - kto to jest? Co to jest rejestr czynnych podatników vat i na czym polega sprawdzenie czynnego podatnika vat? Między innymi na te pytania znajdziesz odpowiedź w artykule.

SLIM VAT 3 opublikowany

Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw zawierająca pakiet uproszczeń tzw. Slim VAT 3, została opublikowana.