Hva blir avgjørende når din bedrift skal anskaffe HR-teknologi?

Tidlig i prosessen vil det være viktig å definere organisasjonens behov og forstå interessentgrupper som blir berørt av implementeringen. Vi ser i større grad at markedet tenderer mot å definere behovet til organisasjonen gjennom å analysere ansatt-opplevelsen (employee experience). Det kan da være nyttig å utarbeide ulike brukerhistorier. Eksempelvis, dersom man ønsker en forbedret medarbeiderutviklingsprosess kan det være en god idé å skissere ut hele prosessen for å kartlegge hvilke roller og systemer som er involvert på ulike tidspunkt. De definerte og prioriterte brukerhistoriene representerer særbehov for industrien og spesifikke behov som organisasjonene har, samt ivaretar nøkkelinteressenters interesser. Brukerhistoriene kan dermed brukes i dialog med leverandører, i kommunikasjon/opplæring og senere knyttes til gevinstrealisering. Leverandøren som velges må ha en tydelig forståelse for behovet og beskrive hvordan deres system løser dette teknisk.

Behov bør være tett knyttet opp til organisasjonens strategi, ambisjonsnivå og fremtidig vekst. Eksempler kan være en organisasjon som skal oppskalere og ønsker å være «best in class» på rekruttering eller medarbeiderutvikling, eller en organisasjon som trenger HR-teknologi for å kunne etterleve krav og regler innen personvern. Blant annet viser årets HR-undersøkelse at organisasjoner anskaffer HR-teknologi for å effektivisere, optimalisere arbeidsflyt og oppnå en moderne arbeidspraksis. Videre rapporterer organisasjoner at de har et økende behov for å hente ut HR-data og -analyser, slik at HR kan jobbe mer strategisk og ha faktabaserte beslutningsgrunnlag. En god brukerhistorie knyttet til et slikt behov, vil kunne identifisere hvilken rolle som har hvilket behov for et gitt datagrunnlag. Dette datagrunnlaget er gjerne spesifisert på data som er kryssreferert på funksjonsområder, nivåer og historikk som skal brukes for å visualisere systemets mulighet for skalerbarhet i fremtiden.

Tett knyttet opp til behov er organisasjonens modenhet og mulighetsrom – hva organisasjonen kan absorbere av endring, vil legge forutsetning for hva som er mulig å få til.

Ved valg av HR-teknologi er det viktig å tenke over størrelsen og kompleksiteten til organisasjonen, hvilke systemer man har fra før av og hva man ønsker å beholde og erstatte/legge til. Det å implementere HR-teknologi kan gi en enorm gevinst, men det er viktig å vite at det kan ta tid, kreve ressurser, kunnskap og fleksibilitet i organisasjonen. Et HR-system er sjeldent «plug and play», og det krever en endringsprosess gjennom anskaffelsen og implementeringen av verktøyet. Det er derfor lurt å tenke på hvor stor endring organisasjonen er klar for.

Ved anskaffelse av helt ny HR-teknologi som adresserer hele den ansattes livssyklus, såkalt suite, kan man velge i bredt spektrum fra standardiserte (prekonfigurerte) løsninger til suiter med høy tilpasningsgrad. Slike systemer kan for mange organisasjoner oppleves som en solid og helhetlig løsning, men også kompleks, og implementeringsprosessen kan være tidkrevende, avhengig av leverandør. Kanskje vil et mindre, mer spesialisert system, ofte kalt «best of breed» passe organisasjons behov. Et slikt system kan anses som nisje, og er ofte mindre komplisert å implementere. Likevel kan det oppleves utfordrende med tanke på systemparken dersom organisasjonen ønsker å videre skalere opp eller implementere ulike segmenter av HR-teknologi, da det vil være flere systemer å integrere, leverandører og lisenser å forholde seg til.

Moderne HR-teknologi leveres i sky som SaaS-løsning (Software as a Service), dette stiller krav til organisasjonens modenhet knyttet til bruken av skyløsninger og deres forlengelse – mobile applikasjoner. Anskaffelse og innføring av denne typen teknologi vil ha behov for å trekke på kompetanse på tvers av støttefunksjoner som blant annet juridisk, IT-sikkerhet, IT-arkitektur og anskaffelse.

En effektiv og strømlinjeformet integrasjon inn i eksisterende systemlandskap er et suksesskriterium for et teknologiprosjekt innen HR. En økende utfordring blant våre kunder er at ledere blir overlesset med administrativt arbeid via selvbetjening i ulike systemer. I disse tilfellene har EY bistått med anskaffelse av teknologi som gir lederen en portal inn til alle støttesystemer. Dersom HR-teknologien skal integreres med eksisterende systemer, brukes som mobilversjon eller at systemer må synkronisere felles innlogging, er det viktig å sikre at leverandørene kan levere på disse behovene. IT må bistå i å tydelig beskrive IT-arkitekturen og forventningen til bruken av dagens systemlandskap som for eksempel: infrastruktur, SSO (Single Sign On), kobling til det identitets-forvaltende systemet (AD/IDM/IAM) og andre systemer som skal benytte seg av dataen i ditt HR-system. Mange implementeringsprosjekter støter på utfordringer fordi ansvarsfordelingen i integrasjonssporet ikke er tydelig nok definert mellom leverandør, organisasjonens egen IT og integrasjonskapabilitet. Husk at teknologileverandøren av HR er eksperten på sitt eget system og har ikke nødvendigvis kompetanse på systemene organisasjonen ønsker å integrere til.

Etter man har fått en god oppfatning av organisasjonens behov, modenhet og plassering av nytt system i øvrig systemlandskap, må det utarbeides en oversikt over estimerte kostnader for anskaffelse, ressursbehov, og gevinstrealiseringsplan.

Årets HR-undersøkelse peker på en stor økning i forbruket på HR-teknologi det siste året. Selv om budsjett- og prosjektplanlegging kan være en krevende prosess, vil det gi en god oversikt over mulighetsrommet til anskaffelsen og hvilke prioriteringer som må tas. Her er det viktig å ta hensyn til hva man faktisk har av budsjett, kapasitet og kompetanse – og ikke undervurdere kostnadene som kreves eller besparelsene som vil komme.

En god prosjektplan er nødvendig for anskaffelse og implementering av HR-teknologi. For anskaffelsesprosessen bør det settes opp et team med klare roller og ansvarsområder. Det er da spesielt viktig å tenke på hvem som skal være involvert i prosessen og hvem som skal ha eierskap og ansvar for systemet.

For å kunne vise potensielle leverandører hvilke krav som stilles til HR-teknologien som skal anskaffes, vil det være viktig å utarbeide en kravspesifikasjon.

En kravspesifikasjon viser hva organisasjonen har av funksjonelle og ikke-funksjonelle behov og hvilke krav en leverandør må kunne oppfylle for å være med i vurderingen av hvilken HR-teknologi som skal anskaffes. Kravspesifikasjonen bør ta høyde for tekniske-, sikkerhet-, dokumentasjon-, og integrasjonskrav, samt eventuelle lokale regler. Den bør formuleres funksjonelt som overordnede behov, og det er viktig at listen ikke er for kompleks, slik at den medfører en fornuftig arbeidsmengde for leverandørene som skal oppnå reell konkurranse. Det kan det være lurt å skille mellom «må» og «bør» krav eller prioritere kravene etter høy, middels og lav prioritering. Dagens leverandørmarked er svært lite interessert i å jobbe gjennom en tradisjonell anskaffelsesprosess slik de har blitt kjørt de siste 30 årene, med voldsom bruk av dokumentasjon og rigid dokumentasjonsstruktur. Markedet ønsker å vise frem produktet sitt og bli evaluert på grensesnitt og brukervennlighet. Leverandørene som tilbyr produkter til små-medium og store norske bedrifter har ikke nødvendigvis ressursene til å svare på en veldig tradisjonell anskaffelse, selv om deres produkt muligens er en god match for organisasjonen.

Vi har sett en økende utfordring blant markedsledende leverandører hvor det på papiret er utfordrende å skille mellom leverandørene funksjonelt, da de for det meste vil besvare at de oppfyller alle krav. Dette en sannhet med modifikasjoner, som bare kan utredes for ved bruk av brukerspesifiserte demonstrasjoner og evaluering av grensesnitt. For å sikre at man kravstiller det som er viktig for organisasjonen, bør kravspesifikasjonen ses i sammenheng med utarbeidede brukerhistorier.

Ifølge årets HR-undersøkelse rapporterer 6 av 10 at de opplever et kompetansegap relatert til teknologi, digitalisering og analysering. Dette kan derfor være nødvendig å tilføye ekstern kompetanse i utarbeidelsen av kravspesifikasjon, samt brukerhistorier for å forstå hvordan man formulere og formidle organisasjonens behov på best mulig måte.

Etter at organisasjonens krav er definert, kan dette sammenfattes i en forespørsel om informasjon fra utvalgte leverandører og videre motta tilbud fra interesserte leverandører.

Forespørsel av informasjon, ofte kalt RFI, er en innsamling av informasjon fra potensielle leverandører. Tilbudsprosessen, ofte kalt RFP (Request For Proposal), er prosessen hvor man forespør og mottar dokumentert og demonstrert løsningsforslag fra en eller flere leverandører. RFI og RFP er skriftlige prosesser hvor hovedformålet er å få et strukturert perspektiv og overblikk over markedet for å identifisere aktuelle leverandører og hva de kan tilby.

Denne delen av anskaffelsesprosessen handler om å få en forståelse av leverandørenes overordnede kapabiliteter, standard pris/prosjektmodell, standard tidslinjer for implementering og at de inviteres for å gjennomføre en generell demonstrasjon av systemet. Gjennomføring og evaluering av brukerhistorier er en viktig del av denne prosessen. Det er via disse spesifikke demonstrasjonene at leverandør må vise hvordan de vil løse behovet, og hvordan systemet påvirker ulike brukergrupper. Hvor mange man har mulighet til å ta med videre i prosessen vil avhenge av ressurs- og tidsbruk, markedets tilgjengelighet og hvor mange leverandører man mener kan levere på organisasjonens behov. Om man kan gjøre et nedvalg av leverandører til tilbudsprosessen, er også avhengig av om man operere i henhold til privat eller offentlig anskaffelse.

Hvilken leverandør og type HR-teknologi som velges har mye å si for implementeringsprosessen og bruken av teknologien i etterkant. Det er derfor viktig å ha tydelige evalueringskriterier, gjerne knyttet til gevinstrealiseringsplanen med forankring i ledelsen på hva som skal vektlegges, samt ha en grad av fleksibilitet i evalueringen – slik at man ikke ender opp med å måtte velge en leverandør man kanskje ikke ønsker seg på grunn av formaliteter. EY har en velprøvd metodikk for å evaluere brukervennlighet som har hjulpet mange organisasjoner de siste årene. Videre er samarbeid og partnerskap med leverandøren viktig, både kortsiktig og langsiktig. Det kan være viktig å ha support og utviklingsløp i etterkant av implementering, for eksempel når det lanseres ny funksjonalitet innen skyløsninger. Her kan det være nyttig å bruke tid på å kontakte leverandørens kundereferanser som bruker systemet i dag for å spørre om opplevelser rundt leveranse, brukervennlighet, integrasjoner, supportmodell osv.

Artikkelen er skrevet av Kristin Lohne og Tonje Drevander. Ta kontakt med Tonje her!

Sammendrag

Det er ofte undervurdert hvilken kombinasjonskompetanse som kreves igjennom denne typen prosjekt. Det er behov for en solid forståelse av IT- og HR-prosesser, samt evnen til å drive prosjekter fremover der mange interessenter ofte skal involveres og gi sin stemme til anskaffelsen. Vi ser i økende grad at våre kunder ønsker å standardisere støttefunksjoner som er i tråd med HR-undersøkelsens funn om organisasjoners behov for å forenkle og effektivisere. EY har spisskompetanse og bred erfaring med å bistå i anskaffelser og implementering av HR-teknologi, og bistår kunder med tilpasset rådgivning.