Planowanie popytu – od czego rozpoczyna się efektywny Supply Chain

Centralna organizacja procesu planowania popytu dotyczy mniejszych firm o niewielkiej liczbie centrów dystrybucji. Wówczas plany popytowe przygotowywane są od razu na cały obszar działania firmy i weryfikowane przez możliwości produkcyjne fabryk. Każda organizacja jest inna i w praktyce często będą występowały pośrednie formy organizacji procesu S&OP.

Czym zajmuje się Demand Planner

Niezależnie z jakim sposobem planowania popytu mamy do czynienia, prognoza jest fundamentem jego efektywnego działania. Za jakość tej prognozy odpowiada Demand Planner, czyli Planista popytu. Do obowiązków Demand Plannera należy tworzenie prognozy w oparciu zarówno o metody statystyczne, jak i informacje o promocjach sprzedażowych oraz aktywnościach marketingowych. Umiejętności analityczne i podstawowa wiedza na temat metod prognostycznych jest bardzo istotna. Jednak dobry Demand Planner nie może być mocny jedynie w „cyferkach”. Ważne, by umiał zamienić „cyferki” w coś namacalnego i zrozumiałego dla reszty organizacji. Prognoza to wytyczony kierunek działania firmy, więc ostatecznie zatwierdzić ją musi się cały zarząd.

Wyzwania związane z planowaniem popytu

Zanim jednak prognoza zostanie przedstawiona przed zarządem, na etapie jej tworzenia planista może napotkać wiele wyzwań tj.:

• rozmiar i kompleksowość portfolio produktów,
• duża zmienność popytu,
• prognozowanie nowych produktów nieposiadających historii sprzedaży.

Kamieniem milowym do powodzenia całego procesu planowania popytu jest przede wszystkim efektywna organizacja i współpraca z działami komercyjnymi. To w rękach działów komercyjnych znajduje się większość narzędzi do sterowania (przynajmniej do pewnego stopnia) przyszłym popytem. Na niekorzyść Demand Plannera działają pokutujące w organizacji stereotypy, że jako przedstawicielowi łańcucha dostaw zależy mu głównie na minimalizacji kosztów, co nie idzie w parze z rozwojem sprzedaży. Takie podejście może prowadzić do tendencji w zawyżaniu prognozy przez dział Sprzedaży.

Organizacja Planowania Popytu, czyli słów kilka o metodologii, narzędziach i miarach procesu

W uproszczeniu Planowanie Popytu, "jako proces S&OP", będzie składał się następujących kroków:

1. przygotowanie danych,
2. aktualizacja modeli statystycznych,
3. uwzględnienie w prognozie wiedzy rynkowej od działów Sprzedaży i Marketingu (promocje, kampanie, zmiany cen itp.)
4. weryfikacja rezultatów dokładności prognozy

Błąd prognozowania popytu

Pozostając w temacie błędu prognozy, funkcjonują dwie podstawowe miary wyrażające jakość prognozowania dla całego portfolio produktów (nie pojedynczego SKU - ang. Stock Keeping Unit):

• Pierwsza z nich MAPE (Mean Absolute Percentage Error) - ocenia skalę błędu, czyli wskazuje dla przeciętnego produktu w portfolio procentowy poziom błędu prognozy (np. 30%), ale nie określa natury błędu (np. niedoszacowanie czy przeszacowanie).
• Określeniu natury bądź inaczej tendencji błędu służy druga miara, czyli BIAS. 

Musimy pamiętać, że każdy rynek charakteryzuje się inną trudnością w prognozowaniu. Na przykład całkiem różnych rezultatów dokładności forecastu możemy się spodziewać dla rynku spożywczego w porównaniu do farmaceutycznego.

Wyzwania związane z S&OP

Wiele firm wraz z wprowadzeniem zintegrowanego procesu planowania popytu, zazwyczaj jako części procesu planowania popytu, staje przed dylematem: jaki system planistyczny wybrać.

Jak wskazuje raport Nexview Consulting z 2018 roku mniej niż 15% firm (praktyków S&OP) uznaje narzędzia systemowe jako kluczowe wyzwanie przy wprowadzeniu zintegrowanego procesu planowania popytu. Na dużo wyższych pozycjach są czynniki procesowe oraz poparcie zarządu dla inicjatywy.  Z perspektywy firm zaczynających swoją przygodę z planowaniem popytu i S&OP rozsądnym byłoby więc skierować swoją uwagę na te aspekty, wspierając się na początek zwykłym arkuszem kalkulacyjnym.

Inwestycję w zaawansowany system warto rozważyć w kolejnym kroku po zbudowaniu fundamentów procesowych. Gdy uda się to osiągnąć i wdrożymy już S&OP, możemy pomyśleć też o następnym etapie: automatyzacja łańcucha dostaw, która pozwoli nam na pełne wykorzystanie potencjału optymalizacyjnego w firmie.