Agenda na 2023 - kluczowe szanse i wyzwania w podatkach na 2023 rok

W ostatnim okresie obserwujemy bezprecedensowy wzrost aktywności organów kontrolnych badających rozliczenia największych podatników. Idzie to w parze z coraz lepszym przygotowaniem merytorycznym kontrolujących oraz rozwojem narzędzi analitycznych wykorzystywanych już na etapie selekcji do kontroli. Powołane 5 lat temu urzędy celno-skarbowe osiągnęły poziom sprawności operacyjnej pozwalający na wysoki poziom specjalizacji i maksymalizację efektów kontroli prowadzonych u podatników.

Większość kontroli dotyczyła dotychczas lat 2018 i wcześniejszych. Coraz śmielej fiskus przygląda się rozliczeniom za rok 2019 i nowszym - w tym przypadku całkowitą zmianę reguł gry przynosi dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Podjęcie decyzji o ewentualnej korekcie lub wejściu w spór nie ogranicza się już do kwestii zarządzenia ryzykiem osobistym, choć jest ono niezwykle ważne. Decyzja o podjęciu sporu może być bardzo kosztowna w przypadku przegranej - dodatkowe zobowiązanie podatkowe może czasami oznaczać konieczność zapłaty dwukrotności zaległego podatku albo i większej kwoty. Czas na podjęcie decyzji to 14 dni od otrzymania wyniku kontroli. Zatrudnienie - dopiero na tym etapie - profesjonalnego doradcy zdolnego do realnej oceny szans na wygraną może się okazać krokiem spóźnionym.

Dlatego bardzo ważne jest odpowiednio wczesne opracowanie strategii i konsekwentne prezentowanie organom przyjętego stanowiska. W niektórych przypadkach strategia będzie polegała na pewnych ustępstwach wobec organu, jeśli okaże się, że takie zmodyfikowane stanowisko jest łatwiejsze do obrony.

Już niebawem zostaną uruchomione pierwsze nabory wniosków w ramach zatwierdzonych przez Komisję Europejską programów Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) oraz Funduszy Europejskich na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEnIKS) na lata 2021-2027.

• Program FENG to możliwość uzyskania przez przedsiębiorców wsparcia na realizację kompleksowych planów rozwojowych. W ramach jednego wniosku można się ubiegać o dofinansowanie poszczególnych etapów opracowywania i wdrażania innowacji. Realizacja prac B+R, inwestycje, w tym nakłady na infrastrukturę B+R, inwestycje prośrodowiskowe, czy szkolenia to tylko niektóre z obszarów, w ramach których będzie można uzyskać znaczące wsparcie w postaci bezzwrotnych dotacji.
  
  
• Program FEnIKS to szansa na obniżenie kosztów inwestycji m.in. w takich obszarach jak OZE, zmniejszenie zasobochłonności i energochłonności procesów produkcyjnych, jak i wdrażanie czystych technologii. Ponadto przedsiębiorcy mogą zredukować koszty prowadzenia działalności inwestując w odnawialne źródła energii, wysokosprawną kogenerację czy efektywność energetyczną, korzystając z naborów organizowanych przez Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w programie „Ochrona Atmosfery” oraz Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w programie „Energia Plus”.

Dlatego  już teraz warto przeprowadzić analizę kwalifikowalności i strukturyzację projektu w ramach programów FENG i FEnIKS oraz programu Energia Plus, a także naborów organizowanych przez Wojewódzkie Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, z uwzględnieniem ich zasad w kontekście charakteru działalności przedsiębiorstwa. Kompleksowe przygotowanie do procesu powinno obejmować analizę wymogów i obowiązków związanych z danym źródłem pomocy, ukierunkowane na opracowanie kompletnego wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami.

Kluczowa dla firm staje się analiza oraz usprawnienie realizacji strategii kosztowej działalności, która zapewni większą swobodę działań ukierunkowanych na sukces firmy na wysoce konkurencyjnym rynku.

Wychodząc naprzeciw przedsiębiorcom, w EY stworzyliśmy unikalną na polskim rynku propozycję wsparcia łączącego w ramach prac jednego zespołu szeroką paletę instrumentów poprawy efektywności. Efektywność kosztowa firm – indywidualna diagnoza oszczędności EY to przełomowe rozwiązanie gwarantujące maksymalne, a przy tym bezpieczne wykorzystanie dostępnych na rynku instrumentów poprawy efektywności fiskalnej i okołopodatkowej. Diagnoza pozwala w ramach jednego przeglądu dokonać pełnej analizy obszarów możliwej poprawy efektywności kosztowej. To w sumie kilkadziesiąt rozwiązań zidentyfikowanych na bazie doświadczenia naszych ekspertów w obszarach takich jak m.in. dotacje, ulgi i zwolnienia, PFRON, ZUS, CIT, PIT, VAT, akcyza, cło czy podatek od nieruchomości.

Kompleksowe podejście do oszczędności pozwala na obniżenie kosztów działalności z różnych stron:

• niższe podatki,
  
  
• niższe koszty wynagrodzeń,
  
  
• tańsze inwestycje,
  
  
• tańsza energia.

A odpowiednie zaprojektowanie oraz wdrożenie procesu umożliwia korzystanie z rozwiązań w kolejnych latach.

Ceny energii elektrycznej oraz gazu ziemnego w ciągu ostatniego roku znacznie wzrosły. Do tych cen należy dodać koszty związane z dystrybucją energii oraz cały szereg opłat regulacyjnych. Obecnie nie ma już jakichkolwiek wątpliwości, że koszty energii będą stanowić dla przedsiębiorców jeden z najważniejszych czynników decydujących o ich pozycji konkurencyjnej na rynku, zarówno w 2022 roku, jak i kolejnych latach.

Tak znaczący wzrost cen energii ma istotne znaczenie przy podejmowaniu najważniejszych decyzji biznesowych, zwłaszcza przez przedsiębiorstwa energochłonne. Elementem skutecznej strategii w tym zakresie powinna stać się identyfikacja możliwości obniżenia kosztów energii, poprzedzona gruntownym przeglądem ponoszonych obecnie kosztów oraz ich porównaniem do warunków rynkowych.

Przedsiębiorstwa mogą skorzystać z szeregu rozwiązań, które mają na celu doprowadzenie do obniżenia kosztów nabywanej energii, takich jak:

• Dofinansowanie kosztów inwestycji obniżających koszty energii – „zielone inwestycje” (np. inwestycje w fotowoltaikę, wysokosprawną kogenerację, inwestycje w efektywność energetyczną).
  
  
• Dofinansowanie realizacji inwestycji obniżających zużycie energii/ poprawiających efektywność energetyczną (białe certyfikaty).
  
  
• Zwolnienie z podatku akcyzowego nabywanego prądu, gazu i węgla.
  
  
• Skorzystanie z ulg od opłat związanych z nabyciem kolorowych certyfikatów.

Rozwój pracy zdalnej, przyśpieszenie cyfrowe, niepewna sytuacja ekonomiczna czy zmiany regulacyjne - ostatnie wydarzenia zmieniły diametralnie podejście firm do zagadnień związanych z zasobami ludzkimi. Statystyki z rynku pracy pokazują, przed jakimi wyzwaniami stoją obecnie przedsiębiorcy. Mimo jednej z najniższych stóp bezrobocia w Europie (3% w Polsce przy średniej 6,3% dla krajów członkowskich UE), obserwujemy w Polsce zjawisko nazywane „great resignation” - 36% Polaków aktywnie szuka nowej pracy, a 44% myśli o jej zmianie. Dodatkowo aż 65% Polaków skarży się na symptomy wypalenia zawodowego.

Jako największe wyzwania dla działalności gospodarczej w 2022 roku firmy wskazały inflację oraz rosnące koszty zatrudnienia. Obszar zasobów ludzkich ulega transformacji w czterech wymiarach, które kształtują przyszłość funkcji HR i doświadczeń pracownika. Bieżące trendy generują nowe wyzwania, przed którymi stoją przedsiębiorcy oraz działy HR w firmach.  Zespoły HR muszą przeanalizować swoje priorytety i dostosować swój model operacyjny do nowych wyzwań.

Cztery najważniejsze obszary, które wymagają wypracowania rozwiązań w obecnej sytuacji rynkowej, to:

• Analiza posiadanych danych o pracownikach i wsparcie w podniesieniu poziomu kompetencji firmy w wymiarze oceny umiejętności i efektywności zespołów (Know Your Employee).
  
  
• Analiza doświadczeń pracownika w interakcjach z działem HR i wsparcie w przeprowadzeniu ankiety dotyczącej HR i doświadczeń klienta wewnętrznego (VoC).
  
  
• Weryfikacja luki technologicznej i możliwości jej wypełnienia.
  
  
• Zmiana modelu organizacji działu HR i sposobu świadczenia usług HR.

Prawidłowe obliczenie oraz zapłata podatku u źródła stanowi ważny element rozliczeń podatkowych, który często nie znajduje odpowiedniego odzwierciedlenia w procedurach firmy. Nieodłączną częścią rozliczeń w podatku u źródła jest prawidłowe udokumentowanie transakcji, które przesądza o dochowaniu tzw. należytej staranności.

Przy zmieniających się wciąż przepisach prawa, firmy zmagają się z ustrukturyzowaniem procesu i zapewnieniem koordynacji czynności wielu osób oraz pozyskaniem danych z różnych źródeł w bardzo ograniczonym czasie. Problemy z terminowym pozyskiwaniem danych na potrzeby WHT powodują wstrzymywanie płatności i narażają firmy na ryzyko finansowe (odsetki), osobiste (sankcje KKS) oraz ryzyko reputacyjne (problemy z płatnościami do kontrahentów).

Skoordynowanie pracy zespołów, które przygotowują dane i informacje na potrzeby rozliczeń podatkowych stanowi duże wyzwanie dla głównych księgowych i menadżerów podatkowych. Dlatego należy zadbać o prawidłowość kalkulacji podatku u źródła poprzez m.in.:

• Analizę transakcji na etapie dokonywania płatności w ustalonych cyklicznych okresach oraz kompletowanie dokumentacji od kontrahentów Spółki zgodnie z przepisami.
  
  
• Przygotowanie i stosowanie procedury, która umożliwi bezpieczną realizację procesu i zarządzenie związanym z nim ryzykiem.
  
  
• Zadbanie o czas pracowników zaangażowanych w proces – nie tylko z zespołu podatkowego, ale również z działu IT, zamówień i płatności.
  
  
• Dla kluczowych transakcji wdrożenie odpowiednich instrumentów zarządzenia ryzykiem, obejmujących przykładowo interpretację indywidualną, opinię WHT organów skarbowych, czy procedurę nadpłatową.

Przepisy wprowadzające faktury elektroniczne w formie ustrukturyzowanej (tzw. e-faktury) i Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonują jako rozwiązanie dobrowolne od początku 2022 r. Obowiązkowe stosowanie e-faktur ma wejść w życie już 1 stycznia 2024 r. dla polskich firm, a także dla firm zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.

Dlatego odpowiednio wcześnie zaplanować niezbędne działania w celu przygotowania organizacji do stosowania faktur elektronicznych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności, należy zidentyfikować wszystkie obszary, w których konieczne będą zmiany (np. finanse, IT, logistyka, zaopatrzenie), i następnie warto podjąć efektywne działania z wyprzedzeniem, aby uniknąć w przyszłości zakłóceń w działaniu organizacji, które mogą obejmować m.in.:

• Przeprowadzanie warsztatu podatkowo–technicznego i mapowania.
  
  
• Kompleksowe zaplanowanie prac wdrożeniowych narzędzia do obsługi e-faktur zapewniającego automatyzację procesu i „compliance”.
  
  
• Analizę podatkową w zakresie posiadania przez podmiot zagraniczny stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce i obowiązku korzystania z e-faktur, zabezpieczoną interpretacją indywidualną lub tzw. defense file.
  
  
• Rozważenie ewentualnego skorzystania z usługowej obsługi e-faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych albo np. wyłącznie zakupowych).
  
  
• Przeprowadzenie przeglądu VAT pod kątem gotowości na e-faktury.
  
  
• Stworzenie lub dostosowanie procedur podatkowych.
  
  
• Weryfikacja poprawności wygenerowanych plików xml pod kątem technicznym i merytorycznym.

Raportowanie podatkowe staje się coraz bardziej skomplikowane. To wyzwanie, z którym mierzy się dzisiaj każdy przedsiębiorca w Polsce. Pozyskanie pracownika posiadającego wiedzę ekspercką to minimum trzy miesiące. Z drugiej strony realnym problemem staje się transfer wiedzy pomiędzy rotującymi pracownikami. W takiej sytuacji zachowanie ciągłości raportowania podatkowego może być wysoce utrudnione.

Sprawozdawczość księgowa, podatkowa oraz finansowa to nie tyle przygotowanie formularzy, ale przede wszystkim proaktywne myślenie o efektywności podatkowej. Śledzenie zmian i trendów oraz reagowanie na nie jest koniecznością.

Dlatego szybkie wsparcie ekspertów zewnętrznych na wymagającym odcinku sprawozdawczości podatkowej, finansowej oraz księgowej może pomóc w dłuższej perspektywie czasowej przejmując zarządzenie pełną funkcją podatkową i sprawozdawczą albo w odniesieniu do konkretnych zagadnień lub obszarów – w zakresie konkretnej brakującej kompetencji np. sprawozdawczości VAT, rozliczania CIT czy raportowania ustawowego. Zakres takiego wsparcia w obszarze sprawozdawczości podatkowej (tax compliance) może obejmować przejęcie obowiązków raportowych dla wybranych albo wszystkich podatków, a jednocześnie bazuje na analizie wspólnie określonej puli danych wejściowych i dokumentów źródłowych. Takie działanie pozwala na:

• Zabezpieczenie pozycji Spółki dzięki dopasowaniu najlepszej strategii wsparcia w zakresie sprawozdawczości podatkowej (tax compliance).
  
  
• Poprawę efektywności rozliczeń.
  
  
• Elastyczną reakcję na zdarzenia niestandardowe, np. zmiany legislacyjne i interpretacje podatkowe.
  
  
• Ograniczenie ryzyka odpowiedzialności osobistej członków Zarządu.
  
  
• Bezpieczeństwo oraz terminowość rozliczeń podatkowych.
  
  
• Obniżenie kosztów administracyjnych - ograniczenie negatywnych skutków rotacji kadrowych.
  
  
• Bieżący dostęp do aktualizowanej technologii.
  
  
• Kompleksowe podejście do zarządzania funkcją podatkową.