Jak wybrać skuteczne narzędzie do konsolidacji danych finansowych?

Jakie kluczowe funkcjonalności powinno posiadać nowoczesne narzędzie do konsolidacji danych finansowych? 

W pierwszym kroku warto zastanowić się, jak wygląda obecny proces konsolidacji sprawozdania finansowego, w jakim stopniu jest on wspierany przez system / systemy, jakie identyfikujemy wyzwania, „wąskie gardła” w procesie i co jest ich przyczyną. Świadomość mocnych stron i obszarów do poprawy w obecnym procesie, pozwoli lepiej zrozumieć potrzeby organizacji w zakresie zmiany i na tej podstawie określić, jakie funkcjonalności są kluczowe i dobór jakiego narzędzia pokryje obecne i przyszłe potrzeby.

Narzędzie do konsolidacji danych finansowych powinno posiadać szereg funkcjonalności, które usprawnią i zautomatyzują procesy, zapewniając jednocześnie efektywne i dokładne zarządzanie danymi, jak również zgodność z obowiązującymi regulacjami. Oceniając dane narzędzie, warto upewnić się, czy posiada one kluczowe funkcjonalności, takie jak:

1. możliwość ochrony danych przed nieautoryzowanymi zmianami, zapewnia ich integralność i niezmienność w czasie,
2. możliwość łatwego zarządzania danymi finansowymi przez automatyczne przenoszenie sald i wyników z jednego okresu sprawozdawczego do następnego,
3. możliwość automatycznego zbierania danych z różnych źródeł i systemów finansowo-księgowych,
4. możliwość automatycznego sprawdzania / walidacji danych pod kątem zgodności z określonymi regułami, dzięki czemu można wcześnie wykryć i skorygować błędy, co minimalizuje ryzyko nieścisłości danych,
5. możliwość mapowania kont księgowych z różnych jednostek na wspólny plan kont, w celu zapewnienia spójności i porównywalności danych,
6. możliwość automatycznej identyfikacji i eliminacji transakcji między jednostkami grupy kapitałowej oraz generowania raportów z różnicami,
7. możliwość obsługi przeliczania wyników finansowych jednostek zagranicznych na walutę funkcjonalną grupy, zgodnie z obowiązującymi przepisami i kursami walutowymi,
8. możliwość automatycznego przeliczania udziałów mniejszościowych, uwzględniając zmiany struktury własnościowej w czasie,
9. zdolność narzędzia do obsługi skomplikowanych struktur korporacyjnych oraz jego gotowość do wprowadzania dynamicznych zmian w strukturze grupy kapitałowej, związanych m.in. z nabyciem i sprzedażą spółek, zmianą udziałów czy reorganizacją, które powinny mieć wpływ na bieżącą i przyszłą konsolidację danych finansowych spółek bez zmienności danych historycznych,
10. możliwość automatycznego księgowania regularnie powtarzających się korekt, co redukuje ryzyko błędów i oszczędza czas,
11. możliwość ręcznego wprowadzania korekt, co umożliwia elastyczne dostosowanie raportów finansowych do specyficznych potrzeb,
12. możliwość tworzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych,
13. możliwość tworzenia i aktualizacji noty do sprawozdań finansowych zgodnie z wymaganiami regulacyjnymi, co zwiększa przejrzystość i zgodność raportów,
14. możliwość szyfrowania danych, kontroli dostępu, pełnego śledzenia zmian i historii transakcji, aby zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi oraz utracie danych,
15. możliwość współdzielenia dokumentów, przeglądu, autoryzacja zmian,
16. możliwość tworzenia spersonalizowanych raportów finansowych, zarówno dla potrzeb wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy,
17. możliwość wsparcia procesów decyzyjnych poprzez dostarczanie analiz, prognoz i symulacji finansowych, w celu lepszego zrozumienia skutków różnych scenariuszy biznesowych.

Czynniki do rozważenia przy wyborze narzędzia do konsolidacji finansowej

Poza wymaganiami funkcjonalnymi i wbudowanymi mechanizmami kontrolnymi narzędzia do konsolidacji danych finansowych, warto wziąć pod uwagę różnego rodzaju kryteria, które mogą determinować efektywność i skuteczność jego wdrożenia, jak również jego właściwe działanie, wraz z rozwojem organizacji.

1. Skalowalność systemu. Narzędzie powinno być zapewniać obsługę rosnącego wolumenu danych / transakcji, liczby użytkowników i jednostek organizacyjnych bez utraty wydajności. Dzięki wysokiej skalowalności, system z łatwością dostosowuje się do „rosnącej” organizacji.
2. Elastyczność w zakresie integracji, rozumiana jako możliwości systemu w zakresie łatwej integracji z istniejącymi systemami ERP i innymi źródłami danych używanymi w poszczególnych jednostkach grupy. Elastyczność w zakresie integracji pozwala na automatyczne zbieranie danych, co jest istotne dla efektywności i dokładności procesu konsolidacji.
3. Zgodność systemu z przepisami. Producent i/lub Partner wdrożeniowy narzędzia powinien zapewnić jego zgodność ze standardami rachunkowości stosowanymi przez grupę oraz lokalnymi przepisami prawnymi, jak również możliwość łatwej aktualizacji w przypadku zmian w przepisach, co jest niezbędne dla utrzymania „zgodności”.
4. Wsparcie techniczne i szkolenia. Producent i/lub partner wdrożeniowy powinien zapewniać bieżąca dostępność wsparcia technicznego i regularne aktualizacje oprogramowania, które zapewniają dostosowanie do zmieniających się wymagań biznesowych i technologicznych. Dostęp do różnego rodzaju programów szkoleniowych (w różnych wersjach językowych) dedykowanych dla wybranych grup użytkowników systemu. Bieżący dostęp do dokumentacji systemu (np. dla użytkownika, administratora, dokumentacja techniczna) oraz opisu wprowadzanych aktualizacji. W przypadku dostosowań systemu do indywidualnych wymagań organizacji, istotne jest, aby firma wdrożeniowa dostosowała dokumentacje, w celu odzwierciedlenia wprowadzonych zmian.
5. Interfejs użytkownika. Ocena stopnia intuicyjności interfejsu jest istotna z punktu widzenia obsługi narzędzia przez jego użytkowników biznesowych. Przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs ułatwia korzystanie z narzędzia i minimalizuje czas potrzebny na efektywna pracę z danym narzędziem.
6. Rozwiązanie chmurowe vs on-premise. Dzięki postępowi technologicznemu, organizacje mają teraz do wyboru dwie główne ścieżki do przechowywania i przetwarzania swoich danych finansowych: rozwiązania „chmurowe” oraz systemy on-premise. Konsolidacja danych finansowych w chmurze zapewnia elastyczność, skalowalność i dostępność danych z każdego miejsca na świecie. Korzystając z modelu opartego na subskrypcji, firmy mogą znacznie obniżyć koszty inwestycyjne związane z infrastrukturą IT. Warto jednak pamiętać, że dostosowanie rozwiązań chmurowych do specyficznych potrzeb użytkownika, pociągające za sobą zmiany w kodzie, mogą wiązać z dużymi kosztami i potrzebą każdorazowej weryfikacji / testów narzędzia po wdrożeniu standardowych aktualizacji przez producenta. Systemy on-premise, czyli te zainstalowane lokalnie w infrastrukturze klienta, oferują pełną kontrolę nad środowiskiem IT. Firmy, które wybierają to rozwiązanie, często cenią sobie wyższy poziom bezpieczeństwa i możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb organizacji. Wybór między chmurą a on-premise zależy od wielu czynników, w tym od strategii firmy, wymagań bezpieczeństwa i budżetu. Niezależnie od wybranej ścieżki, ważne jest, aby system konsolidacji danych był niezawodny, bezpieczny i dostosowany do potrzeb biznesowych.
7. Partnerzy wdrożeniowi. Dobór odpowiedniego partnera wdrożeniowego jest kluczowy w procesie wdrażania narzędzia, szczególnie w przypadku skomplikowanych systemów, takich jak oprogramowanie do konsolidacji danych finansowych. Przy wyborze narzędzia warto sprawdzić ilu partnerów wdrożeniowych posiada dany producent rozwiązania, jakie są ich doświadczenia wdrożeniowe (lokalne i globalne), jaka jest ich pozycja na rynku, jakie mają referencje, czy przeprowadzane przez nich wdrożenia zakończyły się sukcesem.
8. Elastyczność i możliwości dostosowania. Narzędzie powinno pozwalać na dostosowanie do specyficznych potrzeb organizacji, w tym możliwość tworzenia niestandardowych raportów i analiz. Dodatkowo przy wyborze narzędzia warto zweryfikować możliwości jego rozwoju / łatwości samodzielnej konfiguracji przez organizację.
9. Referencje i opinie użytkowników. Istotne z punktu widzenia wyboru narzędzia są również doświadczenia i opinie użytkowników innych firm, w których narzędzie zostało wdrożone. Informacja ta może dać wgląd w rzeczywistą użyteczność i niezawodność systemu. W tym celu warto umówić się na wizytę referencyjną w innej organizacji.
10. Dostępność i niezawodność. Narzędzie powinno charakteryzować dostępnością przez cały czas i charakteryzować się wysoką niezawodnością, aby zapewnić ciągłość procesów finansowych. Przy wyborze systemu warto więc spytać producenta rozwiązania o przesłanie statystyk w tym zakresie oraz zapoznać się z jego standardowym SLA.
11. Koszt. Oceniając koszty rozwiązania, istotne jest zebranie informacji o całkowitych kosztach posiadania narzędzia (Total Cost of Ownership - TCO), w tym kosztach licencji / subskrypcji, wdrożenia, szkoleń, utrzymania i aktualizacji, infrastruktury (w przypadku rozwiązań on-premise).