Jak efektywnie zarządzać czasem pracy?

Trudność w zarządzaniu czasem pracy to także kwestia wszechobecnych tzw. pożeraczy czasu, które tylko czyhają na to, by rozbić plan dnia. Przeglądanie Internetu, sprawdzanie profili w social mediach, rozmowy ze współpracownikami to prosta droga do chaosu. Problemem może być również niezdolność do ustalania priorytetów. Nadmiar obowiązków, przytłoczenie zadaniami oraz goniące terminy w dużym stopniu rozpraszają w realizowaniu celów i projektów.

Jak unikać dystraktorów i zwiększyć produktywność?

Umysł często zwodzi, tj. chętnie unika bodźców i zadań, które są dla niego trudne i wymagające. Naturalne jest więc, że szuka ucieczki w postaci rozpraszaczy. Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest ograniczenie ich dostępności, m.in. poprzez odłożenie telefonu, wyłączenie skrzynki e-mailowej, wyciszenie telewizji czy radia. Porządek na biurku i unikanie bodźców to najprostsza metoda na zwiększenie swojej produktywności. Wraz z nią sięgnąć można po konkretne techniki i metody, które mają za zadanie zmaksymalizować efektywność, usprawniając realizację zadań w krótkim czasie.

Metody organizacji czasu pracy to np.:

• technika Pomodoro – system pracy wykorzystujący 25-minutowe sekcje maksymalnego skupienia i kilkuminutowe przerwy, wyznaczane za pomocą budzika;
• macierz Eisenhowera – narzędzie, dzięki któremu klasyfikuje się zadania według stopnia pilności i ważności (grupuje się je na: pilne i ważne; pilne i nieważne; niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne);
• metoda GTD (Getting Things Done) – zarządzanie czasem w pracy zachęcające do kolekcjonowania rozpoczętych zadań tak, aby doprowadzać je do finalizowania;
• zasada Pareta, która zakłada, że 20% wysiłków prowadzi do 80% rezultatów, co oznacza, iż nie trzeba skupiać się na wszystkich zadaniach, aby osiągnąć cel, ale wystarczy wybrać najważniejsze z nich – te, które przyniosą najwięcej korzyści.

Jak zarządzać czasem pracy w pracy zdalnej?

Podstawą jest zachowanie work-life balance’u, który jasno wyznaczy czas na sprawy prywatne i zawodowe. Wskazanie konkretnych godzin oraz stanowiska pracy pozwala zachować porządek, imitując tym samym pracę biurową. Efektywne zarządzanie czasem pracy wymaga harmonogramu, tj. planu uwzględniającego najważniejsze zadania do wykonania. Wyznaczenie małych celów ułatwi ocenę efektywności, która powinna odbywać się poprzez np. monitorowanie czasu, w jakim dane zadanie zostało wykonane.

Multitasking jest wrogiem pracy zdalnej

Okazuje się, że najwyższy poziom koncentracji osiągnąć można po ok. 10 minutach od rozpoczęcia danego zadania. Następnie utrzymanie jej na optymalnym poziomie nie trwa dłużej niż 50–60 minut. Dlatego też już po godzinie warto zrobić przerwę. Przeznaczenie kilkunastu minut na wykonanie wielu zadań nie doprowadzi do ich zakończenia. Po godzinie pracownik boryka się z kilkoma otwartymi procesami, których domknięcie możliwe będzie wyłącznie po przerwie. Metoda małych kroków jest zdecydowanie bardziej efektywna – zwłaszcza gdy zostanie wyznaczony konkretny czas na przerwę. W ciągu godziny koncentracja zostanie spożytkowana na rozpoczęcie, ale i zakończenie konkretnych wątków, do których nie trzeba już będzie powracać.

Wprowadzanie udoskonaleń i zmian powinno odbywać się na bazie konkretnych danych, zbieranych przez narzędzia do mierzenia czasu pracy. Na podstawie raportów z np. Harvesta lub Clockify z łatwością wytypować można wąskie gardła i projekty, które wymagają lepszej organizacji i optymalizacji czasu.

Więcej porad w zakresie zarządzania pracą zdalną udostępniliśmy we wpisie: Kiedy zarządzanie pracą zdalną staje się skuteczne? Zarządzanie zespołem wirtualnym i nowe wyzwania.

Jak skutecznie planować swój dzień?

Zarządzanie czasem pracy wymaga samorozwoju, samokontroli i samodyscypliny. Sam proces nie jest łatwy, dlatego też potrzebuje nieustannej modyfikacji, analizowania wyników i znalezienia własnej, najefektywniejszej drogi. Metoda, która działa u jednego pracownika, nie zawsze sprawdzi się w przypadku drugiego. Dlatego też kluczowe jest ustalenie hierarchii zadań – z podziałem na pilne i nieobowiązkowe. Lista priorytetów zwiększy szansę na terminowość i wskaże, które zadania będą potrzebowały więcej czasu na zrealizowanie.

W przypadku dużych problemów organizacyjnych pomocne są konkretne metody. Te, wraz z narzędziami – kalendarzem, Asaną, wspomnianym już Harvestem lub Evernote – ułatwią prowadzenie analiz, zmniejszając przy tym ryzyko bezproduktywności. Oprócz nowoczesnych metod nadal skuteczne są notatki i karteczki samoprzylepne, które przypominają o niezbędnych etapach czy terminach.

Więcej o zarządzaniu w czasie dowiesz się na specjalnym szkoleniu w ramach EY Academy of Business.