Onboarding pracownika – na czym polega i jak go przeprowadzić?

Plan wdrożenia pracownika powinien uwzględniać m.in.:

• historię firmy, z wyszczególnieniem konkretnych ról,
• omówienie struktury i kultury organizacyjnej,
• firmowe procedury i procesy, związane np. z obiegiem dokumentów,
• wartości i cele firmy,
• obsługę sprzętu firmowego,
• formalności,
• omówienie zakresu obowiązków i przyszłych zadań,
• dokładną ścieżkę kariery,
• zapoznanie z wszystkimi działami w firmie.

Onboarding w firmie najczęściej prowadzony jest w sposób indywidualny, tj. uwzględniający charakterystykę danego stanowiska i związanych z nim zadań. Warto poświęcić tej czynności więcej czasu i uwagi, bowiem poprawnie przeprowadzony proces onboardingu niesie za sobą wiele korzyści. Na ich czele wymienia się m.in. lepszą atmosferę, mniejszą liczbę zwolnień, większą motywację pracowników oraz wyższą efektywność wykonywania zadań.

Kto odpowiada za onboarding pracownika?

Onboarding pracownika powinna przeprowadzać osoba doświadczona, tj. przeszkolona i znająca procesy wewnętrzne. Wytypowanie takiego specjalisty zależy od struktury i specyfiki danego przedsiębiorstwa – zdarza się więc, że w procesie uczestniczy więcej osób.

Najczęściej zadanie to przejmuje dział HR, który odpowiada za znaczną część omawianych procesów. Nieco rzadziej w onboarding zaangażowany jest przełożony.

Ile trwa i jak monitorować proces onboardingu?

Onboarding pracownika trwać może od kilku dni do nawet sześciu miesięcy. Czas ten uzależniony jest od szeregu czynników, m.in. od złożoności procesów wewnętrznych i doświadczenia pracownika. Plan spotkań i szkoleń powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb nowego specjalisty, doprowadzając tym samym do jego całkowitej samodzielności.

Proces, jakim jest onboarding pracownika, nie może być zbyt obciążający ani przytłaczający. Istnieje ryzyko, że zarzucanie nowego członka zespołu stertą procesów, dokumentów i informacji przyniesie efekt odwrotny do zamierzonego. Dlatego też plan powinien być racjonalny, czyli uwzględniać czas na odpoczynek, konieczność powtórzenia informacji oraz przeprowadzenia dodatkowego (nieplanowanego wcześniej) szkolenia. Rekomenduje się więc, aby proces podzielić na etapy, a następnie monitorować zdobytą wiedzę i samopoczucie pracownika.

Z jakich etapów składa się onboarding?

Proces onboardingu musi być dostosowany do struktury i potrzeb organizacji. Zadanie działu HR polega na przygotowaniu wstępnego planu, który uwzględni kolejne kroki wdrożeniowe. Proces ten zwykle dzieli się na cztery etapy, nazywane powszechnie „4C”:

●        Etap 1: Compliance – przedstawienie procedur na poziomie administracyjnym. To na tym etapie pracownik poznaje m.in. zasady przebiegu dokumentów, badań medycyny pracy, świadectwa pracy czy procesów wewnętrznych.

●        Etap 2: Clarification – poznanie celów i pierwszy feedback. Na tym etapie konieczne jest poznanie celów zarówno podstawowych, jak i długoterminowych, z podziałem na indywidualne, grupowe i firmowe.

●        Etap 3: Culture – zaznajomienie się z kulturą pracy, wartościami, celami i aspektami nieformalnymi (takimi jak np. spotkania integracyjne).

●        Etap 4: Connection – informacje o zespole i relacjach panujących w danej organizacji. To na tym etapie nowy pracownik poznaje zażyłości i więzi w firmie, zapoznaje się z liderami działów oraz z hierarchią i strukturą organizacji.

Onboarding pracownika krok po kroku

1. Przygotowanie i zorganizowanie stanowiska pracy

Pierwszym krokiem jest przygotowanie docelowego miejsca pracy, z uwzględnieniem odpowiednich sprzętu i narzędzi. W tym celu należy zakupić biurko, krzesło, komputer, a także przygotować skrzynkę mailową i niezbędne programy do realizowania codziennej pracy. Niektóre organizacje przygotowują także culture book lub welcome pack.

2. Kontakt z pracownikiem

Po poinformowaniu kandydata o wyniku rekrutacji nie należy pozostawiać go bez opieki. Tuż przed pierwszym dniem warto się z nim skontaktować (mailowo lub telefonicznie), informując go o dacie spotkania, godzinie rozpoczęcia pracy oraz harmonogramie dnia.

3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za onboarding pracownika

Buddy to ktoś, która nadzoruje i wspiera proces onboardingu. Ważne, aby była to osoba empatyczna i wykwalifikowana, całkowicie zaangażowana w swoje zadanie. Docelowo ma ona zorganizować i przeprowadzić wszystkie etapy onboardingu, zebrać feedback i udzielić odpowiedzi na bieżące pytania nowego pracownika.

4. Przedstawienie innym członkom organizacji

Najlepiej zrobić to dwutorowo. Po pierwsze – mailowo, dodając w kopii wszystkich pracowników. Po drugie – osobiście, na imprezie integracyjnej czy spotkaniu międzydziałowym.

5. Wyznaczenie celów i zadań

Na tym etapie należy dokładnie zaprezentować zakres przyszłych obowiązków i zadań – zarówno w ujęciu krótkofalowym, jak i długofalowym. Warto także poinformować o przyszłych szkoleniach i spotkaniach oraz sposobie ich weryfikacji.

6. Przygotowanie i przeprowadzenie ewaluacji

W tym kroku kluczowa jest ocena efektywności i słuszności szkoleń, ze wskazaniem na kolejne konieczne kroki i usprawnienia. Wnioski te mają doprowadzić do tego, aby pracownik był samodzielny i kompetentny.

Najczęstsze błędy w procesie onboardingu

Zdarza się, że organizacje popełniają błędy w procesie onboardingu, narażając tym samym employer brandingowy wizerunek firmy. Jakie błędy w procesie onboardingu popełniają organizacje najczęściej?

Brak bieżącego feedbacku, który pozwoliłby na pokazanie pierwszych błędów lub niejasności.

Pozostawienie pracownika samemu sobie, co z kolei doprowadzić może do licznych błędów komunikacyjnych, relacyjnych i procesowych.

Nieodpowiednio zaplanowany harmonogram, który przeszacuje czas potrzeby do kompleksowego wdrożenia. Mowa tu zarówno o zbyt krótkim, jak i zbyt długim czasie onboardingu.

Niewystarczające wykwalifikowanie zespołu, który został wytypowany do przeprowadzenia onboardingu w firmie. Brak wiedzy, narzędzi, czasu i zaangażowania może sprawić, że cały proces stanie się mniej efektywny.

Brak czasu na zorganizowanie szeregu szkoleń i spotkań.

Za duża koncentracja na procedurach kadrowych – docelowo onboarding pracownika nie powinien skupiać się wyłącznie na procesach i szkoleniach BHP. W planie należy uwzględnić spotkania ściśle związane z obejmowanym stanowiskiem.

Szkolenia onboardingowe

W procesie onboardingu kluczowe jest edukowanie zespołu, który musi zaplanować oraz przeprowadzić wszystkie niezbędne etapy. W tym celu przygotowaliśmy szkolenie EY Academy Business: Onboarding pracowników. Szkolenie zaadresowane jest do specjalistów HR i menedżerów, którzy stoją przed szeregiem wyzwań w obrębie wdrożenia pracowniczego.

Jaka jest rola bezpośredniego przełożonego w procesie integracyjnym? Jak stworzyć plan onboardingu, aby wdrożenie niosło za sobą jak najwięcej korzyści dla zespołu i organizacji? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w zakresie szkolenia, które odbywa się online i jest częścią Akademii Rekrutacji.