Wnioskowanie o zaświadczenia A1 - co się zmieniło?

Wnioskowanie o zaświadczenia A1 tylko drogą elektroniczną, mimo że obowiązuje już ponad 3 miesiące, wciąż przysparza pracodawcom wielu problemów.

Od 1 kwietnia 2022 r. weszły w życie zmiany przepisów dotyczące ubiegania się i wydawania zaświadczeń A1. Zgodnie z nimi wniosek o wydanie zaświadczenia A1 należy składać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS) w formie dokumentu elektronicznego. Wskutek wprowadzonych zmian, wnioski papierowe nie są już przyjmowane. Wydane przez ZUS zaświadczenia są udostępniane osobie składającej wniosek na jej profilu, utworzonym na PUE ZUS. Docelowo platforma PUE ZUS służyć ma jako jedyna droga kontaktu między ZUS-em, a ubezpieczonym/płatnikiem.

Jak wygląda proces składania wniosków o zaświadczenia A1?

Obecnie składanie wniosków o wydanie zaświadczeń A1 odbywa się przy użyciu tzw. „Kreatora wniosków” dostępnego na Platformie Usług Elektronicznych. Polega to na manualnym wypełnieniu każdego pola zgodnie z instrukcjami kreatora. Formularze są uzupełniane pojedynczo. Nie ma możliwości zbiorczego wprowadzenia danych. O ile automatyzacja i elektronizacja wniosków to dobry kierunek, to jednak wprowadzone zmiany mogą wiązać się w praktyce z wydłużeniem procesu aplikowania o zaświadczenia (w szczególności dla tych płatników, którzy potrzebują aktualnych certyfikatów dla dużych populacji pracowników).

Jakie ma to znaczenie dla pracowników i pracodawców?

Wypełnianie wniosków za pomocą PUE ZUS może wymagać dodatkowych zmian formalnych i zespołowych wśród pracodawców. Przede wszystkim należy zadbać o właściwe pełnomocnictwo umożliwiające dostęp do Platformy Usług Elektronicznych. Dotychczasowe umocowania powinny podlegać weryfikacji.

Zwracamy także uwagę na przypadki wiążące się ze szczególnym zaangażowaniem Państwa pracowników w ręczne przenoszenie danych do kreatora PUE ZUS:

• częste zagraniczne wyjazdy pracowników;
• delegacje pracowników w okresach wzmożonej pracy, takich jak koniec roku finansowego,
• coroczne, regularne ubieganie się o odświeżenie zaświadczeń dla pracowników (duża skala).

Jak EY może pomóc?

Jeśli potrzebują Państwo profesjonalnego i kompleksowego wsparcia w procesie ubiegania się o zaświadczenia A1, a także odbierania poświadczonych wniosków oraz prowadzenia komunikacji z ZUS-em w tym zakresie, chętnie zaoferujemy nasze usługi w ramach outsourcingu