Polityka prywatności - Yello

Ostatnia aktualizacja: styczeń 2024 r.

1.   Wprowadzenie

Niniejsza polityka prywatności ma na celu opisanie praktyk, które EY stosuje w odniesieniu do Yello („Narzędzie”) w zakresie prywatności wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane i przechowywane w Narzędziu. Niniejszą politykę prywatności należy czytać łącznie z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności, a w przypadku jakiejkolwiek niezgodności z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności pierwszeństwo mają warunki niniejszej polityki prywatności. Prosimy o uważne przeczytanie polityki prywatności.

Prosimy zauważyć, że niektóre treści niniejszej polityki prywatności nie mają zastosowania, jeśli ubiegasz się o stanowisko w jednej z jednostek EY w Unii Europejskiej, które podlegają ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych osobowych („RODO”). 

2.   Kto zarządza Narzędziem?

„EY” odnosi się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited („EYG”), z których każda jest odrębnym podmiotem prawnym i może samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania danych (tj. działać jako administrator danych lub w podobnym charakterze). Podmiotem, który działa jako administrator danych (lub w podobnej roli), udostępniając to Narzędzie, na którym będą przetwarzane i przechowywane Twoje dane osobowe, jest spółka EY, która udostępniła stanowisko, na które składasz podanie, lub spółka EY, z którą jesteś w jakiś inny sposób związany.

Listę lokalnych firm członkowskich i oddziałów EY można znaleźć na stronie internetowej ey.com Oświadczenie o ochronie prywatności.

Dane osobowe w Narzędziu są udostępniane przez wymienionego powyżej administratora danych jednej lub kilku firmom członkowskim EYG (patrz punkt 5 poniżej: „Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?”).

Narzędzie jest umieszczone na serwerach Amazon Web Services w Irlandii i Frankfurcie.

3.   Jak przetwarzane są w Narzędziu dane osobowe?

Narzędzie wspiera firmę EY w przeprowadzaniu działań rekrutacyjnych. Narzędzie posiada dwie funkcje: (i) działanie jako narzędzie rekrutacyjne do składania podań o pracę; oraz (ii) działanie jako miejsce tworzenia grupy kandydatów na stanowiska.

Jeśli jesteś kandydatem lub aplikantem lub korzystasz z Narzędzia w inny sposób, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w jednym lub więcej z poniższych celów:

• Tworzenie konta;
• Logowanie do Yello;
• Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia i zarządzanie nimi;
• Składanie podań o pracę;
• Prowadzenie cyfrowych rozmów o pracę;
• Przetwarzanie, ocenianie i zarządzanie podaniami o pracę;
• Zarządzanie opieką nad kandydatami i komunikacją (np. e-maile marketingowe dotyczące tych kandydatów/aplikantów, którzy zdecydowali się na dołączenie do puli talentów);
• Składanie ofert pracy;
• Planowanie rozmów o pracę;
• Udzielanie informacji zwrotnych po rozmowach kwalifikacyjnych.

W przypadku danych niewrażliwych przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja;
• Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

W ramach RODO dane są przetwarzane na podstawie stosunku przedumownego.

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane wrażliwe, robimy to tylko w celu spełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega odpowiedni administrator, lub na podstawie Twojej wyraźnej zgody. Ujawnienie Twoich danych osobowych EY jest dobrowolne. Jednakże jeśli nie podasz nam wszystkich lub części swoich danych osobowych, możemy nie być w stanie spełnić niektórych celów przetwarzania. Masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Skontaktuj się z: global.data.protection@ey.com.

Jeśli jesteś wewnętrznym użytkownikiem Narzędzia EY, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

• Tworzenie konta;
• Logowanie do Yello;
• Tworzenie zapotrzebowań na pracę i wydarzeń;
• Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia i zarządzanie nimi;
• Prowadzenie cyfrowych rozmów o pracę;
• Ocena podań o pracę;
• Zarządzanie opieką nad kandydatem i komunikacją;
• Wybór wybranych kandydatów do zatrudnienia;
• Planowanie rozmów o pracę;
• Dostarczanie aktualizacji po rozmowach kwalifikacyjnych;
• Identyfikacja osób przeprowadzających rozmowę kwalifikacyjną.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja;
• Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy.

Jeśli jesteś przedstawicielem kampusu, Twoje dane osobowe przetwarzane w Narzędziu są wykorzystywane w następujący sposób:

• Tworzenie konta;
• Logowanie do Narzędzia;
• Wysyłanie zaproszeń na wydarzenia w kampusie i zarządzanie nimi;
• Mogą być przetwarzane podczas selekcji kandydatów wybranych do zatrudnienia.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w związku z uzasadnionymi interesami administratora danych lub osoby trzeciej, chyba że pierwszeństwo przed tymi interesami mają interesy lub podstawowe prawa i swobody podmiotu danych wymagające ochrony danych osobowych. Konkretne uzasadnione interesy to:

• Zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym przeglądy wyników i rekrutacja;
• Efektywne prowadzenie rekrutacji w EY, w tym pozyskiwanie, rekrutacja, selekcja i zatrudnianie.

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – przetwarzaniu Twoich danych osobowych w oparciu o powyżej wskazane prawnie uzasadnione interesy. Skontaktuj się z: global.data.protection@ey.com.

4.   Jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu?

Jeśli jesteś kandydatem lub aplikantem lub korzystasz z Narzędzia w inny sposób i jeśli jest to prawnie zezwolone przez firmę EY zgodnie z obowiązującym prawem, Narzędzie może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Informacje o profilu kandydata (imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje edukacyjne, życiorys/CV, języki, preferencje geograficzne, lokalizacja, oferta pracy, na którą aplikowano / oferowane stanowisko, informacje o różnorodności, zdjęcie);
• Informacje o kandydatach dotyczące konkretnego zapotrzebowania na pracę, informacje o rozmowie kwalifikacyjnej (w tym za pośrednictwem wideo / nagranych rozmów), informacje o ocenie, informacje dotyczące wymagań regulacyjnych lub operacyjnych obowiązujących w danym kraju;
• Wrażliwe dane osobowe, dane dotyczące dokumentu tożsamości, np. numer paszportu, szczegóły dotyczące wiz i krajowe numery identyfikacyjne.

Źródła pozyskania tych informacji:

• Kandydaci/aplikanci poprzez rejestrację w Yello;
• Partnerzy EY, pracownicy lub kontraktorzy (jako polecenie);
• SuccessFactors Employee Central;
• SF Recruiting;
• Dane z oceny zostaną pobrane z innych narzędzi EY, takich jak Cappfinity, Saville, Pymetrics i HireVue.

Jeśli jesteś przedstawicielem kampusu, Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

• Imię i nazwisko, adres e-mail, tytuł, numer telefonu, wydział uczelni/uniwersytetu.

Źródła pozyskania tych informacji:

• Ty;
• z witryny uczelni/uniwersytetu lub z samej uczelni/uniwersytetu.

5.   Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?

Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu są dostępne dla następujących osób/zespołów:

• Pracownicy, partnerzy i wykonawcy EY;
• Kierownicy zatrudniający EY;
• Rekruterzy;
• Rekrutacyjne usługi wspólnych talentów i koordynatorzy rekrutacji;
• Sourcing Super User;
• Globalna obsługa systemu;
• Globalne raportowanie;
• Kandydaci/aplikanci;
• Personel obsługi klienta Yello;
• Tata Consultancy Services (TCS);
• Zespół wsparcia IT IBM.

Możemy udostępnić Twoje dane osobowe na zasadzie „potrzeby wiedzy” stronom wymienionym poniżej (w tym kontekście „potrzeba wiedzy” oznacza, że strona otrzymuje dostęp do danych osobowych tylko i wyłącznie wtedy, jeśli jest to wymagane do świadczenia usług profesjonalnych przez tę stronę):

• Uprawnione osoby zatrudnione przez odpowiednią jednostkę EY, takie jak członkowie Talent Teamu lub zespołu rekrutującego nowych pracowników;
• Uprawnione osoby zatrudnione przez jednostki stowarzyszone w ramach EY, które są zaangażowane w związane z tym działanie przetwarzania, np. pracownicy helpdesku;
• Uprawnione osoby zatrudnione przez dostawców usług / podwykonawców zatrudnionych przez EY, które są zaangażowane w działania związane z przetwarzaniem danych, np. pracownicy Yello, Tata Consultancy Services i IBM;
• Uprawnione osoby zatrudnione przez stronę, która jest również zaangażowana w przetwarzanie Twoich danych osobowych, np. ubezpieczyciele i doradcy zawodowi, tacy jak prawnicy, doradcy podatkowi czy księgowi;
• Uprawnione instytucje rządowe, takie jak sądy, policja, organy ścigania, urzędy podatkowe, celne, akcyzowe oraz organy regulujące audyt.

Naszą polityką jest korzystanie tylko z usług dostawców zewnętrznych, którzy są zobowiązani do utrzymania odpowiedniego poziomu ochrony danych, bezpieczeństwa i poufności oraz do przestrzegania wszelkich obowiązujących wymogów prawnych dotyczących przekazywania danych osobowych poza jurysdykcję, w której zostały pierwotnie zebrane.

Szczegółowo opisane powyżej prawa dostępu mogą wiązać się z przenoszeniem danych osobowych do różnych jurysdykcji (w tym jurysdykcji poza Unią Europejską), w których działa EY (lokalizacje biur EY są wymienione na stronie https://www.ey.com/en_gl/locations). EY będzie przetwarzać Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu zgodnie z odnośnymi przepisami prawa oraz branżowymi regulacjami obowiązującymi w Twoim kraju/regionie. Przekazywanie danych osobowych w ramach sieci EY podlega wiążącym regułom korporacyjnym EY.

W przypadku danych gromadzonych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) lub dotyczących osób fizycznych w EOG – EY wymaga odpowiedniego mechanizmu przekazywania, który jest niezbędny do przestrzegania obowiązującego prawa. Przekazywanie danych osobowych z Narzędzia do RECSOLU, Inc., DBA Yello oraz z Narzędzia do TCS i IBM podlega umowie między EY a usługodawcą, która zawiera standardowe klauzule umowne dotyczące ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

Możesz skontaktować się z nami pod adresem: global.data.protection@ey.com, jeśli chcesz uzyskać dodatkowe informacje na temat sposobu, w jaki uzasadniamy transfer Twoich danych osobowych do krajów poza EOG.

6. Przechowywanie danych

Naszą polityką jest przechowywanie danych osobowych tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów opisanych w sekcji „Jak przetwarzane są w Narzędziu dane osobowe?”. Okresy przechowywania różnią się w różnych jurysdykcjach i są ustalane zgodnie z lokalnymi wymogami regulacyjnymi i dotyczącymi utrzymania zawodowego.

Aby sprostać naszym wymaganiom zawodowym i prawnym, aby ustalić, wykonać lub bronić naszych praw, a także w celach archiwalnych i historycznych musimy przechowywać informacje przez znaczące okresy.

Przechowywanie danych osobowych w Narzędziu podlega następującym zasadom i/lub procedurom:

• Jeśli jesteś kandydatem, aplikantem lub korzystasz z Narzędzia w innym charakterze, Twoje dane będą przechowywane zgodnie z odpowiednimi lokalnymi zasadami EY dotyczącymi retencji danych. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane (w takim przypadku Twoje dane nie będą już danymi osobowymi i identyfikacja nie będzie możliwa na podstawie takich anonimowych danych). Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące naszych zasad w zakresie przechowywania danych, skontaktuj się z nami pod adresem: global.data.protection@ey.com;
• Jeśli jesteś użytkownikiem Narzędzia EY, Twoje dane będą przechowywane zgodnie z zasadami Polityki logowania IT EY, Polityki globalnego przechowywania dokumentacji EY oraz odpowiedniego harmonogramu przechowywania w danym kraju. Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane (w takim przypadku Twoje dane nie będą już danymi osobowymi i ich identyfikacja nie będzie możliwa na podstawie takich anonimowych danych).

Po zakończeniu okresu przechowywania danych Twoje dane osobowe zostaną usunięte.

7.   Bezpieczeństwo

EY chroni poufność i bezpieczeństwo informacji, które uzyskuje w trakcie swojej działalności. Dostęp do takich informacji jest ograniczony, a zasady i procedury mają na celu ochronę informacji przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i niewłaściwym ujawnieniem. Dodatkowe informacje dotyczące naszego podejścia do ochrony danych i bezpieczeństwa informacji są dostępne w naszej broszurze Protecting your data.

8.   Kontrolowanie danych osobowych

EY nie przekaże Twoich danych osobowych osobom trzecim (innym niż wymienione w punkcie 5 powyżej), chyba że uzyskamy na to Twoją zgodę albo wymagają tego od nas przepisy prawa.

9. Twoje prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych

W zależności od obowiązującej jurysdykcji w odniesieniu do danych osobowych mogą Ci przysługiwać określone prawa, w tym:

• Zażądania szczegółów dotyczących danych osobowych, które EY przetwarza na Twój temat, oraz uzyskania dostępu do danych osobowych, które EY przetwarza na Twój temat;
• Poprawienia Twoich danych osobowych, np. jeśli są one niekompletne lub nieprawidłowe;
• Ograniczenia lub sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych lub zażądania usunięcia Twoich danych osobowych;
• Otrzymania kopii danych osobowych dostarczonych przez Ciebie EY w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, który można ponownie wykorzystać do własnych celów (tzw. „możliwość przenoszenia danych”);
• W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych – prawo do wycofania tej zgody;
• Prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych (patrz punkt 10 „Skargi”).

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu, w jaki EY przetwarza Twoje dane osobowe, lub Twoich praw związanych z Twoimi danymi osobowymi, wyślij e-mail na adres: global.data.protection@ey.com.

10.  Skargi

Jeżeli podejrzewasz naruszenie prawa o ochronie danych lub jakiegokolwiek innego rozporządzenia, skontaktuj się z globalnym dyrektorem ds. ochrony poufności informacji w EY (Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom), wyślij wiadomość e-mail na adres: global.data.protection@ey.com lub skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY. Lider ds. ochrony poufności informacji w EY zbada skargę i przedstawi dalszą drogę postępowania.

Jeżeli sposób rozpatrzenia skargi przez EY Cię nie zadowoli, możesz zgłosić problem do krajowych organów zajmujących się ochroną danych. Ponadto masz prawo wystąpić na drogę sądową.

Niektóre firmy członkowskie EY z krajów spoza Unii Europejskiej (UE) i Wielkiej Brytanii wyznaczyły odpowiednio przedstawiciela w UE i Wielkiej Brytanii, który będzie działał w ich imieniu, jeśli i gdy podejmą działania związane z przetwarzaniem danych, do których ma zastosowanie ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO) lub brytyjskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UK RODO). Dalsze informacje i dane kontaktowe tych przedstawicieli są dostępne poniżej:

Przedstawiciel ds. ochrony danych w UE | EY

Przedstawiciel ds. ochrony danych w Wielkiej Brytanii (ey.com)

11.  Kontakt z nami

W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań lub wątpliwości możesz się skontaktować ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wysłać wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com.