Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu pracownika?

Co to są koszty uzyskania przychodu?

W wielkim uproszczeniu koszty uzyskania przychodu to wydatki, które są niezbędne do osiągnięcia przychodu. Jest to definicja uproszczona, gdyż koszty te będą inne dla przedsiębiorcy, inne dla sprzedaży nieruchomości i jeszcze inne dla pracowników. Nie oznacza to jednak, że pełnią inną rolę, wręcz przeciwnie. W każdym z ww. przypadków ich funkcja jest taka sama, tj. pomniejszenie uzyskanego przychodu. Kategoria kosztów uzyskania przychodu dla pracowników różni się jednak od innych kategorii kosztów, ponieważ ich wysokość oraz samo naliczenie nie jest związane z poniesionym wydatkiem. Pracownicze koszty uzyskania przychodu zostały określone w sposób ryczałtowy (poza jednym wyjątkiem), a ich wysokość co do zasady jest niezależna od jakichkolwiek poniesionych wydatków. Oznacza to, że przysługują pracownikowi w każdym przypadku, nawet jeśli nie poniósł wydatków związanych z uzyskaniem przychodu.

Koszty uzyskania przychodu – jak liczyć?

Pracownicze koszty uzyskania przychodu to kwoty, których pracodawca nie musi kalkulować osobno, ponieważ zostały wprost określone w ustawie o PIT. Aktualnie dla pracownika pracującego w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy wartość kosztów uzyskania przychodu wynosi 250 zł miesięcznie. Dla pracowników, ktorych miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, kwota kosztów uzyskania przychodu została określona na poziomie 300 zł miesięcznie. Pracodawca ma obowiązek uwzględniać w/w koszty odpowiednio przy kalkulowaniu miesięcznych zaliczek na podatek swoich pracowników.

Co jednak w sytuacji, gdy wynagrodzenie pracownika jest niższe niż koszty uzyskania przychodu?

Przykładowo, pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę. Przyznany mu jednak został jako pracownikowi, abonament medyczny, który uprawnia do korzystania z prywatnej opieki medycznej. Wartość takiego abonamentu to 100 zł, a przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł. W jaki zatem sposób ustalić przychód pracownika i jakie koszty uzyskania przychodu zastosować?

Powinny one zostać ograniczone do 100 zł. W tym przypadku nie powstanie strata -150 zł, ale jedynie dochód po prostu wyniesie zero złotych.

Koszty uzyskania przychodu – umowa o pracę. Odległość od miejsca zamieszkania do miejsca pracy

Koszty uzyskania przychodu pracownika występują w dwóch kwotach miesięcznych: w wysokości 250 zł (dla pracowników, nazwijmy ich miejscowych) oraz 300 zł miesięcznie (dla pracowników, potocznie zwanych - dojeżdżającymi). Jak zatem ustalić, czy przysługują nam koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł, czy w kwocie 300 zł?

Z pomocą przychodzi art. 22 ust. 2 pkt 3 PIT, który stanowi, że koszty w wysokości 300 zł przysługują w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę. Tak więc koszty uzyskania przychodu w kwocie 300 zł (wyższe koszty uzyskania przychodu) przysługują pracownikom, którzy do zakładu pracy muszą dojechać z innej miejscowości (nie miasta, powiatu, wsi itp. – ma to być inna miejscowość). Wyższe koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom, którzy ze względu na dalsze miejsce zamieszkania, ponoszą wyższe koszty dojazdu. Ale czy tak jest rzeczywistości?

Przykład:

Pracownik mieszka w Łodzi na osiedlu Janów (a więc w skrajnie wschodniej części miasta). Zakład pracy znajduje się na łódzkim Teofilowie, a więc w skrajnie zachodniej części. Oba te miejsca dzieli 20 km i co najmniej 50 minut jazdy samochodem, a w godzinach szczytu nawet 60 minut. Takiemu pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu w kwocie 250 zł.

Do tego samego zakładu pracy przyjeżdża jednak pracownik, który mieszka w skrajnie wschodniej części Aleksandrowa Łódzkiego, jedzie on do pracy 5 minut, w godzinach szczytu ok. 10 minut, a do pokonania ma 3 km. Przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu w wysokości 300 zł. Wyraźnie zatem widać, że koszty te nie do końca przystają do miejskich, czy nawet aglomeracyjnych rzeczywistości. Takie jednak ustalenie kosztów uzyskania przychodu funkcjonuje już od lat.

Pamiętać należy także, że pracownicy mają prawo uwzględnić koszty rzeczywiste dojazdu do miejsca pracy. Chodzi tu o sytuacje, gdy koszty uzyskania przychodu ponoszone przez pracownika są wyższe niż te określone w ryczałtowych kwotach. Przy czym konieczne jest odpowiednie udokumentowanie podważonych kosztów, przykładowo posiadając imienne bilety okresowe. W przypadku braku dokumentów potwierdzających poniesione koszty w wysokości przewyższający dopuszczalny limit, wówczas organ podatkowy skutecznie będzie mógł poważyć nasze rozliczenie podatkowe.

Jakie inne koszty przysługują pracownikom?

Pracownikom, oprócz wymienionych wyżej kosztów mogą przysługiwać także koszty autorskie. Koszty takie przewidziane są dla pracowników, którzy tworzą dzieła autorskie i przekazują prawa do nich pracodawcy. Wówczas poziom kosztów będzie znacznie wyższy. Ich wysokość została bowiem określona na poziomie 50% przychodu, który związany jest z transferem praw autorskich na pracodawcę Więcej na ten temat w artykule: https://www.ey.com/pl_pl/tax/50-proc-koszty-uzyskania-przychodow-coraz-powszechniejszy-model-wynagradzania.

Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu

Aby pracodawca mógł stosować wyższe koszty uzyskania przychodu (wyższy limit) pracownik musi o nie zawnioskować. Do końca 2022 r. wymagane jest osobne oświadczenia do pracodawcy potwierdzające, że dany pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i przysługują zatem wyższe koszty uzyskania przychodu. Ministerstwo Finansów opublikowało nowe wzory dokumentów, w tym formularza PIT-2, w którym od 1 stycznia 2023 r. pracownik będzie miał możliwość potwierdzenia, że pracodawca powinien stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów. A pracodawca w konsekwencji będzie zobowiązany je stosować, aż do momentu, w którym pracownik odwoła uprzednio złożone oświadczenie.

Etat u kilku pracodawców. Jaki jest limit kosztów uzyskania przychodu?

Limit kosztów uzyskania przychodu jest ustalany ustawowo i nie ma możliwości modyfikacji. Co się dzieje jednak w sytuacji, gdy pracownik pracuje u kilku pracodawców?

Ustawodawca przewidział taką możliwość i dookreślił limit roczny limit wysokości kosztów uzyskania przychodów:

• podstawowe koszty uzyskania przychodu pracownika u kilku pracodawców – 4 500 zł
• podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika u kilku pracodawców – 5 400 zł.

Koszty uzyskania przychodu – umowa zlecenie

Koszty uzyskania przychodu przysługują nie tylko osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Dotyczą też zleceniobiorców oraz osób, które podpisują umowę o dzieło. Czy są one tożsame?

 Nie. Koszty pracownicze stosowane są w przypadku pracowników (także członków zarządu czy menedżerów). Natomiast dla zleceniobiorców ustawowo zostały przewidziane koszty procentowe. Należy zauważyć, że nie ma tutaj rozróżnienia czy zleceniobiorca pracuje w miejscu zamieszkania czy dojeżdża do miejsca, w którym realizuje zlecenie - koszty uzyskania przychodu standardowo wynoszą 20% przychodu.

Tak więc pracownik zarabiający 10.000 zł rozliczy co najwyżej 300 zł kosztów miesięcznie, o ile jest „dojeżdżający” i przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu, a zleceniobiorca rozliczy takich kosztów 2000 zł bez względu na to, gdzie mieszka i czy dojeżdża do zleceniodawcy. Oczywiście wynika to ze specyfiki umowy, odpowiedzialności zleceniobiorców i kosztów, jakie sami ponoszą przy realizacji zlecenia etc.

Umowa o dzieło a koszt uzyskania przychodu

W odniesieniu do umów o dzieło, ustawodawca przewidział, że standardowe koszty uzyskana przychodu wynoszą 20% osiągniętego przychodu. W tym miejscu również wiedzieć, że możliwe jest stosowanie w przypadku tych umów wspomnianych wcześniej autorskich kosztów uzyskania przychodów wysokości 50%. Powszechnie kojarzone są one z przychodami artystów, choć ustawa o PIT wyraźnie wskazuje, że koszty te mogą być stosowane również w przypadku architektów, scenografów, publicystów czy tłumaczy.

Koszty uzyskania przychodu – PIT-37

Koszty uzyskania przychodu - podstawowe, podwyższone, autorskie w wysokości 50%, czy też od umowy zlecenia wykazywane są w zeznaniu rocznym. W zależności od tego, jakie przychody uzyskujemy, rozliczamy je w odpowiednim zeznaniu rocznym:

• PIT-37, w przypadku podatników, których przychody są rozliczane przez płatników i wykazywane na PIT-11 (głównie pracownicy i zleceniobiorcy),
• PIT-36, gdy oprócz dochodów rozliczanych przez płatnika rozliczane są także dochody opodatkowane we własnym zakresie, np. najem prywatny czy działalność gospodarcza.

W zeznaniu rocznym PIT, zarówno PIT-37 jak i PIT-36, podatnicy mogą zweryfikować poprawność zastosowanych kosztów i ew. dokonać poprawy, np. dodając koszty, których z jakiegoś powodu płatnik nie uwzględnił lub zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, gdy pracodawca pomimo złożonego oświadczenia ich nie zastosował.