Kiedy zarządzanie pracą zdalną staje się skuteczne? Zarządzanie zespołem wirtualnym i nowe wyzwania

Skrócony proces decyzyjny a zarządzanie zespołem zdalnym

Niewątpliwą korzyścią z upowszechnienia się pracy zdalnej było przyspieszenie procesów, które toczyły się już od pewnego czasu [1]. Koszty wprowadzenia nowej technologii musiały zostać poniesione przez pracodawców, by firmy mogły nadal funkcjonować.

Organizacje nie miały czasu na analizy ryzyka, opracowanie szczegółowego programu wdrożenia czy planowanie. Należało niemal od razu przystąpić do przyspieszonej adaptacji do nowej sytuacji. Oczywiście jak zawsze: jedni byli lepiej przygotowani inni gorzej.

Czas pokaże kto potrafił wykorzystać sytuację na swoją korzyść, wyprzedzając konkurencję. Kto wdrożył skuteczny model pracy zdalnej i kto doskonale opanował zarządzanie pracą zdalną.

Zarządzanie pracą w zespole wirtualnym

Dziś skuteczne zarządzanie pracą w wirtualnym zespole to nie lada wyzwanie. Struktura społeczna ulega rozluźnieniu, zmniejsza się liczba i częstotliwość interakcji, a dodatkowo pojawiają się bariery komunikacyjne. Brakuje spontanicznego przepływu informacji, który jest naturalny podczas wspólnego lunchu czy rozmowy przy porannej kawie. Trudno jest więc wyczuć atmosferę panującą wśród zespołu, nie da się po prostu przejść po pomieszczeniach biura, żeby zorientować się, upraszczając, kto się nudzi, a kto pracuje w pocie czoła. Ciężko jest adekwatnie zareagować na podstawie takich codziennych obserwacji wspartych analizą efektów pracy.

Należy znaleźć inne środki do pozyskiwania danych, których dotychczas dostarczała możliwość przebywania z zespołem. Jeżeli praca przenosi do sfery teleinformatycznej, trzeba do tego środowiska przeniknąć, by móc wdrożyć skuteczne zarządzanie zdalnym zespołem.

Kilka porad, jak efektywnie zarządzać pracą zdalną

By zarządzanie pracą zdalną stało się bardziej efektywne, warto wprowadzić kilka rutynowych działań, a także uwzględnić wykorzystanie dostępnych narzędzi technologicznych:

1) Pogawędki

Niezobowiązujące i spontaniczne (chociaż starannie zaplanowane przez menadżera) rozmowy na tematy luźno związane z pracą, pozwalają umocnić więzi w zespole. Trzeba dać wszystkim członkom możliwość wygadania się i dostarczenia szczerej informacji zwrotnej. Takie pogawędki udają się jedynie w małych 2-4 osobowych grupach. Zbyt duże grono podczas spotkania online to mniejsza możliwość swobodnej rozmowy.

2) Wideokonferencje

Dają możliwość komunikacji niewerbalnej, pozwalają „zobaczyć” problem. Zbyt częste rozmowy bez włączania kamery, używając jedynie mikrofonu, często utrudniają właściwą komunikację i budowanie więzi w zespole.

3) Polityka wirtualnych drzwi otwartych

Dostęp do szefa zespołu powinien być zapewniony na stałe. Dobrze jest zarezerwować czas na indywidualną, spokojną rozmowę, systematycznie poświęcając czas każdemu członkowi zespołu. Trzeba przy tym pamiętać, że z zasady takich spotkań nie można odwoływać, gdyż zaburza to poczucie bezpieczeństwa pracowników.

4) Potęga Internetu

Warto skorzystać, dla rozluźnienia atmosfery, ale i nie tylko, z graficznych form przekazu. Memy, rysunki, animacje – czasami trafiona ilustracja warta jest 1000 słów.

5) Strefy czasowe

Skoordynowanie ze sobą osób będących po dwóch stronach kuli ziemskiej nie jest łatwe. Wspólne spotkania muszą być dostosowane do różnych stref czasowych. Jeżeli nie można dobrać pory, która dla wszystkich byłaby odpowiednia, należy zadbać o sprawiedliwe zmiany. Nie należy dopuścić do sytuacji, w której to zawsze jeden zespół musi się dopasować (np. zrywając się z samego rana, by zdążyć na cotygodniowe spotkanie).

6) Nowe narzędzia technologiczne

Dziś podstawą zarządzania jest posiadanie konkretnych danych. Dobre zarządzanie zespołem pracowników bez informacji, jak pracują i czego im potrzeba jest wręcz niemożliwe. Niezwykle przydatne mogą się tu okazać gotowe do wykorzystania wysoce zaawansowane technologicznie narzędzia, które pozwalają na automatyczne pozyskiwanie danych. Jednym z nich jest EY Intelligent Process Discovery (EY IPD).

Poznaj EY IPD – Intelligent Process Discovery

EY Intelligent Process Discovery to nowoczesne narzędzie, które umożliwia zarządzanie pracą zdalną przy wykorzystaniu możliwości, jakie daje uczenie maszynowe (ang. machine learning).  Każdorazowo wdrożenie jest indywidualnie dostosowane do potrzeb zamawiającego. Moduły zainstalowane na stacjach roboczych przesyłają dane o dziejących się procesach.

Podsumowanie

Bezprecedensowa sytuacja w jakiej znalazła się większość organizacji wymaga niestandardowego podejścia i często fundamentalnej zmiany sposobu myślenia o podejściu do realizacji wielu zadań i procesów. Dziś coraz ważniejsze staje się skuteczne zarządzanie zespołem zdalnym, które czynimy trudniejszym bez użycia nowych technologii.