Co warto wiedzieć o świadczeniach pracowniczych?

Regulacje prawne

Zgodnie z polskim Kodeksem Pracy, pracodawca jest zobowiązany, przy spełnieniu określonych warunków, do wypłacania odpraw emerytalno-rentowych pracownikom z chwilą przejścia na emeryturę lub rentę. Podobnie jest w przypadku śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy – tutaj również na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia rodzinie zmarłego wypłaty odprawy pośmiertnej. Jednocześnie regulacje wewnętrzne spółki nie mogą być mniej korzystne niż te wynikające z Kodeksu Pracy.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 39 ust. 2 pkt 2), przedsiębiorstwa są zobowiązane do tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze. Rezerwy te mają na celu pokrycie przyszłych kosztów związanych z wypłatą należnych świadczeń pracowniczych, pociągając za sobą również konieczność corocznego ujmowania wynikających z nich kosztów w sprawozdaniach finansowych przedsiębiorstwa.

Jednocześnie, Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 (KSR 6), Krajowy Standard Aktuarialny nr 1 (KSA 1) oraz Międzynarodowe Standardy Rachunkowości nr 19 (MSR 19) zalecają skorzystanie z usług licencjonowanego aktuariusza lub biura aktuarialnego do wyznaczenia wartości rezerw.

Wycena aktuarialna – trudności w interpretacji wyników

Proces wyliczania rezerw na świadczenia pracownicze nie jest prosty i może być często źródłem problemów i niejasności dla wielu spółek. Wyliczenie opiera się na metodyce stosowanej przy wyliczeniach rezerw dla ubezpieczeń na życie, pociąga tym samym konieczność korzystania z zewnętrznych firm świadczących usługi aktuarialne. 

Wiąże się to również bezpośrednio z kwestią trudności w interpretacji wyników wyliczeń. Z naszego doświadczenia wiemy, jak kluczowy jest przy tym otwarty kontakt z Klientem oraz przejrzysta i szczegółowa forma prezentacji wyników, pozwalająca przedsiębiorstwom na uzyskanie odpowiedzi na wszelkie pytania i wątpliwości związane z wyliczeniami.

Rezerwy na świadczenia pracownicze – nie takie niematerialne, jak się może wydawać

Na rynku panuje również powszechne przeświadczenie, że zobowiązania z tytułu należnych świadczeń pracowniczych nie są istotne z perspektywy sprawozdania finansowego danego przedsiębiorstwa. Dość często pierwsze wyliczenie przeprowadzane jest dopiero albo w wyniku przeprowadzonego audytu albo zmiany formy prawnej lub struktury własnościowej. Często jednak finansowy wpływ uwzględnienia wyceny tych zobowiązań w takiej sytuacji jest bardzo istotny i może mieć kluczowy wpływ dla wyniku osiągniętego w danym okresie. 

Podejście takie wynika z wielu czynników, z których głównym jest odległy horyzont czasowy rozważanych wypłat lub brak historycznych wypłat. Argument posiadania relatywnie młodego zespołu (któremu daleko jest do odchodzenia na emeryturę) lub braku historycznych zgonów wśród pracowników potrafi uśpić czujność i doprowadzić do zbagatelizowania całego zagadnienia.

Jednocześnie, im później spółka decyduje się na rozpoznanie zobowiązania z tytułu świadczeń pracowniczych, tym większy (i zarazem nieoczekiwany) będzie jednorazowy wpływ na jej kondycję finansową.

Odprawy pośmiertne

Częstym zjawiskiem może być też pomijanie w wycenie aktuarialnej zobowiązań z tytułu odpraw pośmiertnych. O ile w przypadku funkcjonowania w spółce grupowego ubezpieczenia na życie opłacanego przez pracodawcę (którego warunki spełniają wymogi kodeksu pracy) jest to uzasadnione, w pozostałych przypadkach wartość zobowiązań z tytułu tych odpraw może nawet kilkukrotnie przekraczać zobowiązania na odprawy rentowe.

Jednocześnie, już pandemia COVID-19 doprowadziła w wielu sytuacjach do przykrej weryfikacji tego podejścia, stawiając pracodawców przed nieoczekiwanymi kosztami wynikającymi z obowiązku wypłat odpraw pośmiertnych. 

Szczegółowość wyliczenia kluczowa dla wiarygodnej analizy

Dokładnie oszacowanie materialności rezerw z tytułu świadczeń pracowniczych jest niemożliwe bez przeprowadzenia szczegółowego wyliczenia z uwzględnieniem danych dla poszczególnych pracowników. Podejścia uproszczone, szczególnie jeśli są stosowane od samego początku raportowania lub mają na celu oszacowanie materialności rezerwy, mogą prowadzić do wyciągnięcia błędnych wniosków. 

Jest to szczególnie istotne przy podejmowaniu decyzji o zakupie innych spółek z funkcjonującymi regulaminami przyznawania świadczeń pracowniczych, w których dotychczas nie były one szczegółowo wyceniane, gdyż może mieć to istotny wpływ na kwotę zakupu bądź wręcz opłacalność całej transakcji. Z drugiej strony, nieprawidłowo uregulowane kwestie świadczeń pracowniczych mogą negatywnie wpływać na atrakcyjność przedsiębiorstwa w przypadku ewentualnych fuzji i przejęć.

Zmiany istotności rezerw często pozostają niezauważone

Jednocześnie w wielu przedsiębiorstwach panuje przekonanie, że rezerwy na zobowiązania pracownicze dotychczas nie były istotne z perspektywy bilansu spółki, a zatem zapewne nadal tak jest. Często nie jest tutaj brany pod uwagę szereg zjawisk, takich jak rosnący stan zatrudnienia, rosnący średni wiek pracowników, rosnące staże pracy czy wzrost średniego wynagrodzenie.

Szczególnie ten ostatni punkt może mieć kluczowe znaczenie dla wysokości wypłacanych w przyszłości świadczeń pracowniczych. Tylko na przestrzeni lat 2021-2022, średnie wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw wzrosło o ponad 24%, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w wycenie zobowiązań z tytułu należnych świadczeń pracowniczych.

Warto tutaj również wspomnieć o otoczeniu regulacyjnym. O ile same zapisy MSR19 regulujące metodykę wyliczenia oraz sposób przyjmowania założeń nie uległy zmianie na przestrzeni ostatnich kilku lat, w kwietniu 2021 Komitet ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości finansowej opublikował stanowisko mające istotny wpływ na wycenę świadczeń pracowniczych przy spełnieniu określonych zapisów regulaminu. W naszej ocenie, nawet w połowie przypadków mogło nie zostać to odzwierciedlone w wyliczeniu rezerw, jednocześnie prowadząc do niedoszacowania lub przeszacowania ich zobowiązań.

Zmiany w regulaminie wynagradzania – konieczność świadomego wyboru

Wyzwanie związane z pozyskaniem i zatrzymaniem talentu w przedsiębiorstwie pociąga za sobą konieczność rozważenia dodatkowych form gratyfikacji pracowników. Jednym z nich jest wprowadzanie w spółce zasad przyznawania pracownikom odpraw jubileuszowych, regulowanych odpowiednim regulaminem i uzależnionych od szeregu czynników, lub modyfikowanie kodeksowych zasad przyznawania odpraw emerytalno-rentowych, przykładowo przez uwzględnienie mnożników zależnych od stażu pracy. 

Należy pamiętać, że nagrody jubileuszowe będące długoterminowymi świadczeniami pracowniczymi również powinny zostać objęte wyliczeniem rezerw. Jednocześnie zobowiązania z tytułu świadczeń, których wysokość jest uzależniona od stażu pracy, potrafią być wielokrotnie wyższe niż te związane z odprawami kodeksowymi, a często nawet szczegóły w zapisach regulaminu determinują ostateczny wpływ na sprawozdanie finansowe. Z tej perspektywy wprowadzanie nowych świadczeń, lub modyfikowanie zapisów dotyczących tych już obowiązujących, powinno być wprowadzane pod kontrolą i z pełną świadomością ich finansowego wpływu.