Globalna mobilność pracowników o wysokich kompetencjach – jak uniknąć ryzyka i odnieść sukces?

Mobilność w badaniu

Jak ogromne znaczenie ma dzisiaj globalna mobilność talentów, pokazują wyniki badania EY 2023 Mobility Reimagined Survey – How can reimagined mobility help organizations see reward and not risk?. Badanie zostało przeprowadzone wśród ponad 1000 specjalistów ds. mobilności, liderów i oddelegowanych w ostatnim czasie pracowników mobilnych.

Oto kilka ciekawych uwag i spostrzeżeń respondentów:

1. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy podkreślają wysoką wartość i potencjał mobilności – 88% pracowników chętnie podjęłoby zatrudnienie za granicą w przyszłości, a 78% pracodawców wskazuje wymierny zwrot z inwestycji w realizację programu mobilności pracowników.
2. 93% pracowników uważa, że praca w międzynarodowym środowisku pozytywnie wpłynęłaby na ich życie.
3. 90% pracodawców jest przekonanych, że realizowana przez nich strategia mobilności ma przełożenie na rozwój i wzrost wartości firmy.
4. 92% pracodawców potwierdza, że cyfryzacja funkcji mobilności przynosi wymierne korzyści, dlatego też większość z nich spodziewa się utrzymania lub zwiększenia inwestycji w technologię wspierającą mobilność w ciągu najbliższych pięciu lat (chociaż dotychczas zrobiło to jedynie 35% pracodawców). 
5. Pracownicy mający już za sobą doświadczenia mobilności ponownie deklarują chęć udziału w programie zagranicznych wyjazdów biznesowych. Szacuje się zatem, że do 2026 r. globalne wydatki na podróże służbowe mogą przekroczyć 1,5 biliona USD.

Badanie wskazuje, że globalna mobilność kreuje życiową zmianę – jest szansą na poszerzenie doświadczeń zawodowych i osobistych pracowników. Natomiast dla firm stanowi skuteczną metodę radzenia sobie z niedoborem talentów i siłę napędową rozwoju biznesowego.

Nowe formy

W wyniku zmian technologicznych, organizacyjnych, jak i w podejściu do pracy pojawiają się nowe formy globalnej mobilności, wykraczające daleko poza tradycyjnie pojmowany fizyczny wyjazd pracownika do danego kraju na z góry określony czas. Nowe formy globalnej mobilności to np.:

• wirtualne oddelegowanie (ang. virtual assignment) – pracownik formalnie jest na oddelegowaniu ze spółki polskiej do spółki zagranicznej, ale w praktyce pracuje na rzecz zagranicznej spółki głównie z Polski, a do kraju oddelegowania i ewentualnie do innych krajów wyjeżdża sporadycznie (np. kilka dni w miesiącu);
• zatrudnienie zagranicznych osób pracujących w dużej mierze za granicą na podstawie umowy o pracę z polską spółką (np. polska firma zatrudnia na umowę o pracę hiszpańskiego przedstawiciela handlowego, który sprzedaje jej produkty w Hiszpanii);
• cyfrowi nomadzi (ang. digital nomads) – osoby, które pracują zdalnie z zagranicy na rzecz polskiej spółki i często przemieszczają się między krajami ze względów prywatnych (niebiznesowych).

Globalna mobilność pracowników o wysokich kompetencjach – kluczowe wyzwania

Firmy często nie mają pewności, jak podejść do takich nowych form zatrudnienia czy współpracy, aby nie popełnić błędu ani nie spowodować negatywnych skutków dla organizacji i pracowników. Czasami w firmach panuje przekonanie, że skoro konkretna osoba pracuje głównie z Polski (czyli nie wyjeżdża fizycznie na oddelegowanie do innego kraju) lub pracuje zdalnie z zagranicy na rzecz polskiej spółki, to takie formy zatrudnienia czy współpracy nie są obarczone ryzykiem dodatkowych konsekwencji dla spółki lub pracowników.

Aby działać zgodnie z przepisami prawa, trzeba sprawdzić potencjalne skutki globalnej mobilności m.in. w zakresie:

• przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) obowiązujących w Polsce i za granicą, ale również odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, dzięki czemu można się upewnić, że nie powstanie obowiązek podatkowy za granicą (potencjalnie nawet w kilku krajach) lub podwójne opodatkowanie;
• przepisów regulujących ubezpieczenia społeczne – zarówno polskich (ZUS), jak i międzynarodowych; należy się przyjrzeć, czy nie ma obowiązku zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne za granicą (jeżeli pracuje się w krajach Unii Europejskiej lub niektórych innych, to potencjalnie można się 1. ubiegać o zaświadczenie A1);
• przepisów regulujących ubezpieczenie zdrowotne – warto zapewnić pracownikowi przynajmniej podstawową opiekę medyczną za granicą, np. poprzez wskazanie, że warto uzyskać europejską kartę ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ) lub dokument S1;
• zakładu podatkowego – w przypadku pracy pracownika za granicą na rzecz polskiej spółki może powstać za granicą zakład podatkowy polskiej spółki w rozumieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania; jeżeli w Polsce pracuje osoba będąca na wirtualnym oddelegowaniu do spółki zagranicznej, to może w naszym kraju powstać zakład podatkowy zagranicznej spółki; warto przeanalizować zakres czynności wykonywanych przez pracownika, żeby móc ocenić, czy taki zakład powstaje, a jeżeli tak, to dla spółki powstaje konieczność rozliczenia CIT w kraju, w którym powstaje jej zakład.
• przepisów prawa pracy – trzeba przeanalizować obowiązujące w danym kraju regulacje dotyczące prawa pracy; są przypadki, w których trzeba znać przepisy prawa pracy obu krajów i zapewnić pracownikowi te przepisy, które są dla niego korzystniejsze w danym aspekcie; w efekcie przy zatrudnieniu jednego pracownika mogą obowiązywać przykładowo niemieckie przepisy w zakresie minimalnego wynagrodzenia i liczby dni urlopu, mimo że umowa o pracę jest zawierana zgodnie z polskim prawem pracy (ponieważ niemieckie przepisy są w tym zakresie korzystniejsze dla pracownika, a pracownik pracuje również na terytorium Niemiec, dlatego mogą obowiązywać tamte przepisy jako korzystniejsze dla pracownika);
• przepisów imigracyjnych – aby legalnie przebywać i pracować w niektórych krajach, należy dopełnić obowiązków imigracyjnych, takich jak różnorodne rejestracje, meldunki, uzyskanie pozwolenia na pracę czy pobyt.

Dostosowanie polityk mobilności pracowników (talentów)

Jeżeli firma podejmuje decyzję o zatrudnieniu pracowników mobilnych i wybierze jedną z nowych form współpracy, to powinna przyjrzeć się, w jakim stopniu dotychczas stosowane systemy i procesy odpowiadają nowej polityce personalnej, a zwłaszcza polityce mobilności. Chodzi tu np. o sytuację, kiedy zgodnie z ogólnofirmowymi zasadami firma przyznaje pracownikom oddelegowanym dodatek za rozłąkę czy świadczenie mające pokryć wyższy koszt utrzymania w kraju oddelegowania (ang. cost-of-living allowance – COLA). Wówczas w polityce mobilności należy doprecyzować, czy takie dodatki przysługują również pracownikom wirtualnie oddelegowanym, którzy pracują z domu w kraju macierzystym i nie doświadczają rozłąki z rodziną.

Zarządzanie międzynarodowym zespołem

Nie można przy tym pominąć faktu, że zagraniczne transfery oznaczają także spore wyzwanie w zakresie zarządzania różnorodnością: zarządzania zespołami nie tylko rozproszonymi, lecz także zróżnicowanymi pod innymi względami, m.in. kulturowym i środowiskowym. Miękkie aspekty sprawnego, skutecznego i autentycznego przywództwa mają tu kluczowe znaczenie w powodzeniu realizacji globalnych programów mobilności najcenniejszych pracowników. Z tego względu warto przeanalizować wdrożone już systemy i procesy zatrudnienia, a przy tym zweryfikować styl zarządzania w organizacji i sprawdzić, czy wspiera budowanie mobilnego zespołu talentów pracujących dla firmy w różnych krajach świata.

Pomoc doradcy

Na globalnym rynku pracy pojawiają się nowe trendy, a co za tym idzie – nowe formy zatrudniania talentów, mające na celu angażowanie i motywowanie najlepszych, najbardziej zdolnych specjalistów i ekspertów. Znacznie większy niż dotychczas dostęp do globalnej puli talentów jest dla firm jednym z kluczowych warunków rozwoju biznesowego. Dlatego warto być przygotowanym na nowe formy globalnej współpracy z talentami. Jednocześnie trzeba mieć świadomość różnych czynników, które decydują o powodzeniu całego przedsięwzięcia, jakim jest globalna mobilność talentów. Na pierwszym planie pojawiają się aspekty formalne i prawne. Znajomość i odpowiednie zastosowanie przepisów prawnych mają ogromny wpływ na to, czy rzeczywiście mobilne i globalne zaangażowanie talentów będzie korzystne i bezpieczne zarówno dla firmy, jak i dla specjalisty – eksperta korzystającego z takiej formy współpracy.

Dzisiaj w warunkach nieustannie zmieniającej się sytuacji rynkowej szczególnie istotne jest, aby analizować i planować zasób talentów, jakie firma posiada teraz i w przyszłości. Warto przyglądać się, jak skutecznie realizować program mobilności i jakie są wymagania prawne w poszczególnych krajach. Tocząca się ciągle walka o talenty oznacza, że organizacje powinny na nowo zdefiniować mobilność pracowników i potraktować ją jako siłę napędową rozwoju tak dla biznesu, jak i dla indywidualnych pracowników – talentów, bez których realny wzrost firmy nie jest możliwy. 

Podsumowanie

Chcąc uniknąć ryzyka czy kosztów związanych z postępowaniem niezgodnym z polskimi i zagranicznymi przepisami (różnymi w zależności od kraju), warto zwrócić się o pomoc do zaufanego doradcy. Dzięki temu łatwiej będzie przygotować bezpieczny dla obu stron plan mobilności globalnej talentów, uwzględniający wsparcie konsultingowe w takim zakresie, jak: podatki, ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz kompleksowe usługi imigracyjne. W ten sposób firma będzie mogła skoncentrować się na tym, co dla niej najważniejsze, czyli na działaniach biznesowych, a nie formalnych.