Weryfikacja kontrahenta w dobie sankcji - odpowiedzi na pytania z webcastu z cyklu: Wyzwania w zakresie zarządzania zgodnością

Jakie podmioty i w jakich przypadkach powinny stosować wymagania ustawy sankcyjnej? W przypadku ustawy AML tylko instytucje obowiązane?

Sankcje gospodarcze dotyczą wszystkich – zarówno podmioty prawne jak i osoby fizyczne.

Czy rekomendują Państwo wysyłanie formularzy / oświadczeń w celu zweryfikowania struktury właścicielskiej swoich kontrahentów?

Wysyłanie formularzy z oświadczeniem dot. struktury właścicielskiej jest jednym z narzędzi, które może posłużyć do ustalenia struktury właścicielskiej i beneficjentów rzeczywistych. Dobrą praktyką jest zweryfikowanie przedstawionych przez kontrahenta informacji w niezależnych źródłach, lub poproszenie o przekazanie kopii kluczowych dokumentów, potwierdzających dane z oświadczenia.

Jakie działania należy podjąć w stosunku do podmiotu wpisanego na polska listę sankcyjną, z którą zawarta została umowa o leasing pojazdu? Czy należy wypowiedzieć umowę i odebrać pojazd, czy po odebraniu pojazdu firma leasingowa może go sprzedać, jak rozwiązać kwestię płatności od takiego klienta?

Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM RADY (UE) NR 269/2014

„zasoby gospodarcze” oznaczają wszelkiego rodzaju rzeczowe aktywa trwałe i wartości niematerialne i prawne, ruchome i nieruchome, które nie są środkami finansowymi, ale mogą być użyte do uzyskania środków finansowych, towarów lub usług;

z kolei "USTAWA z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego" (tzw. polska ustawa sankcyjna) wskazuje, że

"[...]

Art. 6. 1. Osoba lub podmiot, które w stosunku do osoby lub podmiotu

wpisanych na listę:

1) nie dopełniają obowiązku zamrożenia środków finansowych, funduszy lub zasobów gospodarczych lub zakazu udostępniania środków finansowych, funduszy lub zasobów gospodarczych, określonego w art. 2 ust. 1 lub 2 rozporządzenia 765/2006 lub art. 2 rozporządzenia 269/2014,

[...]

– podlegają karze pieniężnej."

Jeśli przedsiębiorca uzna że w świetle obowiązujących przepisów leasing jest udostępnieniem zasobów gospodarczych, to może to rodzić wszystkie związane z tym wymogi oraz konsekwencje, w przypadku niepodjęcia działań przez leasingodawcę.

Ile kroków podczas weryfikacji powinniśmy robić? Jak głęboko drążyć strukturę właścicielską by dochować należytą staranność? Domagać się ujawnienia CAŁEJ struktury właścicielskiej/ kapitałowej kontrahenta?

Celem weryfikacji kontrahentów powinno być zebranie informacji, umożliwiających przeprowadzenie skutecznego sprawdzenia sankcyjnego. Należy przy tym uwzględnić wszystkie koncepcje, regulujące proces sankcyjny (reguła 50%, reguła agregacji, koncepcja kontroli, eksterytorialność itp.), ponieważ wpływają one na głębokość analizy. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca zebrał informacje o 97% struktury właścicielskiej i beneficjentach rzeczywistych i brakujące 3% nie wpłynie na wiążące rozstrzygnięcie np. z perspektywy reguły 50%, to taka głębokość i zakres weryfikacji może być wystarczający.

Banki od dłuższego czasu weryfikują swoich klientów pod kątem KYC/AML/UBO/sankcji i mają do tego dedykowane całe zespoły. Jak z tym tematem radzą sobie/mają poradzić mniejsze firmy? Czy są do tego jakieś dedykowane narzędzia?

Przestrzeganie sankcji jest wymogiem regulacyjnym. Zakres czynności, a w konsekwencji niezbędne zasoby ludzkie, techniczne, finansowe i inne są pochodną profilu ryzyka firmy i kontrahentów. Nie istnieją uniwersalne rozwiązania – w zależności od potrzeb, częstości sprawdzeni i zidentyfikowanych ryzyk, może być to proces w pełni wewnętrzny, może być realizowany w modelu hybrydowym gdzie bardziej złożone przypadki są analizowane przez zewnętrzne podmioty lub w całości przekazany w outsourcing.

Czy zbieranie oświadczeń od kontrahentów o tym, że np. sprzedawany tym kontrahentom towar nie będzie wykorzystany w sposób naruszający sankcje? Czy może to uzupełniać/zastępować weryfikację kontrahentów?

Weryfikacja kontrahenta i oświadczenia dot. wykorzystania lub dalszej sprzedaży towarów przez kontrahenta to są uzupełniające się, w pełni komplementarne zagadnienia (nie zastępują się). Weryfikacja kontrahenta służy ograniczeniu ryzyka nawiązania lub kontynuacji relacji z podmiotem objętym sankcjami, oświadczenia dot. dalszego wykorzystania lub sprzedaży towarów ograniczają do pewnego stopnia (ale nie eliminują) ryzyka, że kontrahent nie objęty sankcjami będzie handlował z podmiotem objętym sankcjami lub sprzedawany dalej towar jest objęty embargiem.

Jak sprawdzić te kilka % udziałów właścicielskich, których nie można ustalić, do kogo należą?

Konieczność zebrania informacji o niewielkim procencie udziałów zależy od ustaleń dotyczących pozostałych udziałów. Jeśli zebrane wcześniej informacje pozwalają potwierdzić lub wykluczyć ryzyko sankcyjne, to dodatkowe informacje nie wniosą wiele do oceny ryzyka i umożliwienia podjęcia decyzji. Jednakże w przypadku, gdy ustalono że (przykładowo) 48% udziałów należy do beneficjentów rzeczywistych objętych prawnie wiążącymi sankcjami, pozostałe 49% udziałów należy do innych beneficjentów rzeczywistych a 3% jest nieznane, to takie ustalenia nie pozwalają na wiążącą ocenę ryzyka sankcyjnego. W takiej sytuacji można spróbować wnioskować o brakujące dane do kontrahenta i w zależności od uzyskanej odpowiedzi oszacować ryzyko relacji z takim kontrahentem.

Czy jeśli zdecydowałbym się na skorzystanie z Państwa usług w zakresie weryfikacji klienta to nie będę musiał dodatkowo brać oświadczenia od klienta o tym, że nie podlega sankcjom? Czy też należałoby przyjąć strategię dwutorową - weryfikacja z wykorzystaniem Państwa narzędzi i jednoczesne odbieranie oświadczeń od klientów.

Zebranie oświadczenia od kontrahenta i niezależnie od tego przeprowadzenie weryfikacji pozwala na porównanie otrzymanych informacji z dwóch źródeł i ich ocenę. Bazowanie wyłącznie na oświadczeniach rodzi ryzyko polegania na jednostronnych informacjach, przekazanych przez zainteresowaną stronę. Również bazowanie wyłącznie na weryfikacji kontrahenta w oparciu o dostępne źródła może nie ujawnić wszystkich informacji. Wykorzystanie tych dwóch narzędzi – oświadczeń i weryfikacji kontrahenta daje pełniejszy obraz i pozwala lepiej zarządzić ryzykiem sankcyjnym.