Kalendarium migracyjne

1 grudnia

Od 1 grudnia 2025 r. weszły w życie nowe rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, które kompleksowo zmieniają zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Pakiet regulacji obejmuje pięć kluczowych obszarów: listę państw objętych procedurą oświadczeniową, katalog wyjątków od obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę, wysokość opłat, wymagania dokumentacyjne – w tym nowy formularz wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy – oraz katalog działalności objętych zezwoleniem sezonowym. Wszystkie te zmiany mają istotne znaczenie dla pracodawców i cudzoziemców.

Pierwsza zmiana dotyczy listy państw objętych procedurą oświadczeniową. Od grudnia uproszczona procedura powierzenia pracy cudzoziemcowi jest dostępna wyłącznie dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Gruzja została z tej listy usunięta, co oznacza, że jej obywatele muszą korzystać z pełnej procedury uzyskania zezwolenia na pracę lub pobyt i pracę. Przewidziano przepisy przejściowe – oświadczenia dla Gruzinów wpisane do ewidencji przed 1 grudnia pozostają ważne do końca okresu obowiązywania.

Drugą istotną zmianą jest rozszerzenie katalogu sytuacji, w których cudzoziemcy mogą pracować bez zezwolenia. Dotyczy to m.in. uczestników programów UE lub międzynarodowych, nauczycieli języków obcych w akredytowanych placówkach oraz osób wykonujących zawody medyczne z odpowiednimi uprawnieniami. Szczególną uwagę należy zwrócić na studentów studiów stacjonarnych – pełne prawo do pracy bez zezwolenia mają tylko osoby studiujące na uczelniach zatwierdzonych przez MSWiA. Studenci uczelni niezatwierdzonych mogą korzystać z tego uprawnienia jedynie do 30 czerwca 2026 r., co w praktyce oznacza konieczność weryfikacji statusu uczelni w rejestrze MSWiA.

Znaczący wpływ na budżety firm będzie miała zmiana wysokości opłat za legalizację pracy. W większości przypadków wzrost wynosi aż 400%. Opłata za oświadczenie o powierzeniu pracy wzrosła z 100 zł do 400 zł, zezwolenie na pracę powyżej 3 miesięcy kosztuje 400 zł, a delegowanie cudzoziemca – 800 zł. To wymaga od pracodawców uwzględnienia nowych kosztów w planowaniu zatrudnienia i budżetach HR.

Rozporządzenia wprowadzają również nowe obowiązki formalne, w tym stosowanie nowego formularza wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy wydanego przez MSWiA. Pojawiły się także nowe wzory oświadczeń dotyczące karalności i posiadania środków finansowych.

Ostatnia zmiana dotyczy działalności objętych zezwoleniem sezonowym – rozporządzenie precyzuje katalog branż, w których możliwe jest zatrudnienie cudzoziemców na podstawie zezwolenia sezonowego, m.in. w rolnictwie, ogrodnictwie i turystyce.

Podsumowując, zmiany wymagają od pracodawców dostosowania procesów HR, weryfikacji statusu uczelni, przygotowania nowych dokumentów oraz uwzględnienia znacznie wyższych kosztów legalizacji pracy. Okres przejściowy dotyczy jedynie spraw wszczętych przed 1 grudnia – nowe wnioski muszą spełniać zaktualizowane wymagania.

17 października 

Sejm uchwalił projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach, której kluczowym elementem jest wdrożenie Modułu Obsługi Spraw (MOS 2.0) – systemu do elektronicznej obsługi postępowań pobytowych.

Główne założenia projektu:

• Obowiązkowe składanie wniosków online przez system MOS (z wyjątkami dla niektórych kategorii pobytów np. zezwolenie na pobyt ICT, zezwolenie na pobyt w celu połączenia z rodziną gdy wniosek dotyczy cudzoziemca przebywającego poza granicami RP).
• Cyfrowe zaświadczenie zamiast stempla w paszporcie – dostępne w systemie, bez opłaty skarbowej.
• Elektroniczne podpisy – zarówno cudzoziemców, jak i podmiotów zewnętrznych (np. pracodawców, uczelni).
• Wsparcie dla osób wykluczonych cyfrowo – wojewodowie będą zobowiązani do pomocy przy zakładaniu konta i składaniu wniosków.
• Bezpieczeństwo danych – MOS ma umożliwiać kontrolę dostępu, identyfikację użytkowników i wymianę informacji z organami innych państw Schengen.
• Pełnomocnictwo – możliwe, ale cudzoziemiec musi samodzielnie podpisać wniosek.

W praktyce: Po złożeniu wniosku przez MOS, cudzoziemiec będzie wzywany do osobistego stawiennictwa w urzędzie wojewódzkim w celu potwierdzenia tożsamości, pobrania odcisków palców i wzoru podpisu.

Projekt zakłada uproszczenie procedur, ograniczenie błędów formalnych i szybszy dostęp do informacji o sprawie. Jednocześnie pojawiają się pytania o gotowość urzędów, ryzyko nadużyć związanych z dostępem do profilu zaufanego oraz realne wsparcie dla cudzoziemców w trudnych sytuacjach.

12 października

Ruszył nowy system wjazdu/wyjazdu EES jako cyfrowy system rejestracji przekroczeń granic zewnętrznych strefy Schengen przez obywateli państw trzecich (czyli podróżnego, który nie posiada obywatelstwa żadnego z państw Unii Europejskiej ani obywatelstwa Islandii, Liechtensteinu, Norwegii lub Szwajcarii).

Kogo dotyczy system EES?

• Obywateli państw spoza UE podróżujących na krótkoterminowy pobyt (do 90 dni w ciągu 180 dni);
• Osób zwolnionych z obowiązku wizowego, jak również osób posiadających wizę krótkoterminową;
• Nie dotyczy obywateli UE, posiadaczy kart pobytu, osób z wizą długoterminową oraz mieszkańców Irlandii i Cypru (kraje te nie należą do strefy Schengen).

System będzie wdrażany stopniowo – pełną funkcjonalność osiągnie po 6 miesiącach, gdy zostanie uruchomiony w 29 krajach strefy Schengen uczestniczących w projekcie. Pełne uruchomienie planowane jest na 10 kwietnia 2026 r.

Wjazdy i wyjazdy lub odmowy wjazdu rejestruje się w EES elektronicznie.

Celem systemu jest:

• zwiększenie bezpieczeństwa granic - poprzez dostęp do ważnych informacji o podróżnych, co pomoże w wykrywaniu zagrożeń dla bezpieczeństwa i w walce z poważną przestępczością i terroryzmem;
• wykrywanie osób przekraczających dozwolony czas pobytu – system pomoże śledzić, kto przybywa do strefy Schengen i kto z niej wyjeżdża, dzięki odciskom palców i wizerunkowi twarzy, aby powstrzymać podróżnych przed przekraczaniem dozwolonego okresu pobytu;
• zapobieganie fałszowaniu tożsamości i dokumentów - przy pierwszym wjeździe do UE podróżny musi zeskanować paszport, podać odciski palców oraz wykonać zdjęcie twarzy;
• usprawnienie odpraw dzięki automatyzacji - EES stopniowo zastąpi stemple paszportowe wpisami w cyfrowym systemie rejestrującym wjazd i wyjazd podróżnych, co przyspieszy odprawy graniczne i poprawi skuteczność przejść granicznych.

26 września: Prezydent podpisał ustawę z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.

Najważniejsze zmiany obejmują:

• przedłużenie ważności dokumentów pobytowych (wiz, zezwoleń oraz kart pobytu), które wygasły po 24 lutego 2022 r., do 4 marca 2026 r.,
• przedłużenie legalności pobytu osób objętych ochroną czasową na zasadach określonych w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy,
• obowiązek osobistego stawiennictwa przy nadawaniu numeru PESEL i zameldowaniu,
• integrację rejestrów i bieżącą kontrolę danych cudzoziemców przez ZUS,
• wyłączenie możliwości uzyskania ochrony tymczasowej w Polsce przez osoby, które już korzystają z niej w innym państwie członkowskim UE,
• uzależnienie dostępu do świadczeń socjalnych od zweryfikowanej aktywności zawodowej,
• ograniczenie prawa do opieki zdrowotnej do osób odprowadzających składki na ubezpieczenie,
• utrzymanie w mocy przepisów dotyczących zawieszenia terminów prowadzenia postępowań w sprawach o udzielenie zezwoleń pobytowych.

Prezydent, za pośrednictwem Szefa Kancelarii, zapowiedział, że nie podpisze już żadnej kolejnej ustawy przewidującej podobne ułatwienia dla obywateli Ukrainy. Rozwiązania szczególne wynikające ze specustawy będą obowiązywać jedynie do 4 marca 2026 r., po tej dacie ochrona czasowa będzie realizowana wyłącznie na podstawie ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP oraz prawa Unii Europejskiej, jednak już bez dodatkowych ułatwień przewidzianych w specustawie. Czekamy na publikację ustawy (stan na 29.09 godz. 11.00). 

19 września: Nowe przepisy przedłużające ochronę czasową dla obywateli Ukrainy uchwalone przez parlament

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa została uchwalona przez Sejm 12 września 2025 r., na posiedzeniu w dniu 17 września Senat nie zgłosił uwag i aktualnie akt ten powinien zostać skierowany do podpisu Prezydenta RP. 

W kontekście imigracyjnym ustawa reguluje głównie zasady legalizacji pobytu, weryfikacji uprawnień oraz dostępu do świadczeń dla obywateli Ukrainy i innych cudzoziemców. 

Poniżej znajdują się podstawowe informacje regulowane przez ustawę w tym przedmiocie:

• Integracja rejestrów i weryfikacja cudzoziemców

Ustawa przewiduje integrację rejestrów państwowych oraz bieżącą weryfikację zamieszkania cudzoziemców i ich dzieci przez ZUS, aby ograniczyć nadużycia. Powiązanie PESEL z ruchem granicznym i dokumentami pobytowymi ma wyeliminować rozbieżności w danych (np. różne transliteracje imion, wiele paszportów, różne obywatelstwa).

• Obowiązek osobistego stawiennictwa – PESEL

Przy nadawaniu numeru PESEL cudzoziemcom (z wyjątkiem dzieci urodzonych w Polsce) wprowadzono obowiązek osobistego stawiennictwa cudzoziemca. Obowiązek ten nie dotyczy obywateli UE, EOG, Szwajcarii, beneficjentów BREXIT oraz członków rodzin tych osób.

• Obowiązek osobistego stawiennictwa – zameldowanie

Przy zameldowaniu na pobyt czasowy lub stały osoby nieposiadającej PESEL wprowadzono obowiązek osobistego stawiennictwa cudzoziemca. Wyłączenie dotyczy obywateli UE, EOG, Szwajcarii, beneficjentów BREXIT oraz członków rodzin tych osób.

• Uzależnienie świadczeń od aktywności zawodowej

Prawo do świadczeń socjalnych będzie przysługiwać tylko osobom aktywnym zawodowo lub ubezpieczonym zdrowotnie. Dodatkowo, wymagane będzie uzyskiwanie co najmniej 50% minimalnego wynagrodzenia dla celów uzyskania świadczenia.

• Przedłużenie legalności pobytu

Legalność pobytu obywateli Ukrainy posiadających PESEL UKR przybyłych w związku z wojną zostaje przedłużona do 4 marca 2026 r. Przedłużenie obejmuje także ważność wiz, zezwoleń na pobyt i innych dokumentów.

• Zmiany w zasadach przyznawania świadczeń i ochrony tymczasowej

Wykluczono możliwość uzyskania ochrony tymczasowej w Polsce przez osoby, które już ją otrzymały w innym państwie UE. Przedłużono zawieszenie terminów administracyjnych i ograniczono możliwość wielokrotnego korzystania z niektórych mechanizmów ochronnych.

2 września: Rząd publikuje projekt ustawy przedłużającej ochronę czasową dla obywateli Ukrainy

Rząd ogłasza projekt ustawy, który przewiduje przedłużenie ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce do 4 marca 2026 r. Projekt zakłada również, że numer PESEL UKR nadal będzie potwierdzał status ochrony czasowej. Ustawa musi zostać jeszcze przyjęta przez Parlament i podpisana przez Prezydenta, aby mogła wejść w życie. To kluczowy krok dla zachowania ciągłości praw pobytowych i dostępu do rynku pracy dla obywateli Ukrainy w Polsce.

25 sierpnia: Weto Prezydenta wobec nowelizacji specustawy ukraińskiej – zmiana zasad ochrony czasowej i zatrudniania obywateli Ukrainy

Prezydent RP zgłasza weto wobec nowelizacji specustawy ukraińskiej, która miała przedłużyć jej obowiązywanie do 4 marca 2026 r. i wprowadzić dodatkowe regulacje. Weto wywołuje niepewność wśród pracodawców i obywateli Ukrainy, pojawiają się obawy o utratę prawa do pobytu i pracy po 30 września 2025 r. W rzeczywistości ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy obowiązuje w całej Unii Europejskiej do 4 marca 2027 r. – gwarantuje ją dyrektywa 2001/55/WE oraz ustawa o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP.

Brak nowelizacji oznacza powrót do standardowych zasad ochrony czasowej. Obywatele Ukrainy zachowują legalny pobyt i prawo do pracy, ale zmienia się sposób dokumentowania statusu – konieczne będzie uzyskanie specjalnego zaświadczenia z Urzędu do Spraw Cudzoziemców, które zastąpi dotychczasowy PESEL UKR i aplikację diia.pl. Do czasu wydania dokumentu podróże służbowe mogą być utrudnione, choć prawo do pracy wynika z mocy prawa.

Wygaśnięcie specustawy oznacza również koniec automatycznych przedłużeń wiz, zezwoleń i ruchu bezwizowego dla osób, które nie korzystają z ochrony czasowej – będą musiały złożyć wnioski o pobyt czasowy przed 30 września. Dodatkowo, osoby korzystające z ochrony czasowej nie będą mogły ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie o cudzoziemcach.

Dla pracodawców kluczowe staje się dostosowanie procedur HR do nowych realiów, analiza statusów pracowników, planowanie mobilności oraz jasna komunikacja z zespołem. Okres przejściowy może wiązać się z opóźnieniami w wydawaniu dokumentów i wzrostem liczby wniosków, co wymaga proaktywnego podejścia i monitorowania zmian legislacyjnych. Transparentność i wsparcie pracowników mogą stać się elementem przewagi konkurencyjnej na rynku pracy.

1 sierpnia: Uruchomienie funkcjonalności przesyłania skanów umów o pracę dla zezwoleń na pracę

System praca.gov.pl zostaje rozszerzony o możliwość przesyłania skanów umów o pracę zawartych z cudzoziemcami, dla których uzyskano zezwolenia na pracę. Nowa funkcjonalność pozwala na sprawniejsze przekazywanie wymaganych dokumentów do urzędów, zwiększa transparentność procesu zatrudniania oraz ułatwia spełnienie nowych obowiązków nałożonych na pracodawców. Pracodawcy powinni wdrożyć odpowiednie procedury i zadbać o zgodność z aktualnymi przepisami.

1 lipca: Uruchomienie funkcjonalności przesyłania skanów umów o pracę dla oświadczeń o zamiarze zatrudnienia cudzoziemca

Ministerstwo uruchamia nową funkcjonalność systemu praca.gov.pl, umożliwiającą przesyłanie skanów umów zawartych z cudzoziemcami, dla których wpisano oświadczenie o zamiarze zatrudnienia. Rozwiązanie to usprawnia procesy administracyjne, pozwala na szybsze przekazywanie dokumentów do urzędów oraz zwiększa bezpieczeństwo i transparentność zatrudnienia cudzoziemców. Pracodawcy powinni zweryfikować dostęp do systemu oraz wdrożyć procedury przesyłania skanów umów zgodnie z nowymi wymogami.

1 czerwca: Nowelizacja przepisów dotyczących legalności pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

Wchodzi w życie pakiet ustaw gruntownie zmieniających zasady legalności pobytu i pracy cudzoziemców. Od tego dnia wszystkie wnioski i dokumenty dotyczące zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy muszą być składane wyłącznie elektronicznie, z użyciem kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego lub e-dowodu. Pracodawcy mają obowiązek przekazywania kopii umowy z cudzoziemcem do urzędu przed rozpoczęciem pracy, a w przypadku umów zawartych wyłącznie w języku obcym – także tłumaczenia przysięgłego na język polski, które należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz dwa lata po jego zakończeniu.

Wprowadzono obowiązek zawierania umów z cudzoziemcami w formie pisemnej (z wyjątkiem członków zarządu i prokurentów), a podpis elektroniczny musi być kwalifikowany. Zaostrzeniu uległy obowiązki informacyjne wobec wojewodów – pracodawca musi zgłosić niepodjęcie pracy przez cudzoziemca lub zakończenie pracy na dwa miesiące przed upływem ważności zezwolenia. Zmiany obejmują również nowe przesłanki odmowy udzielenia zezwoleń na pracę i pobyt czasowy, skrócenie okresu zezwoleń w określonych przypadkach, zakaz pracy na podstawie wybranych tytułów pobytowych (np. wizy turystyczne, wizy wydane przez inne kraje Schengen), a także rozszerzenie katalogu zwolnień z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę dla absolwentów studiów niestacjonarnych w Polsce.

Zniesiono test rynku pracy, wprowadzono możliwość przyjęcia listy zawodów deficytowych oraz kryterium porównywalności wynagrodzeń w powiecie. Znacząco podwyższono kary finansowe za naruszenia przepisów (od 3 000 do 50 000 zł za każde uchybienie) i wzmocniono uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej, umożliwiając kontrole bez wcześniejszego zawiadomienia. Wprowadzono także procedurę fast track dla przedsiębiorców o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej oraz uproszczono zasady uzyskiwania Blue Card.

Pracodawcy powinni niezwłocznie dostosować swoje procedury do nowych wymogów, zapewnić odpowiednie podpisy elektroniczne, wdrożyć systemy monitorowania i raportowania statusu zatrudnienia cudzoziemców oraz przygotować się na częstsze i bardziej rygorystyczne kontrole.