Czy e-Faktury w SAP to tylko zmiana czy większy projekt wdrożenia KSeF?

Wdrożenie e-Faktur w systemach SAP

Większość systemów SAP jest gotowa lub już przechodzi proces dostosowywania się do wdrożenia e-Faktur. Warto jednak zaznaczyć, że wdrożenie e-Faktur to pełnoprawny projekt IT, który wymaga gruntownej analizy technicznej, procesowej i biznesowej. Obejmuje testy, implementację oraz ostateczne wdrożenie. Dopiero w ostatnim etapie można wprowadzać usprawnienia i dostosowywać rozwiązanie do indywidualnych potrzeb, jednocześnie spełniając obowiązki podatkowe. Efektem całego przedsięwzięcia ma być usprawnienie pracy i systemu poprzez dodanie nowej funkcjonalności zabezpieczającej obowiązek podatkowy.

Każda firma, która wdraża e-Faktury, musi zapewnić dostarczanie dokumentów w formacie pliku XML na bramkę Ministerstwa Finansów. To kluczowy warunek konieczny do zamykania procesów sprzedaży i spełnienia wymagań prawnych. Bez tego udostępnienia proces sprzedaży nie zostanie uznany za zakończony.

Analiza systemu SAP

Duże znaczenie dla wdrożenia systemu KSeF ma zaplecze techniczne oraz wiek systemu. Z tego względu niezwykle istotne jest przeanalizowanie systemu SAP pod kątem technicznej gotowości systemu do obsługi e-Faktur, zwracając m.in. uwagę na jego aktualną wersję. To oczywiście nie jedyne wyzwanie, jakie wiąże się z korzystaniem z systemu SAP do obsługi e-faktur.

Weryfikacja danych

Kluczowymi funkcjonalnościami systemu SAP są: obsługa dokumentów w formacie XML, ich przechowywanie i wymiana z bramką Ministerstwa Finansów. Na tym polu ważnym wyzwaniem jest poprawne pobieranie danych, walidacja ich poprawności oraz utrzymanie formy narzuconej przez regulatora.

Konfiguracja systemu SAP

Konfiguracja systemu ma fundamentalne znaczenie w kontekście spójności danych z różnych źródeł. Zbieranie danych z systemów zewnętrznych i przekazywanie ich do wspólnego miejsca przechowywania jest niezbędne, aby zwalidować je i przekonwertować na format XML wymagany przez Ministerstwo. Jednolita struktura danych pozwala na spójny wgląd w dokumenty finansowe i ułatwia ich przetwarzanie.

Ministerstwo Finansów nie narzuca raportowania z systemu sprzedażowego, dopuszczając możliwość przesyłania faktur z systemu finansowego. Decyzja o wyborze sposobu raportowania z KSeF powinna być podjęta na podstawie szczegółowych analiz, które pozwolą wybrać rozwiązanie zapewniające kompletność danych.

Zdefiniowanie ryzyka

Ważnym elementem wdrożenia jest zdefiniowanie ryzyk, które mogą pojawić się w czasie realizacji projektu. Ryzykiem może być np. szybkość implementowania zmian wymaganych przez operatora.

Wydajność systemu a wolumen danych

Wydajność systemu e-Faktur jest zależna przede wszystkim od technologii, na której działa narzędzie. System musi obsłużyć ponad 500 pól znajdujących się w schemacie e-Faktury, a także odpowiednio zmapować pola z systemu SAP na format XML. Ważne jest także zapewnienie parametryzacji procesów, które umożliwiają dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb klienta.

Gdy jest to możliwe, warto każdy element procesu przetwarzania danych zautomatyzować, aby odciążyć pracę użytkownika końcowego. Jego automatyzacja w tle jest zalecana np. w przypadku dużej ilości przetwarzanych danych. To pozwala monitorować prawidłowość i błędy, co przekłada się na efektywność systemu. Jego wydajność jest również związana z wykorzystaniem szyny danych, która powinna być przetestowana pod kątem obciążenia.

Poruszając temat wydajności, nie można zapomnieć o znaczeniu parametrów technicznych w procesie obsługi e-Faktur. Jednym z nich jest stabilny dostęp do Internetu i mimo tego, że Ministerstwo Finansów nie opublikowało dotąd żadnych szczegółowych wytycznych dotyczących łącza internetowego, rozwiązaniem dla niektórych organizacji może być np. przygotowanie, a następnie wdrożenie kilku oddzielnych procesów – zbieranie, wysyłanie i pobieranie plików w różnych przedziałach czasowych. Z wydajnością wiąże się również kwestia bezpiecznego przechowywania danych.

Bezpieczeństwo systemu: priorytet wartościowych danych

Bezpieczeństwo danych to kluczowa kwestia podczas wdrażania e-Faktur. Systemy SAP są zazwyczaj dobrze zabezpieczone, ponieważ działają wewnątrz sieci korporacyjnej. Jednak integracja z KSeF wymaga uwierzytelnienia poprzez token przypisany do numeru NIP firmy. Certyfikaty uwierzytelniające są potwierdzane przez Narodowe Centrum Certyfikacji, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo.

Architektura sieciowa, system operacyjny oraz komponenty zabezpieczające, takie jak FireWall, również wpływają na bezpieczeństwo systemu. Ważne jest również odpowiednie zarządzanie rolami i autoryzacjami użytkowników w systemie, aby ograniczyć dostęp tylko do niezbędnych danych.

Ryzyka, które warto wziąć pod uwagę, projektując system obsługi e-Faktur w SAP, a także kilka dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa, o których trzeba pamiętać:

1. Rola uprawnień i autoryzacje: Należy się upewnić, że użytkownicy mają odpowiednie uprawnienia i ich role są odpowiednio przygotowane do założonych zadań.
2. Konieczność zapewnienia architektury wysokiej dostępności i odporności na awarie (np. zapewnienie ciągłości biznesowej): Ataki cyberprzestępców są coraz bardziej zaawansowane, dlatego każde ryzyko niedostępności należy dokładnie oszacować.
3. Warstwa sieciowa (system operacyjny): Należy pamiętać o regularnej aktualizacji komponentów i systemów operacyjnych. Migracja systemów wykrywających oraz narzędzi typu firewall to absolutna konieczność.
4. Bazy danych, strategie backupu i testy odtworzeniowe: zabezpieczenie tych elementów brzmi banalnie, nie zawsze jednak jest w pełni przestrzegane również w dużych organizacjach. Podobnie jest w przypadku proceduralnych aspektów implementacji security node, systemów wspomagających np. raporty o kondycji systemu czy systemy do kolekcjonowania logów rozszerzonych o warstwę SAP.
5. Bezpieczeństwo: dotyczy nie tylko kwestii technicznych i sprzętowych, ale również zabezpieczenia samego procesu. Implementacja systemu SAP do obsługi e-Faktur może być dla firmy szansą na usprawnienie wielu operacji i zabezpieczenie poprawności danych.