SAP S/4HANA Finance - Finanse, Podatki & Ubezpieczenia | SAP TAX

Wspieramy ubezpieczycieli w przekształcaniu sprawozdawczości finansowej oraz wdrażaniu zmian w obszarze rachunkowości

Współpraca EY i SAP zaowocowała podejściem, których celem jest pomoc w transformacji danych, systemów i procesów raportowania finansowego wymaganych do spełnienia nowych standardów raportowania w branży.

Regulacje prawne (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649) zobowiązują firmy do elektronicznego raportowania danych pochodzących z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych. Narzędzie EY JPK to odpowiedź na zmiany w przepisach podatkowych, by umożliwić spełnienie powyższych obowiązków.

Wdrożenie kompleksowego rozwiązania, które zostało stworzone przez polski zespół SAP, zapewni obsługę procesu i generowanie plików bezpośrednio w systemie SAP. Korzysta z niego już kilkadziesiąt organizacji z różnych branż.

Produkt obsługujący JPK w SAP zawiera następujące struktury:

• JPK_KR – Księgi rachunkowe,
• JPK_WB – Wyciągi bankowe,
• JPK_MAG – Magazyn,
• JPK_VAT – Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT,
• JPK_FA – Faktury VAT (zakupy i sprzedaż).

To najszybszy sposób na importowanie, analizowanie oraz generowanie plików XML.

Aplikację wyróżnia prosta obsługa oraz przejrzystość wygenerowanego raportu, co ułatwia uzgodnienie danych np. z rejestrem VAT czy kontami Księgi Głównej.

Rozwiązanie pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości i braków zanim dokumenty zostaną wysłane do Ministerstwa Finansów. W ramach wdrożenia, zespół EY wspiera szereg następujących czynności, w tym m.in.:

• analizę środowiska informatycznego pod kątem potrzeby generowania JPK,
• mapowanie danych finansowo – podatkowych na potrzeby generowania JPK,
• zidentyfikowanie i obsługę braków w danych niezbędnych do generowania JPK,
• weryfikację w celu zapewnienia zgodności struktury plików z wymaganiami Ministerstwa.

Dodatkowo, podczas wdrożenia EY JPK, można uzyskać wsparcie merytoryczne naszych doradców podatkowych, co pozwala wyjaśnić zagadnienia lub wątpliwości w zakresie przedstawienia danych w postaci JPK.

Od 1 października 2020 r. zarówno małe, średnie jak i duże przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wysyłki elektronicznego pliku JPK_V7M  lub JPK_V7K. Zastąpi to dotychczasową deklarację VAT oraz Jednolity Plik Kontrolny VAT. W konsekwencji, raportowanie transakcji VAT zostanie ograniczone do jednego pliku XML.

Na podstawie art. 99 ust. 13b oraz art. 109 ustawy o VAT oraz Rozporządzenia z dnia 18.10.2019 r. dotyczącego szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych oraz ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (poz. 1988),  Minister Finansów określił nowe wymagania dotyczące przekazywania deklaracji oraz ewidencji VAT do Urzędów Skarbowych.

Z uwagi na specyfikę zmian oraz szeroki zakres danych wymaganych przez Ministerstwo, przygotowanie danych do nowego raportowania wymaga zaangażowania i współpracy wewnątrz organizacji (szczególnie działów MM, SD i FI),  jak również wsparcia konsultantów SAP.

JPK V7M w SAP

EY JPK V7M to kompleksowe i uniwersalne rozwiązanie, które umożliwia przygotowanie JPK V7M bezpośrednio w systemie SAP. Do czerwca 2020 r. narzędzie zostało zaimplementowane już w kilkudziesięciu polskich organizacjach.

Narzędzie oraz konfiguracja nowej struktury dostarczanej przez EY, pozwalają na wygenerowanie pliku XML zgodnie z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem oraz gwarantuje jego poprawność.

Produkt wyróżnia łatwa obsługa oraz przejrzystość wygenerowanego raportu, co ułatwia analizę danych w JPK V7M. Narzędzie EY JPK V7M w łatwy sposób umożliwia przedsiębiorstwom integrację danych z różnych systemów, w celu przygotowania jednego pliku XML.

Produkt EY JPK V7M zostało zaprojektowane przez ekspertów SAP. Proces wdrożenia obejmuje swoim zakresem następujące czynności:

• analiza przedwdrożeniowa,
• wdrożenie nowej struktury JPK V7M na środowisku klienta,
• dostosowanie konfiguracji,
• wsparcie testów,
• szkolenie,
• przygotowanie instrukcji użytkownika oraz scenariuszy testowych.

W trakcie wdrożenia EY JPK V7M w systemie SAP można również skorzystać z usług doradców podatkowych EY, którzy wyjaśnią zagadnienia oraz wątpliwości dotyczące obowiązku przedstawiania danych w postaci JPK.

Nowy rejestr podatników -  weryfikacja danych podstawowych kontrahenta w SAP

Zgodnie z ustawą z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dziennik Ustaw rok2019 poz. 1018) prawodawca ustanowił nowy rejestr podatników tzw. Biała lista podatników.

Zmiany weszły w życie 1 września 2019 r., lecz jak podkreśla samo Ministerstwo faktyczne regulacje (kary) wejdą w życie 1 stycznia 2020 r. Zgodnie z art. 96b ust. 1 pkt 1-2 ustawy o VAT, określa się, że rejestr będzie zawierał informację o podmiotach:

• w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo wykreślił je z rejestru podatników VAT,
• zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których powyższa rejestracja została przywrócona.

Dla ww. podmiotów będą dostępne informacje tj.:

• nazwa i/lub imię i nazwisko,
• numer NIP wraz z jego statusem i historią,
• REGON,
• KRS,
• adres siedziby,
• numery rachunków rozliczeniowych,
• pozostałe (wszystkie informacje w rejestrze są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów).

Weryfikacja kontahentów w SAP

Weryfikacja będzie możliwa do pięciu lat wstecz. Publikacja scentralizowanego rejestru podatników jest istotna z punktu widzenia VAT jak i CIT, więc funkcjonalność umożliwia weryfikację danych podstawowych partnera biznesowego w dwojaki sposób – pod kątem NIP lub rachunku bankowego.

Jeśli firma wykona swojemu partnerowi biznesowemu przelew na kwotę wyższą niż 15 tys. zł na inny rachunek bankowy (ważny jest dzień wykonania płatności) niż podany w wykazie, ma to następujące skutki:

• brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł. Nie ma wtedy znaczenia liczba transakcji, na jaką została podzielona płatność wynikającą z jednej faktury,
• ryzyko solidarnej odpowiedzialności z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku przyjmowania płatności powyżej 15 tys. Jeśli firma otrzyma płatność powyżej 15 tys. zł, należy sprawdzić na białej liście podatników VAT czy numer rachunku bankowego został zgłoszony w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe, a ich status nie uległ zmianie. Błędny rachunek lub jego brak naraża na sankcje kontrahentów, którzy płacą za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.

Od 1 lipca 2018 r. obowiązują nowe regulacje związane z mechanizmem podzielnej płatności tzw. Split payment.

Osoba realizująca zakup towaru lub usługi będzie mogła dokonać jednej płatności na rzecz sprzedającego poprzez wykorzystanie dedykowanego komunikatu w trakcie transakcji. Dzięki temu bank automatycznie podzieli płatność. Przekaże kwotę netto dostawcy odpowiednio na rachunki: bankowy oraz VAT.

Celem powyższej zmiany jest nie tylko zapewnienie większej stabilności wpływów z tytułu podatku VAT, ale również zapobieganie oszustwom podatkowym.

Nowe regulacje wymuszają na Klientach korzystających z usług SAP wprowadzanie niezbędnych zmian w systemie informatycznym.

Split Payment w SAP

Korzyści dla firmy:

• brak dodatkowych kosztów licencyjnych na nowe produkty (rozwiązanie dostępne w ramach licencji SAP),
• w przypadku zmian w przepisach, dostosowywanie rozwiązania przez SAP w ramach posiadanych licencji Klienta.

Korzyści rozwiązania:

• możliwość przechowywania w danych podstawowych dostawców/odbiorców informacji o statusie podzielnej płatności dla wybranego kontrahenta:
  • Split payment możliwy,
  • Split payment obowiązkowy,
  • Split payment niemożliwy,
• walidacje dla podzielnej płatności względem informacji dotyczących kontrahentów,
• dodatkowa konfiguracja wskazująca, które formy płatności dotyczą Split payment,
• dostarczenie wzorcowej struktury dla podzielnej płatności zawierającej dane wymagane ustawowo,
• automatyczny odczyt wartości VAT, numeru NIP i faktury dla faktur uwzględnionych w danym przebiegu płatności, dodatkowy znacznik dla pozycji płaconych w ramach Split payment dla raportów dotyczących polskiej lokalizacji: salda i pojedyncze pozycje dostawców/odbiorców (RFIDPL07/RFIDPL10).

Ponadto, oferujemy dodatkowy pakiet usług uzupełniających rozwiązanie SAP, w tym m.in.:

• wsparcie przy implementacji noty SAP “2627169 Poland - Split payment: Prerequisite DDIC objects for SAP Note 2624533” oraz „2624533 - Poland - Split Payment”,
• analizę dodatkowych potrzeb wynikających z mechanizmu Split Payment, które nie są objęte standardowym zakresem rozwiązań SAP (zmiany w wybranych raportach, obsługa płatności częściowych, kompensat, pozycji częściowo rozliczonych itp.),
• dostosowanie nośników płatności w systemie Klienta do wymagań podzielnej płatności zgodnie z notą SAP,
• aktualizacje reguł księgowych przy księgowaniu wyciągów dla nowych operacji bankowych,
• narzędzie do aktualizacji danych podstawowych dostawców/odbiorców w zakresie nowej formy płatności oraz dodatkowego pola aktywowanego w ramach noty SAP 2624533,
• wsparcie przy realizowanych testach,
• dokumentację wprowadzonych zmian.

Rozwiązanie umożliwia uzupełnienie, wygenerowanie oraz archiwizację danych. Następnie, są one wysyłane do Ministerstwa Finansów w formie pliku ustrukturyzowanego XML.

Narzędzie umożliwia utworzenie i zapisanie sprawozdań finansowych. Zawiera wszystkie funkcje niezbędne do prawidłowego przygotowania elektronicznego sprawozdania zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Dodatkowo, zespół ekspertów EY odpowiada za licencje i jego kompleksowe wdrożenie, by następnie wesprzeć Klienta w utrzymaniu oraz rozwiązywaniu ewentualnych problemów.

Funkcje dostarczone w ramach projektu e-Sprawozdania:

• Dedykowana transakcja/ekrany do wypełnienia danych dla poszczególnych części struktur a także bilansu, Rachunek Zysków i Strat (RZiS), przepływów pieniężnych czy zmian w kapitale własnym. Załączniki i informacje dodatkowe - raz wprowadzone będą zapamiętane przez system (w kolejnym roku wymagana będzie jedynie edycja w przypadku ew. modyfikacji.)
• Import danych z plików Excel - struktura plików zostanie dostarczona jako integralny element rozwiązania
• Raportowanie danych - Narzędzie udostępnia raport, który pozwala na wyświetlenie danych wprowadzonych ręcznie lub zaimportowanych z pliku (z możliwością edycji).
• Generator plików - Po wygenerowaniu pliku XML z poziomu transakcji, użytkownik może go zapisać na serwerze aplikacji lub dysku lokalnym.
  Istnieje również możliwość wykorzystania SAP Business Workplace. W tym przypadku, wyselekcjonowani użytkownicy otrzymają informację o wygenerowaniu e-Sprawozdania oraz otrzymają kopię pliku w systemie SAP.
• Raporty danych historycznych / logi - przechowuje dane historyczne w dedykowanych tabelach. Użytkownik otrzymuje możliwość raportowania danych historycznych: w każdym momencie dla dowolnej części sprawozdania tj. bilansu, Rachunek Zysków i Start , przepływów pieniężnych czy zmian w kapitale własnym.

Efektywne zarządzanie składnikami majątku trwałego umożliwia dedykowany moduł w systemie SAP ERP. Dzięki jego integracji z systemami Rachunkowości finansowej, Controllingu i Logistyki firmy mają możliwość zarówno kontroli jak i wykorzystania aktywów.

Moduł Majątku Trwałego w SAP oznacza dostęp do wszystkich informacji – od stanu ilościowego, wartościowego, przez dane o amortyzacji po dane dla użytkowników wewnętrznych lub zewnętrznych.

Rachunkowość majątku trwałego (FI-AA) - W Księdze Pomocniczej Księgi Głównej w module Zarządzania Majątkiem Trwałym FI-AA to systemowa ewidencja majątku trwałego, który jest podzielony na grupy dopasowane do potrzeb Klienta. Wśród nich znajdują się m.in. środki trwałe wg ich klasyfikacji, wartości niematerialne i prawne, a także majątek finansowy wg pozycji w bilansie.

Każdy element majątku trwałego jest tworzony zarówno w grupie jak i jednostce gospodarczej. Dzięki temu, Klient może analizować dane w całej grupie kapitałowej czy dla wybranych jednostek.

Umieszczenie informacji o środkach trwałych w Księdze Pomocniczej umożliwia odzwierciedlenie szerokiego zakresu informacji w systemie, w rekordzie danych podstawowych, który posiada również funkcje kartoteki. Do dyspozycji użytkowników oddano kilka setek pól, w tym dla danych dotyczących przypisania organizacyjnego, reguł rozliczenia, ubezpieczeń, leasingu, własności, dostawcy, reguł wyceny i wielu innych. Dodatkowo, dla skomplikowanych środków trwałych system umożliwia utworzenie tzw. numerów nadrzędnych oraz podrzędnych. To z kolei pozwala na precyzyjne odzwierciedlenie struktury środka trwałego oraz ewentualne odrębne zarządzanie poszczególnymi jego częściami.

Podstawowe funkcje programu:

• Prowadzenie ewidencji - środków trwałych, wartości niematerialnych oraz prawnych, niskocennych składników majątku trwałego, majątku finansowego i inwestycji,
• Równoległa wycena majątku trwałego dla potrzeb: bilansowych, ubezpieczeń podatkowych, holdingu (np. w walucie równoległej) , kalkulacyjnych,
• Obliczanie i księgowanie amortyzacji kosztów trwałych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, przepisami podatkowymi oraz wewnętrznymi przepisami firmy (moduł jest w pełni zintegrowany z systemem rachunkowości zarządczej).

Integracja SAP ERP umożliwia aktualizację sprawozdawczości finansowej w czasie rzeczywistym. Procesy gospodarcze w zakresie logistyki (np. przyjęcie materiału) natychmiastowo wywołują księgowania (zgodnie z zasadami prawa handlowego i podatkowego), a informacje są gotowe do przetwarzania tuż po ich zaksięgowaniu.

Implementacja PSD2 w oparciu o standard Polish API.