Świadczenia związane z well-beingiem pracowników a PIT i ZUS

Strategia „Well-being” powinna odpowiadać na potrzeby pracowników

Wiele przedsiębiorstw oferuje podobne benefity,, które stały się wręcz standardem rynkowym w postaci opieki medycznej, karty MultiSport czy owocowych dni w biurach. Warto jednak opracować strategię świadczeń, która jest skorelowana z potrzebami pracowników. Jak dowodzą badania przeprowadzone przez ICAN Research, oczekiwania i potrzeby pracowników ulegają zmianom zależnym od sytuacji i rzeczywistości, z którą przyszło nam się mierzyć. 

Jak opracować strategię „Well-being”?

Proponujemy podział strategii well-being na dwa obszary.

1. Prewencja

Działania prewencyjne powinny skupiać się na nauce sposobów radzenia sobie ze stresem oraz profilaktyce powstawania chorób. Poniżej zamieszczamy przykłady prewencji z naciskiem na efekt, jaki powinny wywołać.

• Szkolenia kadr HR oraz osób zajmujących stanowiska zarządzające – powinny przygotować wytypowane osoby na wstępne rozpoznanie niepokojących sygnałów ze strony pracownika. Warto, aby szkolenie zapewniło wytypowanym pracownikom kompleksową wiedzę, na temat zarządzenia procesem, dostępnych form pomocy oraz inicjacji kontaktu.
• Warsztaty dotyczące zdrowia psychicznego – powinny edukować pracowników nad formami samopomocy. Specjaliści zapraszani na spotkania mogą edukować pracowników na temat skutecznych metod redukcji stresu, jak polepszyć jakość czasu przeznaczanego na relaks, jak radzić sobie z nieprzyjemnymi sytuacjami itp.
• Psychoedukacja – powinna edukować pracowników na temat szeroko pojętego zdrowia psychicznego. Jakie są przyczyny chorób psychicznych, co można wyeliminować na wczesnym etapie rozwoju choroby, jak sygnalizować swoje potrzeby, itp.
• Ogólnodostępne materiały – powinny wskazywać pracownikowi procedurę działań, które może podjąć jeżeli podejrzewa u siebie niepokojące symptomy. Materiały powinny edukować pracownika w szczególności o wpływie czynników zewnętrznych takich jak aktywność fizyczna, dieta, jakość spędzanego czasu wolnego i snu oraz porady w tych tematach.
• Dostosowanie przestrzeni biurowej – warto, aby przedsiębiorca rozważył wprowadzenie specjalnych pomieszczeń, które zostaną przeznaczone na wypoczynek. Coraz częściej możemy spotkać się z pomieszczeniami przeznaczonymi do wyciszenia, strefami relaksu, stanowiskami do masażu itp.
• Budowa sieci kontaktów oraz cyklicznych wydarzeń – powinny sprzyjać normalizacji problemów psychicznych oraz prewencyjnemu rozwiązywaniu problemów przed zaognieniem problemu. Osoby zarządzające powinny cyklicznie monitorować nastroje kierowanych zespołów i tworzyć sposoby na zgłoszenia pracowników

2. Terapia

Działania aktywne powinny skupiać się na odpowiednim zarządzeniu istniejącymi problemami. Czynności powinny być kierowane przez specjalistów wraz z udziałem osób dotkniętych problemami bezpośrednio jak i pośrednio.

• Programy grupowe – ukierunkowane na wymianę doświadczeń i wzajemne wsparcie przy asyście specjalisty.
• Programy indywidualne – rozwiązywanie konkretnych i własnych potrzeb pracownika.
• Programy wsparcia kryzysowego – zapewnienie pomocy psychologicznej w przypadkach niecierpiących zwłoki. Program można realizować poprzez coraz popularniejsze zewnętrzne poradnie psychologiczne prowadzone w formie całodobowego dostępu.
• Rodzinne konsultacje medyczne – wsparcie pracownika również w kontekście życia rodzinnego.

Połączenie obu filarów strategii zdrowia psychicznego jest często prowadzone przez zewnętrznego dostawcę usług w tym zakresie i przynosi korzystne rezultaty także w zakresie budowania pozytywnego doświadczenia pracownika, jego dobrostanu, lojalności wobec pracodawcy i satysfakcji z pracy. Pracodawca może więc realnie podnosić zaufanie, lojalność, satysfakcję oraz produktywność pracownika, a przy tym ograniczać absenteizm.

Świadczenia „Well-being” a przychód w PIT

Co do zasady za przychód pracownika może być uznane świadczenie, które:

• zostaje spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
• zostaje spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci zwiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• zapewnia wymierną i przypisaną indywidualnie korzyść (która nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich pracowników).

Powyższa wykładania została dokonana przez Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu do wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) i jest punktem wyjścia w ocenie naszej sytuacji.

Należy przede wszystkim podkreślić, że przesłanki nie mogą być interpretowane w oderwaniu od rzeczywistości. Zatem, by określić czy świadczenie stanowi przychód pracownika, należy oceniać przesłanki w odniesieniu do pracy. Oznacza to, że pojęcia „korzyści” należy rozpatrywać jedynie w relacji do życiowych potrzeb pracowników.

Rozpocznijmy więc od zadawania właściwych pytań jako pracodawca:

1. Dobrowolność – Czy przy udostępnianiu świadczenia pytam pracownika o jego zgodę lub chęć uczestnictwa?
2. Interes – Czy udostępnione świadczenie służy mi, jako pracodawcy czy też służy pracownikowi?
3. Indywidualność oraz korzyść – Czy świadczenie, które udostępniam, może zostać przypisane konkretnemu pracownikowi? Czy na podstawie znanych mi informacji mógłbym przypisać koszt świadczenia do danego pracownika? Czy wydatek, który ponoszę na świadczenie, powoduje, że pracownik otrzymuje jakąś wartość lub oszczędza dany wydatek?
4. Czy korzyść, którą osiąga pracownik, odnosi się do jego życiowych potrzeb?
5. Czy pracownik otrzymując korzyść oszczędza sobie wydatku na potrzeby życiowe?

Dopiero wówczas, gdy zweryfikujemy te obszary, będzie możliwe określenie konsekwencji programu well-being na tle podatków oraz ubezpieczeń społecznych. W tym kontekście warto zapoznać się z dokonaną przez organy podatkowe interpretacją tego typu świadczeń. 

Jak wynika z powyższych interpretacji, temat podatkowego traktowania świadczeń z zakresu well-beingu nie jest jednoznaczny. Każde świadczenie należy zatem dokładnie przeanalizować, biorąc pod uwagę kryteria z przytoczonego wyroku TK z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13). W razie wątpliwości można wystąpić do Dyrektora KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

Świadczenia „Well-being” a składki ZUS

Ogólna zasada stanowi, że oskładkowaniu podlega przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym. Sytuacja jest klarowna, jeżeli dane świadczenie nie stanowi przychodu, ale co w sytuacji, gdy benefit w zakresie ustawy o podatku dochodowym będzie uznany za przychód?

Organy interpretujące m.in. w pismach DI/200000/43/285/2024 oraz WPI/200000/43/520/2021 wskazują, że należy sięgnąć do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wobec powyższego można wyodrębnić dwie przesłanki służące ocenie, czy dane świadczenie może zostać oskładkowane:

1) Czy świadczenie wynika z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu?

2) Czy świadczenie przybiera postać niepieniężną?

Jeżeli oba warunki są spełnione, to korzyści materialne polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS zgodnie z przytoczonym rozporządzeniem.

Niezwykle ważne jest, aby rozpatrywany benefit przybierał formę niepieniężną. Odwołując się do przywołanego pisma, takim świadczeniem była karta MultiSport współfinansowana przez pracownika. Rzeczywistym świadczeniem, które przybiera formę niepieniężną, jest fakt udostępnienia pracownikowi możliwości wykupu usługi w cenie niższej niż cena detaliczna. Takie świadczenie, zgodnie z przytoczonymi pismami (np. wartość karty MultiSport w części finansowanej przez pracodawcę), nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.