Czym są koszty kwalifikowalne?

Nie każdy wydatek poniesiony w związku z realizacją projektu może podlegać refundacji. Konieczne jest, aby wydatki te należały do kategorii kosztów przewidzianych jako możliwe do objęcia pomocą publiczną. Kategorie te mogą być różne w przypadku różnych rodzajów pomocy publicznej (schematów pomocowych). Inaczej wygląda to w przypadku projektów badawczo-rozwojowych, a jeszcze inaczej w przypadku inwestycji w moce produkcyjne czy też w przypadku inwestycji związanych ze środowiskowo-energetycznymi aspektami działalności.

Dokumentem źródłowym, który zbiorczo wskazuje jakie kategorie kosztów są kwalifikowalne do refundacji w ramach różnych rodzajów pomocy publicznej jest Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu. Dodatkowo polskie akty wykonawcze, które umożliwiają polskim Instytucjom Wdrażającym organizowanie naborów wniosków o dofinansowanie oraz przyznawanie wsparcia, najczęściej powielają katalog kosztów kwalifikowalnych wprost z przytoczonego wyżej Rozporządzenia 651/2014.

Koszty kwalifikowalne – przykłady

Koszty kwalifikowalne projektów badawczo-rozwojowych przypisuje się do konkretnej kategorii działalności badawczo-rozwojowej i obejmują one m.in.:

• koszty personelu: badaczy, techników i pozostałych pracowników pomocniczych w zakresie, w jakim są oni zatrudnieni przy danym projekcie;
• koszty aparatury i sprzętu w zakresie i przez okres, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby projektu;
• dodatkowe koszty ogólne i inne koszty operacyjne, w tym koszty materiałów, dostaw i podobnych produktów, ponoszone bezpośrednio w wyniku realizacji projektu.

Z kolei w przypadku regionalnej pomocy inwestycyjnej do refundacji kwalifikuje się m.in. koszty inwestycji w rzeczowe aktywa trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, ale także szacunkowe koszty płacy wynikające z utworzenia miejsc pracy w następstwie inwestycji początkowej (obliczone za okres dwóch lat).

Jeszcze inaczej sytuacja wygląda przy pomocy wspierającej zielone inwestycje. Zasadniczo wsparcie to przysługuje na wybrane elementy inwestycji, które bezpośrednio przyczyniają się do ochrony środowiska czy np. poprawy efektywności energetycznej. W tym schemacie pomocowym za koszty kwalifikowalne uznaje się na przykład dodatkowe koszty inwestycji niezbędne do osiągnięcia wyższego poziomu efektywności energetycznej. Można je ustalić na dwa sposoby.

• Jeżeli koszty inwestycji w efektywność energetyczną można wyodrębnić z całkowitych kosztów inwestycji jako oddzielną inwestycję, wówczas za koszty kwalifikowalne do refundacji uznaje się koszty związane z efektywnością energetyczną lub
• Jeżeli takie wyodrębnienie nie jest możliwe, wówczas poziom kosztów inwestycji w efektywność energetyczną określa się poprzez odniesienie do podobnej, mniej efektywnej energetycznie inwestycji, która prawdopodobnie zostałaby przeprowadzona w przypadku braku pomocy. Różnica między kosztami obu scenariuszy stanowi wówczas koszty kwalifikowalne.

Natomiast co do rodzaju, w inwestycjach tego typu kwalifikowane mogą to być koszty środków trwałych czy robót budowlanych i materiałów na przykład w zakresie:

• wymiany, modernizacji lub automatyzacji urządzeń produkcyjnych,
• modernizacji linii technologicznych,
• izolacji instalacji przemysłowych, termomodernizacji (np.: docieplenie, modernizacja lub wymiana stolarki okiennej i drzwiowej), 
• wymiany źródła ciepła (np.: wymiana kotłowni).

Czego nie kwalifikujemy jako wydatek kwalifikowalny?

Poza kategoriami kosztów, które nie są wymienione jako kwalifikowalne dla danego schematu pomocowego, również podatek VAT co do zasady stanowi koszt niekwalifikowalny (koszty kwalifikowalne to w znakomitej większości przypadków koszty netto). Wyjątkiem jest na przykład sytuacja, w której wnioskodawcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot podatku VAT.